Aplikacja zadaniowa: Raport → Zadanie → Dowód | LiteLog
Raporty stają się zadaniami – uzupełnionymi dowodami fotograficznymi. Serie, listy kontrolne i pokrycie poszczególnych obiektów. Wypróbuj teraz przez 14 dni bezpłatnie.
Jakie oprogramowanie nadaje się do zarządzania zadaniami w usługach sprzątania i ochrony budynków?
Dostawcy usług facility management potrzebują systemu zarządzania zadaniami, który rejestruje wady tam, gdzie są zauważone i umożliwia weryfikację, czy zostały one ukończone. Decydującymi kryteriami są: zadania powstają w wyniku wiadomości, a nie połączeń, serie powtarzające się uruchamiają się automatycznie, zakończenie jest dokumentowane zdjęciem, a zaległe zadania są automatycznie zgłaszane.
- ✓Źródła zadań: Tworzone ręcznie, z wiadomości, z progu formularza lub szablonu przepływu pracy – zgłoszenia klientów stają się również zadaniami.
- ✓Sugestia AI: W przypadku raportów sztuczna inteligencja sugeruje kategorię i pilność – można je w każdej chwili nadpisać.
- ✓Serie i listy kontrolne: Powtarzające się zadania kończące się według daty lub liczby wystąpień, listy kontrolne dla podetapów, wielokrotne przypisanie do zespołu.
- ✓Dowód fotograficzny: Potwierdź wykonanie zdjęciem – dla każdego zadania można skonfigurować wymagania dotyczące zdjęć, a wynik jest dokumentowany w sposób potwierdzający audyt.
- ✓Zaległe Automatyczne: Zaległe i zaległe zadania wyzwalają powiadomienia i reguły przepływu pracy.
- ✓Branże: Sprzątanie budynków, usługi ochroniarskie, usługi dozorcze, zarządzanie obiektami, zarządzanie nieruchomościami.
Od raportu do zadania
Plama na suficie, luźna poręcz: takie rzeczy są zauważane po drodze i gubią się po drodze, jeśli pozostają tylko krzykiem. W LiteLog w ciągu kilku sekund staje się to wiadomością: Zrób zdjęcie lub porozmawiaj krótko bezpośrednio przy obiekcie. Kategoryzacja AI sugeruje kategorię i pilność – możesz w każdej chwili zmienić obie opcje. Zarząd nieruchomości zamienia raport w zadanie z odpowiedzialnością i terminem, przydzielone Toni, dozorcy.
Czat zespołu prowadzi również do zadania: jeśli Marek napisze „zepsuta lampa na trzecim piętrze” na czacie pracowniczym, Sabine, jako zarządca nieruchomości, jednym kliknięciem zamieni to w zadanie – z lokalizacją, zdjęciem i odpowiedzialnością. A formularze mogą działać same: jeśli kontrola wizualna pozostanie poniżej określonego progu punktowego, szablon przepływu pracy automatycznie utworzy komunikat i zadanie „po czyszczeniu”. Bilety z dostępu do klienta stają się także zadaniami - dzięki czemu Twój zespół nie będzie już przegapiał braków.
Seria, listy kontrolne i właściwe miejsce
Wymiana filtra co trzy miesiące, cotygodniowa inspekcja klatek schodowych w osiedlu Lindenhof: prace cykliczne tworzysz jako serię - kończącą się po dacie lub po określonej liczbie wystąpień. Każde zdarzenie jest swoim własnym zadaniem z własnym zakończeniem i własnym dowodem. Listy kontrolne dzielą większe zadania na możliwe do zaznaczenia kroki, a wielokrotne przypisanie pozwala na przydzielenie zadania kilku pracownikom jednocześnie. Zadania można także powiązać z punktem kontrolnym lub trasą: pojawiają się na miejscu podczas skanowania i są wykonywane w każdym przypadku – praca toczy się tam, gdzie powinna.
- ✓Zakończenie serii według daty lub liczby wystąpień
- ✓Listy kontrolne dla podetapów, wielokrotne zadania dla zespołu
- ✓Wiązanie z punktem kontrolnym lub wycieczką - zakończenie na każde wystąpienie
Gotowe oznacza: udokumentowane zdjęciem
Toni wymienia lampę, naprawia balustradę i raportuje wykonanie zadania, przesyłając zdjęcie wyniku. Przed i po znajdują się teraz obok siebie, co potwierdza sygnatura czasowa i użytkownik. Dla każdego zadania decydujesz, czy przy jego realizacji wymagane jest zdjęcie. A ponieważ w piwnicy lub na parkingu podziemnym często nie ma sieci: załatwianie spraw działa także w trybie offline – LiteLog automatycznie synchronizuje status i zdjęcia, gdy tylko połączenie zostanie ponownie nawiązane. Klient widzi w swoim dostępie cały proces: zgłoszony, zrealizowany, udokumentowany – bez ani jednej rozmowy telefonicznej.
Termin, termin i co wtedy?
Zadanie z ostatecznym terminem zgłasza się samo: kiedy przypada termin, LiteLog wyzwala zdarzenie „zadanie wymagalne”; Jeśli termin minie, następuje „zadanie przeterminowane”. Opierasz się na obu zdarzeniach w regułach automation if-then - takich jak wiadomość push do osoby odpowiedzialnej, kiedy zdarzenie ma nastąpić, i powiadomienie kierownictwa nieruchomości, jeśli nic się nie stanie. Oznacza to, że żadne usterki nie przechodzą już po cichu: pozostawione zadanie pozostawia udokumentowany ślad zamiast zapomnianej kartki papieru na korytarzu.
Dwa widoki: lista i okładka
LiteLog celowo utrzymuje oszczędne zarządzanie zadaniami – wystarczą dwa widoki. Lista pokazuje wszystkie zadania wraz ze statusem, terminem realizacji, odpowiedzialnością i przedmiotem - z możliwością filtrowania np. według biurowca Westend lub zadań zaległych. Okładka odpowiada na stojące za nią pytanie: Czy kontrole na miejscu przeprowadzane są tak często, jak zaplanowano? Ustawiasz dzienny cel skanów, a zasięg pokazuje dzień po dniu, ile skanów faktycznie osiąga ten cel. Wskaźnik „Ukończone (30T)” mierzy odsetek zadań, które zostały wykonane w ciągu ostatnich 30 dni – uczciwa liczba dla Ciebie i Twojego klienta.
FAQ
Często zadawane pytania dotyczące zarządzania zadaniami (FAQ)
Na czym polega zarządzanie zadaniami dla dostawców usług facility management?
Zarządzanie zadaniami dla usługodawców facility management rejestruje cyfrowo usterki i zlecenia pracy, przydziela je pracownikom i w sposób weryfikowalny dokumentuje ich realizację. Zadania powstają ręcznie, z wiadomości, z progów formularzy lub z zgłoszeń klientów; Zakończenie jest dokumentowane w sposób pozwalający na kontrolę audytu za pomocą zdjęcia, znacznika czasu i użytkownika.
Jak wiadomość staje się zadaniem?
Pracownicy rejestrują usterkę w formie protokołu – za pomocą zdjęcia lub notatki głosowej, bezpośrednio na posesji. Sztuczna inteligencja sugeruje kategorię i pilność; oba mogą zostać nadpisane. Na podstawie raportu zarząd nieruchomości tworzy zadanie z odpowiedzialnością i terminem. Jeśli kontrola formularza spadnie poniżej progu wartości zadanej, zadanie można również utworzyć automatycznie przy użyciu szablonu przepływu pracy.
Czy zadania działają także offline?
Wykonywanie zadań działa w trybie offline: status i dowody fotograficzne są zapisywane lokalnie i automatycznie synchronizowane zaraz po przywróceniu połączenia. Czytanie jest ograniczone w trybie offline – wyświetlany jest stan ostatniego załadowania; nowe zadania pojawiają się dopiero przy następnym połączeniu.
Czy mogę tworzyć zadania cykliczne?
Tak. Seria powtarza zadanie w ustalonych odstępach czasu – kończąc po dacie lub po określonej liczbie wystąpień. Każde zdarzenie jest odrębnym zadaniem i jest realizowane indywidualnie i weryfikowane indywidualnie.
Czy klienci mogą przeglądać zadania lub samodzielnie je raportować?
Tak. Poprzez dostęp do klienta klienci mogą zobaczyć uruchomione procesy dla swojej nieruchomości - zgłoszone, zakończone, udokumentowane. Ponadto możesz sam otworzyć zgłoszenie: tworzy to zadanie dla Twojego zespołu, a klient śledzi status przetwarzania bez ani jednej rozmowy telefonicznej.
Czy mogę wprowadzić obowiązek robienia zdjęcia podczas wykonywania pracy?
Tak. Dla każdego zadania określasz, czy dowód fotograficzny jest obowiązkowy. Jeśli wymóg dotyczący zdjęcia jest aktywowany, zadanie można wykonać wyłącznie za pomocą zdjęcia – dlatego wynik jest dowodem audytu obok oryginalnego raportu.