Registro de jornada laboral 2026 — plantilla PDF y Excel
Obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 (RD-ley 8/2019). Plantilla gratis para imprimir o editar — o digitalice el fichaje con LiteLog en minutos.
Qué es el registro de jornada laboral y por qué es obligatorio
El registro de jornada laboral es el documento donde el empresario registra diariamente la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador. Es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, fecha de entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
La obligación afecta a todas las empresas y todos los trabajadores con contrato laboral, independientemente del tamaño de la empresa, del sector o del tipo de jornada (completa, parcial, fija o variable). El incumplimiento supone una infracción grave en materia laboral según el art. 7.5 LISOS, con multa de 751 a 7.500 € por centro de trabajo.
El registro debe permanecer accesible durante 4 años en el centro de trabajo y estar disponible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La forma del registro (papel, hoja Excel o sistema digital) no está prescrita, siempre que sea fiable, fiable e invariable.
Descargue la plantilla gratuita
La plantilla cumple los campos obligatorios del RD-ley 8/2019: identificación del trabajador, día, hora de inicio y hora de finalización de la jornada, y firma. Formato A4 listo para imprimir o editar en Excel/LibreOffice.
Si trabaja en seguridad privada, limpieza, hostelería o servicios de atención domiciliaria — sectores con jornadas variables y movilidad — el formato papel se vuelve impracticable. Para estas empresas, recomendamos directamente un sistema digital de fichaje con QR o NFC que se ajuste a las jornadas en distintos centros de trabajo.
Qué debe contener el registro de jornada
Campos obligatorios según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo: nombre y apellidos del trabajador, DNI o NIE, día de la jornada, hora exacta de inicio (no la hora teórica del contrato) y hora exacta de finalización. Las horas extraordinarias deben quedar reflejadas separadamente del horario ordinario.
Campos recomendados: pausas (que aunque no son obligatorias en el registro general, lo son en convenios sectoriales como el de seguridad privada y limpieza), centro de trabajo, departamento, firma del trabajador. La firma no es legalmente exigida pero refuerza la fuerza probatoria del registro en caso de discrepancia.
Plazo de conservación: 4 años, durante los cuales el registro debe estar disponible para consulta de trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Se recomienda mantener copias de seguridad cifradas en sistemas digitales para cumplir con el RGPD.
Papel vs. Excel vs. sistema de fichaje digital
Registro en papel: válido legalmente si es fiable e invariable, pero presenta problemas prácticos en empresas con varios centros de trabajo o movilidad. Pérdida de hojas o falsificación retroactiva son riesgos reales que la Inspección detecta con frecuencia.
Hoja Excel: práctica para empresas pequeñas con jornadas estables, pero su debilidad probatoria es alta porque cualquier persona con acceso al archivo puede modificar valores sin trazabilidad. La Inspección de Trabajo ha rechazado registros Excel sin sistema de auditoría como prueba fiable en varios procedimientos sancionadores.
Sistema de fichaje digital (app o terminal): cumple al 100 % los criterios de fiabilidad e invariabilidad. El trabajador ficha mediante QR, NFC u otro sistema biométrico desde el centro de trabajo, y cada modificación queda registrada en el log de auditoría. Es la única opción práctica para empresas con jornadas variables o múltiples centros.
Inspección de Trabajo y sanciones
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social comprueba el registro de jornada en cualquier visita. Las sanciones por incumplimiento se establecen en el art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS): infracción grave con multa de 751 a 7.500 € por centro de trabajo afectado.
Casos especialmente sancionados: ausencia total del registro, registros que solo recogen la jornada teórica del contrato (no la real), ausencia de horas extraordinarias en el registro, registros falsificados o manipulados retroactivamente. En convenios colectivos sectoriales pueden existir requisitos adicionales — por ejemplo, en seguridad privada se exige también el registro de pausas.
Recomendación práctica: implementar un sistema digital con audit log soluciona los principales puntos de control de la Inspección. Además, la digitalización facilita la generación automática de informes mensuales para la Seguridad Social y la nómina.
Solución digital con LiteLog
LiteLog ofrece un sistema de fichaje digital adaptado al RD-ley 8/2019. Los trabajadores fichan a través de QR o NFC en el centro de trabajo desde su móvil — el sistema registra automáticamente la hora exacta, la ubicación y la identidad. Cada modificación posterior queda en el log de auditoría con timestamp y usuario que la realizó.
El sistema genera el informe mensual de registro de jornada en formato PDF, listo para entregar a la Inspección o al departamento de RR. HH. Calcula automáticamente las horas ordinarias, extraordinarias, nocturnas y dominicales — sin trabajo manual.
Especialmente diseñado para empresas con movilidad: seguridad privada, limpieza, mantenimiento, atención domiciliaria, facility management. Funciona offline en garajes, sótanos y zonas industriales sin cobertura. Pruebe gratis 14 días — sin instalación en cliente, sin coste de entrada.
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Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Es obligatorio el registro de jornada para todas las empresas?
Sí. Desde el 12 de mayo de 2019, el RD-ley 8/2019 establece la obligación de registrar la jornada de todos los trabajadores con contrato laboral, independientemente del tamaño de la empresa, sector o tipo de jornada. La obligación afecta también a contratos parciales y a trabajadores con jornada flexible.
¿Qué debe contener un registro de jornada válido?
Identificación del trabajador (nombre, apellidos, DNI o NIE), día concreto, hora real de inicio y hora real de finalización de la jornada. Las horas extraordinarias deben aparecer separadamente. Recomendado: centro de trabajo, pausas (obligatorias en algunos convenios) y firma del trabajador.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
Cuatro años, según el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante este plazo el registro debe estar disponible para consulta de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en el propio centro de trabajo.
¿Es válido un registro en Excel?
Es legalmente aceptable solo si cumple los criterios de fiabilidad e invariabilidad del Criterio Técnico 101/2019. En la práctica, un Excel sin protección frente a modificaciones tiene una fuerza probatoria muy débil; la Inspección de Trabajo ha rechazado registros Excel manipulables como prueba en varios casos. Para empresas con riesgo de inspección recomendamos un sistema digital con audit log.
¿Qué sanciones existen por no llevar registro de jornada?
Infracción grave del art. 7.5 LISOS con multa de 751 a 7.500 € por centro de trabajo afectado. Las multas más altas se aplican en casos de incumplimiento reiterado o falsificación. Adicionalmente, la empresa pierde la presunción de regularidad ante reclamaciones de horas extraordinarias por parte de los trabajadores.
¿Cómo pasar de hoja en papel a sistema digital?
Recomendamos una fase piloto de 2-3 semanas con 3-5 trabajadores en un centro de trabajo. Compare el registro digital con el papel y verifique cuadres. Tras un piloto exitoso, despliegue al resto de la plantilla. LiteLog ofrece prueba gratuita de 14 días sin coste de entrada para realizar este piloto.