الكائنات الموزعة والمهام المتغيرة وعدم وجود نظرة عامة على من كان وأين: تقوم خدمات تصريف الأعمال بتوثيق الخدمات كل يوم والتي لا يراها أحد - حتى تطلب شركة إدارة الممتلكات ذلك. يجمع LiteLog بين تتبع الوقت المستند إلى الموقع ووثائق المهام وأدلة الصور وتقارير إثبات التدقيق لكل مبنى.
يعتني مقدمو الرعاية بمباني متعددة، وغالبًا ما يكون ذلك في مواقع مختلفة. نادراً ما يتم توثيق العمل اليومي – جولات التفتيش، والإصلاحات الصغيرة، والخدمة الشتوية، والصيانة الخضراء – بشكل منهجي. بدلاً من ذلك: ملاحظات مكتوبة بخط اليد، أو صور في Messenger، أو ببساطة لا شيء.
هذا يعمل طالما لم يسأل أحد. لكن مديري العقارات وأصحابها يريدون أن يعرفوا: هل كان القائم بالرعاية موجودًا في الموقع؟ ماذا تم؟ كم من الوقت استغرق؟ بدون أدلة موثوقة، تنشأ المناقشات وفقدان الثقة، وفي أسوأ الحالات، فقدان الأوامر.
يخلق نظام التوثيق الرقمي الوضوح: تصبح الخدمات مرئية، ويمكن تتبع الأوقات، ويتم إنشاء التقارير تلقائيًا - دون إعادة صياغة يدوية.
يتنوع عمل تصريف الأعمال - وهذا هو بالضبط السبب في أن التواجد في العقار هو القاسم المشترك الوحيد الموثوق به.
أنشطة تصريف الأعمال متنوعة للغاية بحيث يصعب فهمها.
الأنشطة متنوعة - التواجد في الكائن ليس كذلك. سواء كان الأمر يتعلق بفحص التدفئة أو النظام الخارجي أو الصيانة: أول دليل دائمًا هو "هل كان هناك شخص ما في الموقع، ومتى وإلى متى؟" كل شيء آخر يبني على ذلك.
إذا كان القائم بالأعمال هناك، فلا أعرف إذا كان قد أنجز المهمة.
إذا لم يكن هناك، فإن المهمة بالتأكيد لم تكتمل. ومن خلال الحضور الموثق بالإضافة إلى قوائم المهام والأدلة المصورة، يزيد معدل الإنجاز بشكل قابل للقياس - يمكن للإدارات أن ترى مباشرة ما تم تحقيقه.
بالنسبة لبعض الخصائص، لا نحتاج إلى برامجنا الخاصة.
بمجرد أن تطلب شركة إدارة الممتلكات الثانية إثباتًا أو يتم فحص مطالبة التأمين، فإن تكلفة الوثائق المفقودة أعلى من تكلفة البرنامج على الإطلاق. الإيصالات تحمي الطلبات والفواتير.
علامة NFC أو رمز الاستجابة السريعة في كل مبنى أو طابق: قم بتسجيل الدخول عند وصولك، وتسجيل الخروج عند المغادرة. يتم تسجيل الطابع الزمني والموقع والشخص تلقائيا.
إصلاحات المستندات أو العيوب أو العمل المكتمل باستخدام الصور - مباشرة في التطبيق، مع طابع زمني وتعيين الكائن.
تظهر نظرة عامة في الوقت الفعلي: ما هي الكائنات التي تمت زيارتها اليوم، والتي لا تزال معلقة، وأين توجد ميزات خاصة.
تقارير دورية لكل كائن – بصيغة PDF أو تصدير. يمكن لإدارة الممتلكات أن ترى في لمحة سريعة ما تم إنجازه، دون أي استفسارات فردية.
يتم تسجيل أوقات العمل بدقة لكل كائن. إذا كان هناك العديد من المباني في اليوم الواحد، فسيتم إنشاء سجل وقت كامل تلقائيًا.
التوثيق يعمل بدون استقبال الخلية. لا توجد مشكلة في غرف الغلايات أو مواقف السيارات تحت الأرض أو الغرف الفنية التي لا تحتوي على شبكة - تتم المزامنة تلقائيًا بمجرد توفر مكتب الاستقبال مرة أخرى.
التوثيق يعمل بدون استقبال الخلية. لا توجد مشكلة في غرف الغلايات أو مواقف السيارات تحت الأرض أو الغرف الفنية التي لا تحتوي على شبكة - تتم المزامنة تلقائيًا بمجرد توفر مكتب الاستقبال مرة أخرى.
الجولات العقارية: يقوم القائم بالأعمال بتسجيل الوصول إلى المبنى عبر NFC/QR، وتوثيق الحالة وتسجيل أي خلل. يتم تخطيط نقاط التفتيش المتكررة كمهام - لذلك لا يضيع أي شيء.
الإصلاحات والصيانة الصغيرة: يتم تسجيل المصابيح المكسورة أو الصنابير المتقطرة أو الأبواب التالفة كمهام. بعد الإصلاح، يتبع ذلك دليل مصور مع طابع زمني - مفهوم لإدارة العقار والمالك.
الخدمة الشتوية والصيانة الخضراء: يتم توثيق المهام الموسمية فور الانتهاء منها. عندما يتعلق الأمر بالخدمة الشتوية، فإن التوقيت أمر بالغ الأهمية - يوفر LiteLog إثباتًا للتدقيق عند حدوث التطهير أو النشر.
تقارير لإدارة الممتلكات: بدلاً من مجموعات الملاحظات الشهرية، تتلقى إدارة الممتلكات تقريرًا منظمًا: ما هي الأشياء التي تم الاعتناء بها ومتى، وما هي المهام التي تم إكمالها، وما هي العيوب التي تم الإبلاغ عنها.
يتم توثيق العيوب أو الأضرار مباشرة على الكائن: الفئة والصورة والوصف والإلحاح.
يتم إرسال التقرير إلى شركة إدارة العقارات المسؤولة أو المالك - مع جميع المعلومات ذات الصلة، دون أي أسئلة.
بعد الإصلاح، يتم توثيق الإجراء. يتم تضمين الأدلة في التقرير - مفهومة وإثبات التدقيق.
تخضع خدمات تصريف الأعمال بشكل متزايد لالتزامات التوثيق التعاقدية. يحتاج مديرو العقارات إلى إثبات عمليات التفتيش وأوقات الخدمة الشتوية والمهام المكتملة. وبدون التوثيق الرقمي، لا يوجد أساس لتقييم موضوعي للأداء.
يتم تشغيل LiteLog على خوادم في ألمانيا. يتم نقل كافة البيانات وتخزينها مشفرة. تتوفر اتفاقية معالجة الطلب (AVV) وفقًا للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) بشكل قياسي. يمكن تكوين فترات الاحتفاظ لكل كائن.
يحتوي كل إدخال على طابع زمني، لتنفيذ تعيين الشخص والكائن - تلقائيًا وبدون معالجة لاحقة يدوية. لا يمكن تغيير الإدخالات بعد إدخالها. يتم توثيق التصحيحات كعملية منفصلة بحيث يتم الحفاظ على سلسلة الحراسة الكاملة.
يمكنك استخدام نظام الدور والتفويض للتحكم في من يمكنه عرض التقارير أو تعيين المهام أو الإبلاغ عن العيوب. يتم تسجيل التغييرات على الأذونات.
للتعاون مع مديري العقارات، يمكن تصدير التقارير لكل عقار وفترة زمنية. تحتوي الصادرات على جولات التفتيش والمهام المكتملة وتقارير العيوب والتواريخ الزمنية - المعدة لإدارة الممتلكات أو عمليات التدقيق الخارجية.
وهذا يعني أن خدمات النظافة لا يتم تقديمها فحسب، بل يتم توثيقها أيضًا بطريقة مقاومة للتدقيق - بدون مجلدات ورقية، بدون تجميع يدوي وبدون عدم اليقين في حالة الاستفسارات.
تمت الإجابة عليه بإيجاز – عملي، بدون عبارات تسويقية.
تتبع جولات مراقبة المنشأة الفعالة أربعة مبادئ: (1) تكييف المسارات مع نوع العقار (سكني مقابل تجاري مقابل صناعي)، (2) تحديد فترات زمنية وفقًا للأهمية (يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا)، (3) نقاط التفتيش في النقاط الحرجة (المدخل الرئيسي، الغرفة الفنية، موقف السيارات تحت الأرض، مخرج الطوارئ)، (4) توثيق الانحرافات وتصعيدها تلقائيًا. يدعم LiteLog كل هذا في تطبيق واحد - بدون معالجة لاحقة يدوية.
تتراوح تطبيقات دورية المرافق من أدوات قائمة التحقق البسيطة إلى أنظمة التحكم الكاملة في الحراسة. يجمع LiteLog بين نقاط فحص NFC/QR والتحقق من نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) والتوثيق بالصور وتقارير العملاء التلقائية - على هاتف ذكي عادي، بدون أجهزة خاصة. ينطبق هذا على خدمات الرعاية التي لها عدة أهداف والتزامات لتقديم دليل للعملاء.
يعمل تطبيق Caretaker على رقمنة العمل اليومي: تسجيل الوقت، وتوثيق المهام، وتقارير العيوب والتقارير. بدلاً من القوائم الورقية والمكالمات الهاتفية، يتم تسجيل كل شيء في تطبيق واحد - مفهوم لمقدمي الرعاية وإدارة الممتلكات.
سيتم إرفاق علامة NFC أو رمز الاستجابة السريعة بكل مبنى. يقوم القائم بالرعاية بتسجيل الوصول عند وصولك والخروج عند المغادرة. يتم تسجيل وقت العمل بدقة لكل كائن - تلقائيًا وبدون إدخال يدوي.
لا، يعمل LiteLog على كل هاتف ذكي. تتكلف علامات NFC ورموز QR بضعة سنتات لكل منها ويتم ربطها ببساطة بالمبنى. الأجهزة الإضافية ليست ضرورية.
نعم. يتم الاحتفاظ بالإصلاحات والتحكم والشتاء والتفاصيل مع الصور والإشعارات والوقت المستند. يتم تعيين الوثائق مباشرة إلى الكائن ويتم تضمينها في التقارير.
نعم. تدير LiteLog خوادم في ألمانيا. يتم نقل البيانات وتخزينها في شكل مشفر. تتوفر اتفاقية معالجة الطلب (AVV) وفقًا للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) بشكل قياسي. يمكن تكوين فترات الاحتفاظ بشكل فردي.
تتلقى إدارة العقارات تقارير منظمة لكل عقار وفترة زمنية: جولات التفتيش والمهام المنجزة وتقارير العيوب وسجلات الوقت. يمكن التحكم في التفاصيل الداخلية عبر الأدوار والأذونات.
نعم. تعمل الوثائق دون اتصال بالإنترنت وتتم مزامنتها تلقائيًا بمجرد توفر الاستقبال مرة أخرى. وهذا مهم لغرف الغلايات ومواقف السيارات تحت الأرض والغرف الفنية التي لا تحتوي على شبكة للهاتف المحمول.
قم بجدولة عرض توضيحي أو ابدأ النسخة التجريبية المجانية.
