O azyl, akademiki i zakwaterowanie socjalne
Mieszkańcy obecni? — odpowiedział w ciągu 60 sekund.
Obowiązek nadzoru, lista ewakuacyjna, powiadomienie płatników o zajętościach – wszystko na platformie zgodnej z RODO. Pseudonimizowane identyfikatory zamiast prawdziwych nazwisk, serwery w Niemczech, karty domowe dla mieszkańców bez smartfona.
problemu
Listy papierowe, prawdziwe nazwiska w recepcji, Ryzyko RODO.
Kierownictwo domu zajmuje się codziennymi listami obecności, raportami o obłożeniu i obowiązkami ewakuacyjnymi. Jeśli wszystko odbywa się na papierze lub w programie Excel, ochrona danych i nadzór są zagrożone.
01 / RODO
Listy z prawdziwymi nazwiskami dostępne są w recepcji
Listy obłożenia zawierające prawdziwe nazwiska, status pobytu i datę urodzenia w recepcji lub w książeczce zmianowej – szczególnie istotne, jeśli chodzi o dane azylowe i socjalne.
02 / EWAKUACJA
Alarm pożarowy – kto tak naprawdę jest na zewnątrz?
Bez obecności na żywo kierownictwo domu w miejscu zbiórki nie wie, kto pozostał w budynku. Ryzyko nadzoru w przypadku incydentów, zwłaszcza wśród mieszkańców z barierą językową.
03 / DOWÓD
Raport obłożenia z 5 plików Excel
Płatnicy i BAMF żądają miesięcznych dowodów obłożenia. Jeśli lokalizacje są prowadzone indywidualnie, raportowanie zajmuje kilka dni i jest podatne na błędy.
Trzy segmenty zakwaterowania · jeden peron
Azyl, akademiki, społeczne formy mieszkalnictwa – wszystko pokryte.
Wspólne zakwaterowanie różni się pod względem grupy docelowej i obowiązków – rdzeń pozostaje ten sam: udokumentowana kontrola obecności i obowiązek ewakuacji. Jedna platforma, trzy konfiguracje segmentowe.
Azyl i zakwaterowanie w sytuacjach awaryjnych
Zakwaterowanie dla uchodźców, awaryjne schroniska dla bezdomnych i ośrodki recepcyjne – pseudonimizowane identyfikatory mieszkańców, raporty o obłożeniu zgodne z BAMF, karty domowe dla mieszkańców nieposiadających smartfona, wielojęzyczne terminale recepcyjne.
Akademiki edukacyjne
Domy studenckie, szkoły z internatem, domy praktykantów – obowiązkowe uczęszczanie dla nieletnich uczniów szkół z internatem, weekendowe wyjazdy do domu, dowód zasiłku mieszkaniowego BAföG i przekazanie zasad domu rodzicom lub opiekunom.
Formy mieszkań socjalnych
Opieka nad dziećmi i młodzieżą, wspólne mieszkania dla seniorów, mieszkania wspomagane, domy dla kobiet – rejestracja obecności zarejestrowanych i wymeldowanych pensjonariuszy, przekazywanie zmian pracownikom opiekuńczym, dane wrażliwe pseudonimizowane.
Typowy dzień w obiekcie
Od zameldowania rezydenta do punktu zbiórki.
Trzy elementy, które działają codziennie w każdym obiekcie zakwaterowania: zameldowanie mieszkańca w recepcji, obłożenie na żywo w każdym domu, apel ewakuacyjny w czasie krótszym niż minuta w miejscu zbiórki.
Zameldowanie rezydenta za pomocą karty domowej
Mieszkańcy nieposiadający smartfona skanują kartę domową w terminalu recepcyjnym. Zarządzanie domem monitoruje obłożenie na żywo w każdym domu i piętrze. Działa wielojęzycznie — obsługa oparta na ikonach w przypadku barier językowych.
Rejestracja i wymeldowanie na zmianę
Personel zmiany rejestruje rejestracje i wyjazdy mieszkańców, wizyty lekarskie i spotkania władz. Przy przekazaniu zmiany widoczne są wszystkie otwarte punkty i anomalie – koniec z papierową księgą przekazań.
Alarm pożarowy — apel na żywo
W przypadku alarmu pożarowego zarząd domu otwiera listę mieszkańców na smartfonie w miejscu zbiórki. Są już obecni z ostatniej godziny. Każdy, kto zaginął, jest bezpośrednio oznaczany – pełny widok wszystkich domów na żywo w niecałą minutę.
Przegląd lokalizacji · Dzisiaj 14:08Na żywo
Sprzęt do recepcji, podłóg i mieszkań na zewnątrz
karta domowa, Terminal odbiorczy, aplikacja do zarządzania domem.
Trzy metody zameldowania — można je dowolnie łączyć w zależności od domu lub lokalizacji. Współpracuje z kartami domowymi, tabletami recepcyjnymi czy smartfonami. Wielojęzyczna obsługa recepcyjna dla mieszkańców z barierą językową.
Karta główna (NFC)Terminal odbiorczyAplikacja do zarządzania domemTablet QRPortal internetowyWielojęzycznyTryb offline
Mieszkańcy nieposiadający smartfona otrzymują kartę domu. Mieszkańcy posiadający smartfony mogą logować się i wylogowywać za pomocą QR lub własnej aplikacji. Terminal recepcyjny jest wielojęzyczny (niemiecki, angielski, arabski, ukraiński, turecki, francuski) i opiera się na symbolach barier językowych.
Przykład · Alarm pożarowy – lista ewakuacyjna w 60 sekund
Od alarmu pożarowego po kompletny raport w miejscu zbiórki – ustrukturyzowany i możliwy do sprawdzenia w mniej niż minutę.
- 1Włączy się alarm pożarowy, system automatycznie przejdzie w tryb ewakuacyjny
- 2Kierownictwo domu otwiera listę mieszkańców na smartfonie w miejscu zbiórki
- 3Mieszkańcy są skanowani jako obecni w terminalu punktu odbioru za pomocą karty domowej
- 4System zaznacza zaginione osoby na czerwono, a kierownictwo domu rozpoczyna ukierunkowane przeszukanie budynku
Azyl na południe · alarm pożarowy 08:42
08:42:11 · Włączył się alarm pożarowy w domu B, na 2. piętrze
08:42:13 · Tryb ewakuacji aktywny · Załadowano listę mieszkańców
08:43:44 · Pierwsi mieszkańcy na miejscu zbiórki · 38 / 226 obecnych
08:46:08 · 180 / 226 obecne · 46 w toku
08:48:22 · 225 / 226 obecnych · 1 brak (identyfikator mieszkańca 2041)
08:48:54 · ✓ Zaginiona osoba w łazience na 1. piętrze · wszyscy obecni
Zgodność i ochrona danych
RODO · Odpowiednie dla BAMF-u · Zgodny z przepisami.
Serwer w Niemczech, pseudonimizowane identyfikatory zamiast prawdziwych imion, dostęp oparty na rolach, zawarta umowa na przetwarzanie zamówień. Okresy przechowywania można skonfigurować dla każdego klienta.
- Dowód zamieszkania zgodny z BAMFDowód obłożenia na mieszkańca i okres w formacie PDF odpornym na audyty - zaakceptowany przez BAMF, urząd opieki społecznej, podmioty odpowiedzialne za koszty i audyty finansowania. Miesięczne raporty za naciśnięciem jednego przycisku.
- RODO · Pseudonimizacja opcjonalnaMieszkańcy rejestrowani są za pomocą identyfikatora mieszkańca, a nie prawdziwego nazwiska – w systemie nie są przechowywane żadne dane osobowe bezpośrednio. Rozpoznawanie prawdziwych nazw tylko dla autoryzowanych ról zarządzania domem, z dziennikiem audytu.
- Dowód nadzoruW przypadku incydentów, skarg czy pytań ze strony ZUS: w każdej chwili można sprawdzić, kto gdzie był, kiedy, kto miał jaką zmianę i kiedy podjął działania.
- Hosting w NiemczechSerwery w niemieckich centrach danych, umowa o przetwarzaniu zamówień (AVV) dla każdego dostawcy lub gminy. Brak przekazywania danych do krajów trzecich.
Wartości z codziennego życia domowego
Co za tragarze i zarządzanie domem zmierzyć.
Średnie wartości z 14 dostawców w DACH – zakwaterowanie dla azylantów, akademiki, mieszkania wieloosobowe dla seniorów oraz opieka nad dziećmi i młodzieżą.
<60 s
Apel ewakuacyjny w miejscu zbiórki
100%
Miesięczny dowód obłożenia potwierdzony audytem
0
Listy z prawdziwymi nazwiskami są dostępne w recepcji
— głos nośny
„Prowadzimy pięć ośrodków dla azylantów w dwóch dystryktach. Wcześniej zebraliśmy dowody obłożenia dla biur pomocy społecznej z pięciu plików Excel – każdorazowo po godzinach. Obecnie system eksportuje potwierdzone audytem dowody obłożenia każdego domu i miesiąca za naciśnięciem jednego przycisku. Kiedy włączył się pierwszy alarm pożarowy, zarządzanie domem było pełne w ciągu 47 sekund."
5 → 1
Pliki Excel zastąpione platformą
47 s
Apel ewakuacyjny w pierwszym rzeczywistym alarmie
226
Mieszkańcy pięciu domów zarządzani byli pseudonimowo
0
Skargi dotyczące ochrony danych od chwili ich wprowadzenia
Zarządzanie rezydentami i dowód ewakuacji w formie broszury
Rejestracja obecności zgodna z RODO w przypadku azylu, akademików i zakwaterowania socjalnego – wyjaśniona w skrócie.
Pobierz broszurę dotyczącą zakwaterowaniaLista ewakuacyjna w miejscu zbiórki w niecałe 60 sekund
Dowód obłożenia zgodny z BAMF na mieszkańca i okres
Pseudonimizowane identyfikatory zamiast prawdziwych nazwisk – zgodne z RODO
Karty domowe lub tablety QR - nawet bez prywatnych smartfonów
Często zadawane pytania
Często zadawane pytania od kierownictwa domu i dostawców.
Pytania z warsztatów dla dostawców, odpraw w biurze opieki społecznej i spotkań onboardingowych z zarządzaniem domem. Krótka rozmowa załatwi sprawę w 15 minut.
Tak. Karty domowe (NFC) to standardowe rozwiązanie dla mieszkańców nieposiadających smartfona. Mieszkańcy skanują swoją kartę w terminalu recepcyjnym lub tablecie w punkcie odbioru – nie ma potrzeby posiadania własnej aplikacji ani numeru telefonu. Karta wydawana jest w momencie wprowadzenia się i zwracana w przypadku wyprowadzki.
Niecałą minutę. W przypadku alarmu pożarowego system automatycznie przełącza się w tryb ewakuacji i wczytuje listę mieszkańców z ich aktualną obecnością. Zarządzanie domem widzi na żywo w miejscu zbiórki, kogo brakuje - filtrowane według domu, piętra lub rodziny. Osoby zaginione zaznaczone są na czerwono.
Tak. Dowód obłożenia na mieszkańca i miesiąc w formacie PDF odpornym na audyt, ze znacznikiem czasu i statusem pobytu - akceptowany przez BAMF, urzędy opieki społecznej i podmioty odpowiedzialne za koszty. Raporty miesięczne generowane są za naciśnięciem jednego przycisku, opcjonalnie automatycznie przesyłane e-mailem do działu.
Mieszkańcy rejestrowani są w systemie za pomocą identyfikatora mieszkańca, a nie prawdziwego imienia i nazwiska. Nie są więc przechowywane żadne dane osobowe bezpośrednio. Prawdziwe rozpoznawanie nazw jest widoczne tylko dla autoryzowanych ról zarządzających domem, a każdy dostęp jest rejestrowany. Serwery znajdują się w niemieckich centrach danych, AVV jest standardem.
Standardem są: zarządzanie zarządzaniem (przegląd wielu lokalizacji, raporty), zarządzanie domem (własny dom, administracja mieszkańców, przekazywanie zmian), personel zmianowy (obecność + rejestracja zdarzeń), recepcja (odprawa + rejestracja gości). Rolki można dostosować do każdego przewoźnika.
Tak. Przegląd wielu lokalizacji pokazuje wszystkie domy dostawcy w jednym widoku - filtrowane według domu, regionu lub segmentu mieszkańców. Świadectwa użytkowania są generowane dla każdego domu i konsolidowane dla każdego dostawcy. Platforma liczy od 20 pensjonariuszek schroniska dla kobiet do 4000 pensjonariuszek w 30 lokalizacjach.
Tak. Obecność/nieobecność/wylogowanie można ocenić dla każdego mieszkańca i okresu czasu – ważne dla zapytań do biura pomocy społecznej, wsparcia dla mieszkańców i programów wsparcia. Można także skonfigurować progi (np. powiadamianie o powtarzających się nieobecnościach dla kierownictwa domu).
Zwykle w ciągu kilku dni: konfiguracja domów, segmentów mieszkańców i terminali recepcyjnych, wydawanie kart domowych, szkolenie kierownictwa domu i personelu zmianowego. W przypadku dostawców mających wiele lokalizacji nasz zespół wspiera wdrożenie planem projektu i warsztatami szkoleniowymi.
Gotowy do obecności cyfrowej w Twoje zakwaterowanie?
Operacja pilotażowa rozpocznie się za dwa tygodnie. Pokazujemy przepływ pracy związany z kartami domowymi, apele ewakuacyjne i powiadomienia o zajętości zgodne z BAMF w konkretnej konfiguracji lokalizacji.
RODO · Serwer w Niemczech
Pseudonimizowane identyfikatory mieszkańców, w tym AVV, dziennik audytu oparty na rolach
Nadaje się do BAMF i urzędów pomocy społecznej
Dowód obłożenia na mieszkańca i miesiąc, potwierdzony audytem
Zgodny z przepisami
Apel ewakuacyjny w mniej niż 60 sekund, przekazanie zmiany cyfrowo
Wypróbuj za darmo przez 14 dni
Skonfiguruj operację pilotażową, wydaj karty domowe i podejmij decyzję