Condica de prezență 2026 — model PDF și Excel gratuit
Descarcă modelul gratuit de condică de prezență în format PDF sau Excel, conform cerințelor Codului Muncii (art. 119). Sau treci direct la o condică digitală cu pontaj prin QR sau NFC, pentru un audit-trail sigur.
Ce este condica de prezență și când este obligatorie
Condica de prezență este registrul tradițional în care fiecare angajat își confirmă personal prezența la locul de muncă, prin semnătură, lângă data și ora corespunzătoare. Este un document folosit de zeci de ani în firmele românești pentru a documenta cine a fost prezent în fiecare zi lucrătoare.
Conform articolului 119 din Codul Muncii, angajatorul are obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit a programului de lucru. Condica de prezență este una dintre formele acceptate prin care această obligație poate fi îndeplinită, alături de pontajul detaliat sau de un sistem digital de pontaj.
Diferența dintre condica de prezență și pontaj este importantă: condica înseamnă confirmarea simplă a prezenței prin semnătură, în timp ce pontajul detaliat trebuie să cuprindă orele lucrate, orele suplimentare, munca de noapte, concediile și absențele. Pentru firmele mici, condica poate fi suficientă; pentru firmele cu peste 20 de angajați sau cu programe în ture, este recomandat un pontaj detaliat sau un sistem digital.
Descarcă modelul gratuit de condică de prezență
Mai jos găsești modelul de condică de prezență în două formate: PDF gata de imprimat și Excel gata de editat. Modelul conține coloanele esențiale: numele și prenumele angajatului, data, ora de intrare, ora de ieșire și semnătura. Format A4 standard, pregătit pentru imprimare directă.
Modelul este neutru ca domeniu și poate fi folosit în firme de pază, curățenie, facility management, îngrijire, birouri sau producție. Dacă dorești câmpuri suplimentare (departament, funcție, locul muncii, observații, semnătura șefului), editează direct fișierul Excel.
Ce trebuie să conțină condica de prezență
O condică de prezență validă trebuie să cuprindă cel puțin următoarele câmpuri obligatorii: numele și prenumele angajatului, data, ora de intrare, ora de ieșire și semnătura angajatului. Aceste elemente sunt minimul necesar pentru ca documentul să poată fi folosit ca dovadă în fața Inspecției Muncii.
Pentru o evidență mai completă, este recomandat să adaugi și câmpurile: departamentul sau funcția angajatului, locul muncii (mai ales pentru firmele cu mai multe puncte de lucru), numărul de marcă, semnătura șefului direct și o coloană pentru observații (întârzieri, învoiri, concedii). Cu cât condica este mai detaliată, cu atât este mai ușor de apărat în timpul unui control.
Condica trebuie semnată personal de fiecare angajat, niciodată de un coleg sau de șef. Semnătura altcuiva în locul angajatului anulează valoarea probatorie a documentului în caz de litigiu și poate fi sancționată ca falsificare. Formatul standard rămâne A4, cu o pagină pentru fiecare zi sau pentru fiecare săptămână, în funcție de numărul angajaților.
Pe hârtie, în Excel sau cu sistem digital
Condica de prezență pe hârtie este cea mai ieftină soluție și nu necesită echipamente. Este însă fragilă: se poate pierde, deteriora sau falsifica retroactiv, iar ștergerile cu pixul lasă urme greu de explicat. Pentru o firmă cu 5–10 angajați, hârtia este în continuare acceptabilă; peste acest prag, devine o sursă de erori și de muncă administrativă inutilă.
Excel este popular pentru că orice persoană din administrație îl poate folosi. Permite calcule automate (totalul orelor lucrate, orele suplimentare), dar are o slăbiciune importantă: oricine are acces la fișier îl poate modifica fără urmă, fără audit-trail. În cazul unui control sau al unui litigiu, lipsa unui jurnal de modificări poate slăbi valoarea probatorie a documentului.
Un sistem digital de pontaj rezolvă ambele probleme. Angajatul se înregistrează prin scanarea unui cod QR, prin NFC sau prin aplicația mobilă, iar sistemul reține automat ora exactă, locația și identitatea persoanei. Fiecare modificare ulterioară lasă o urmă în jurnal, ceea ce înseamnă audit-trail complet, conform cerințelor moderne. Pentru Inspecția Muncii sau contabilitate, exportul PDF lunar se face cu un singur click.
Inspecția Muncii și sancțiunile pentru lipsa condicii
Inspecția Teritorială de Muncă (ITM) verifică în mod regulat condica de prezență sau echivalentul ei în timpul controalelor la sediul angajatorilor. Inspectorii cer documentul pentru o anumită perioadă, verifică concordanța dintre prezența semnată și pontajul plătit, și pot interoga angajații despre orele efectiv lucrate.
Lipsa condicii de prezență sau falsificarea ei este considerată contravenție conform articolului 260 din Codul Muncii. Sancțiunea pentru încălcarea obligației de a ține evidența orelor de muncă este o amendă cuprinsă între 1.500 și 3.000 de lei pentru fiecare angajat afectat, ceea ce înseamnă că la o firmă cu 20 de angajați sancțiunea poate ajunge la zeci de mii de lei.
Perioada minimă de păstrare a condicii de prezență este de 5 ani, conform legislației privind arhivarea documentelor de personal. Pentru documentele care fac dovada vechimii în muncă sau a stagiului de cotizare, perioada de păstrare poate fi mai lungă, motiv pentru care multe firme păstrează condica de prezență împreună cu statele de plată pentru cel puțin 50 de ani sau prin arhivare digitală permanentă.
LiteLog — condica digitală pentru firme moderne
LiteLog înlocuiește condica de prezență pe hârtie cu o aplicație mobilă în care angajatul se înregistrează prin scanare QR sau prin NFC, direct la locul de muncă. Sistemul reține automat ora, locația și identitatea, fără semnături manuale și fără riscul de pierdere a documentului. Datele sunt sigure, criptate și nu pot fi modificate fără urmă în jurnal.
Aplicația calculează automat orele lucrate, orele suplimentare, munca de noapte și concediile, generând la sfârșitul fiecărei luni un raport PDF gata pentru contabilitate sau pentru Inspecția Muncii. Astfel, condica devine un instrument util pentru administrație, nu o povară birocratică, iar angajatorul are întotdeauna o evidență conformă cu articolul 119 din Codul Muncii.
LiteLog este potrivit în special pentru firmele de pază, de curățenie, de facility management și de îngrijire, unde angajații lucrează pe mai multe puncte de lucru și au programe în ture. Poți testa aplicația timp de 14 zile gratuit, fără instalare la sediu și fără costuri inițiale — solicită o perioadă de probă pe pagina de contact.
Conținut conex
Tot ce trebuie să știi despre evidența prezenței angajaților
Întrebări frecvente despre condica de prezență
Este obligatorie condica de prezență?
Codul Muncii, prin articolul 119, obligă angajatorul să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și de sfârșit a programului. Condica de prezență este una dintre formele acceptate prin care această obligație poate fi îndeplinită, alături de pontajul detaliat sau de un sistem digital. Nu este obligatorie ca formă specifică, dar evidența orelor de muncă este obligatorie.
Ce trebuie să conțină condica de prezență validă?
Câmpurile minime obligatorii sunt: numele și prenumele angajatului, data, ora de intrare, ora de ieșire și semnătura angajatului. Pentru o evidență completă conformă cu articolul 119 din Codul Muncii, este recomandat să adaugi departamentul sau funcția, locul muncii, semnătura șefului direct și o coloană pentru observații. Formatul standard este A4.
Cât timp trebuie păstrată condica de prezență?
Conform legislației privind arhivarea documentelor de personal, perioada minimă de păstrare a condicii de prezență este de 5 ani. Pentru documentele care fac dovada vechimii în muncă sau a stagiului de cotizare, recomandarea este de a le păstra împreună cu statele de plată pe perioade mult mai lungi, în unele cazuri până la 50 de ani sau prin arhivare digitală permanentă.
Excel este acceptat ca format pentru condica de prezență?
Da, Codul Muncii nu impune o formă specifică, deci Excel este acceptat. Are însă o slăbiciune importantă: oricine are acces la fișier îl poate modifica fără urmă, fără audit-trail. În cazul unui litigiu sau al unui control, lipsa unui jurnal de modificări poate slăbi valoarea probatorie. Un sistem digital cu jurnal automat oferă o protecție mult mai bună.
Ce sancțiuni se aplică pentru lipsa condicii de prezență?
Lipsa evidenței orelor de muncă sau falsificarea ei este sancționată conform articolului 260 din Codul Muncii cu amendă între 1.500 și 3.000 de lei pentru fiecare angajat afectat. La o firmă cu mai mulți angajați, sancțiunea totală poate ajunge la zeci de mii de lei, motiv pentru care evidența corectă a prezenței este una dintre primele verificări ale Inspecției Muncii.
Cum se poate trece de la condica pe hârtie la sistem digital?
Cea mai simplă cale este o aplicație mobilă cu pontaj prin QR sau NFC: angajatul scanează codul la intrarea pe punctul de lucru, iar sistemul reține automat ora și locația. La sfârșitul lunii ai un raport PDF conform cu articolul 119 din Codul Muncii, gata pentru contabilitate sau pentru Inspecția Muncii. LiteLog oferă o perioadă de probă gratuită de 14 zile, fără instalare la sediu.