Karta ewidencji czasu pracy — wzór 2026

Karta ewidencji czasu pracy to indywidualny dokument prowadzony dla każdego pracownika, w którym pracodawca rejestruje liczbę przepracowanych godzin, nadgodziny, pracę w nocy, w niedziele i święta, dyżury, urlopy oraz inne nieobecności. Obowiązek prowadzenia karty wynika bezpośrednio z art. 149 Kodeksu pracy oraz § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Karta ewidencji to nie to samo co lista obecności. Lista obecności potwierdza jedynie sam fakt pojawienia się pracownika w pracy (zwykle podpisem). Karta ewidencji jest dokumentem znacznie pełniejszym — musi zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami i to ona jest podstawowym dowodem podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Karta jest prowadzona w okresach miesięcznych dla każdego pracownika osobno. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pracodawca podpisuje kartę, a kopia trafia do akt osobowych pracownika. Forma dokumentu nie jest ściśle określona — może być papierowa, elektroniczna (Excel) lub w cyfrowym systemie ewidencji.

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej karta ewidencji czasu pracy musi zawierać dane personalne pracownika (imię, nazwisko), okres rozliczeniowy (zwykle miesiąc kalendarzowy) oraz informacje o liczbie godzin przepracowanych w każdym dniu, w tym godzin pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Karta musi też dokumentować dyżury pełnione przez pracownika (z określeniem miejsca i godzin), urlopy (wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny, macierzyński, ojcowski, rodzicielski) oraz wszystkie zwolnienia od pracy i inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Każda pozycja powinna być zaewidencjonowana w dniu, w którym wystąpiła.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników, którzy są wynagradzani wyłącznie stawką ryczałtową lub w systemie zadaniowym, może prowadzić uproszczoną kartę — bez ewidencji nadgodzin oraz pracy w niedziele i święta. Reszta pól pozostaje obowiązkowa.

Karta ewidencji czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc obowiązują ją te same okresy przechowywania, co akta osobowe. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten wynosi 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (zgodnie z ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych).

Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi nadal 50 lat — chyba że pracodawca złoży w ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA, co skraca okres do 10 lat również dla starszych akt.

Karta musi być przechowywana w sposób gwarantujący poufność, integralność i kompletność. W praktyce oznacza to: papierowe karty w zamkniętej szafie z ograniczonym dostępem, pliki Excel na serwerze z kontrolą uprawnień, a najlepiej — system cyfrowy z szyfrowaniem i pełnym logiem zmian. Niedopełnienie obowiązku przechowywania to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 281 KP).