الحقول الخاصة في الملف الشخصي للموظف | LiteLog
قم بتحديد حقول البيانات الخاصة بالصناعة مرة واحدة مركزيًا - تلقائيًا في كل ملف شخصي للموظفين. مع معرفات متسقة ومنطق الحقل الإلزامي.
تثق شركات الأمن والتنظيف والمرافق في LiteLog.
لماذا الحقول الخاصة؟
لكل صناعة بياناتها الإلزامية الخاصة بها في الملف الشخصي للموظف - رقم الحارس في خدمة الأمن، أو فئة التمريض في التمريض، أو مجموعة المفاتيح في القائم بالرعاية، أو مجموعة المنطقة في التنظيف. أي شخص يحتفظ بهذه الحقول كنص حر في مفكرة عامة سوف يعاني من الأخطاء المطبعية والتهجئة المختلفة وفقدان البيانات القابلة للتقييم.
باستخدام الحقول الخاصة بك، يمكنك تحديد حقول البيانات التي يجب أن تظهر في ملف تعريف الموظف مرة واحدة بالضبط. من هذه اللحظة فصاعدًا، تصبح المعرفات متسقة، ويمكن تصفية القيم وتصديرها، ولا يتعين على أحد أن يتذكر ما إذا كان الحقل يسمى رقم الموظف أو رقم الموظف.
- ✓حدد مرة واحدة، وهو متاح في كل ملف تعريف
- ✓أسماء متسقة - لا توجد متغيرات الأخطاء المطبعية
- ✓قابلة للتقييم في التقارير والمرشحات
أمثلة خاصة بالصناعة
خدمات الأمن تستخدم حقولًا مثل رقم شهادة الحارس، وتاريخ اختبار المعرفة §34a، وعلامة الاتصال اللاسلكي، وبطاقة ملكية السلاح. شركات التنظيف توثيق مجموعة المنطقة، تفويض صندوق المفاتيح، ترخيص الآلة. خدمات التمريض عقد فصل التمريض ووحدة النشاط وفقًا لرقم شهادة SGB XI وMDK. بحزم. شركات النظافة تدير مجموعات المفاتيح وأكواد الوصول إلى ورشة العمل وتراخيص قيادة الآلات.
ينطبق ما يلي في جميع الصناعات: لا تنتمي هذه البيانات إلى كتلة نصية حرة، بل تنتمي بطريقة منظمة إلى الملف الشخصي - بحيث يمكن إثبات أدلة الامتثال في المحكمة.
- ✓الأمان: رقم الحارس، تاريخ §34a، علامة الاتصال اللاسلكي
- ✓التنظيف: مجموعة المنطقة، رخصة الآلة، صندوق المفاتيح
- ✓التمريض: فصل التمريض، شهادة MDK، وحدة النشاط
الحقول الإلزامية وقوائم الاختيار وسلامة البيانات
يمكنك تحديد نوع البيانات المناسب لكل حقل: نص سطر واحد، نص متعدد الأسطر، رقم، تاريخ، قائمة اختيار أو مفتاح نعم/لا. تمنع قوائم الاختيار كل موظف من استخدام التهجئة الخاصة به - لذلك تحصل بالفعل على قيم قابلة للتقييم. يتم فرض الحقول الإلزامية عند حفظ ملف تعريف، لذلك لا تكون بيانات الامتثال المهمة (مثل اختبار الكفاءة منتهي الصلاحية) مفقودة أبدًا.
تنسيق التاريخ موحد (YYYY-MM-DD)، ويتم التحقق من صحة الأرقام رقميًا. وهذا يعني عدم وجود إدخالات البيانات المهملة التي يجب تنظيفها بشكل شاق لاحقًا.
- ✓ستة أنواع من الحقول: نص، متعدد الأسطر، رقم، تاريخ، اختيار، نعم/لا
- ✓منطق الحقل الإلزامي عند الحفظ
- ✓التحقق من الصحة الموحد - لا توجد إدخالات بيانات غير هامة
الأرشفة بدلا من الحذف
يمكن أرشفة الحقول بدلاً من حذفها. وهذا يحميك في حالة عمليات التدقيق والاستفسارات المتعلقة باللائحة العامة لحماية البيانات: يتم الاحتفاظ بالقيم الموجودة في الملف الشخصي للموظف بطريقة مقاومة للتدقيق، ولم يعد الحقل يظهر فقط في الملفات الشخصية الجديدة. يمكنك إعادة تنشيط الحقول المؤرشفة في أي وقت - على سبيل المثال، إذا تغيرت المتطلبات القانونية مرة أخرى.
وهذا فرق حاسم، خاصة في الصناعات التي تتطلب فترات احتجاز قانونية طويلة (خدمات الأمن والرعاية): لن تفقد أبدًا الأدلة التاريخية.
- ✓الأرشفة تحمي البيانات التاريخية
- ✓إعادة التنشيط ممكنة في أي وقت
- ✓اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وجاهزة للتدقيق بفضل التخزين المقاوم للتدقيق
FAQ
الأسئلة المتداولة حول الحقول الخاصة بك في الملف الشخصي للموظف
كيف أقوم بإنشاء مجال خاص بي في ملف الموظف؟
افتح الإعدادات، وانتقل إلى علامة التبويب "الحقول الخاصة بي" وانقر فوق "إضافة حقل". يمكنك اختيار الاسم والنوع (نص، رقم، تاريخ، اختيار، نعم/لا) وتحديد ما إذا كان الحقل إلزاميًا. ومن هذه اللحظة فصاعدا سوف يظهر في الملف الشخصي لكل موظف.
هل سأفقد البيانات إذا قمت بأرشفة حقل؟
لا. عند الأرشفة، يتم إخفاء الحقل في الملفات الشخصية الجديدة، ولكن يتم الاحتفاظ بالقيم الموجودة بطريقة مقاومة للتدقيق. يمكنك إعادة تنشيط الحقل في أي وقت دون فقدان أي بيانات.
ماذا يحدث للموظفين الحاليين إذا قمت بتحديد حقل إلزامي جديد؟
تظل الملفات الشخصية الموجودة محفوظة. يتم تطبيق الالتزام في المرة التالية التي تقوم فيها بحفظ ملف تعريف - حتى تتمكن من تحديث البيانات بطريقة خاضعة للرقابة دون تقييم جميع الملفات الشخصية على أنها فارغة بضربة واحدة.
هل يمكنني تحديد مجالات مختلفة لكل صناعة؟
نعم. يمكن اختيار الحقول بحرية لكل عميل. على سبيل المثال، تحتفظ خدمة الأمن برقم حارس. وتاريخ §34a، بينما فئة رعاية شركة التمريض ورقم شهادة MDK. الاستخدامات.
هل أنت مستعد لـ LiteLog؟
Vereinbaren Sie eine Demo oder starten Sie Ihren kostenlosen Test.