Raporty i formularze: przechwytywanie, pakowanie, wysyłanie | LiteLog
Twórz formularze bez działu IT, oceniaj wiadomości i udzielaj odpowiedzi na osi czasu oraz automatycznie wysyłaj raporty do klientów w formacie PDF/A odpornym na audyt.
Własne formularze bez IT
Twórz własne formularze i listy kontrolne bez programowania: zestawiaj pola, definiuj pola obowiązkowe, publikuj je - od tej chwili będą one natychmiast dostępne w aplikacji. W ten sposób możesz digitalizować raporty z testów, przekazania i kontrole jakości dokładnie według swojego procesu.
- ✓Różne typy pól i pola obowiązkowe
- ✓Bez programowania, bezpośrednio w ustawieniach
- ✓Dostępne od razu w aplikacji
Gotowe do natychmiastowego użycia: gotowe szablony – mobilne i offline
Pięć standardowych szablonów jest dostępnych natychmiast po rejestracji - międzybranżowych i można je natychmiast zastosować. Dostępna jest także biblioteka przygotowanych szablonów dla służby bezpieczeństwa: jednym kliknięciem możesz przyjąć wybrane jako wersje robocze, dostosować je i opublikować.
Wypełnia się go wszędzie tam, gdzie wykonywana jest praca – na smartfonie, nawet w piwnicy bez sieci. Gdy tylko połączenie zostanie przywrócone, LiteLog automatycznie synchronizuje odpowiedzi; Wszystkie wyniki pojawiają się w widoku połączonych raportów w dalszej części tej strony.
- ✓5 standardowych szablonów od pierwszej minuty
- ✓Biblioteka szablonów zabezpieczeń do przyjęcia
- ✓Każdy szablon można dowolnie konfigurować
- ✓Pozycja listy kontrolnej staje się prawdziwym zadaniem
Utwórz szablon za pomocą sztucznej inteligencji – z tekstu, pliku PDF lub Excela
Nie musisz odtwarzać istniejących formularzy papierowych: prześlij plik PDF (do 8 stron) lub plik Excel – lub opisz formularz jednym zdaniem – a sztuczna inteligencja wykorzysta go do stworzenia wersji roboczej szablonu w kreatorze. Recenzujesz, dostosowujesz i publikujesz. Tworzenie formularzy AI jest zawarte bezpłatnie we wszystkich pakietach.
- ✓Przesłany plik PDF lub Excel staje się wersją roboczą szablonu
- ✓Lub po prostu opisz formularz w jednym zdaniu
- ✓Projekt pozostaje w pełni edytowalny – nic nie jest publikowane bez sprawdzenia
Harmonogram raportów i odpowiedzi w formularzach
Koniec z przełączaniem między listami: wiadomości i wypełnione formularze są zbiegane we wszystkich obiektach na wspólnej osi czasu. Oznacza to, że dyspozytorzy i zarządcy nieruchomości mogą na pierwszy rzut oka zobaczyć, co się wydarzyło – chronologicznie i zrozumiale.
Wpisy są zapisywane tam, gdzie powstają: jako wiadomość bezpośrednio na stronie lub w postaci wypełnionego formularza.
Każdy wpis jest opatrzony odznaką kategorii i ważności – często automatycznie z kategoryzacji AI. Filtruj według obiektu, okresu, kategorii lub pilności i znajdź dokładnie te procesy, które liczą się w sekundach.
- ✓Odznaki za kategorię i wagę
- ✓Filtruj według obiektu, okresu i pilności
- ✓Podpisany podgląd zdjęć i multimediów bezpośrednio we wpisie
Raporty, które sam układasz
Każdy klient chce innego dowodu. Dzięki LiteLog możesz przygotować dokładnie taki raport, jakiego potrzebujesz, z modułów zamiast ręcznej pracy w Excelu.
Ty wybierasz treść, okres i przedmiot. LiteLog tworzy raport i wysyła go automatycznie w formacie PDF/A: odporny na audyty i umożliwiający długoterminową archiwizację.
- ✓Wybierz moduły: rejestracja czasu, frekwencja, wycieczki, księga straży, zdarzenia lub kluczowe dane dotyczące mienia.
- ✓Ustaw zakres: filtruj według okresu, obiektu, przesunięcia lub lokalizacji.
- ✓Określ odbiorcę i częstotliwość: raz, codziennie, co tydzień lub co miesiąc.
Automatyczna wysyłka do klientów
Po skonfigurowaniu wysyłka odbywa się automatycznie. LiteLog tworzy raport w określonym terminie i wysyła go do określonych odbiorców, zespołów wewnętrznych oraz klientów.
Oznacza to, że dowód jest dostępny na czas i nikt nie musi się nad nim zastanawiać.
- ✓Wybierz moduły: rejestracja czasu pracy, frekwencja, wycieczki, księga straży, zdarzenia lub kluczowe dane dotyczące mienia.
- ✓Ustaw zakres: filtruj według okresu, obiektu, przesunięcia lub lokalizacji.
- ✓Określ odbiorcę i częstotliwość: raz, codziennie, co tydzień lub co miesiąc.
Odporny na audyty w formacie PDF/A
Raporty są wysyłane w formacie PDF/A, ustandaryzowanym formacie archiwum umożliwiającym długoterminową archiwizację zabezpieczoną przed audytem (ISO 19005, w Niemczech DIN ISO 19005).
Plik PDF/A pozostaje czytelny w niezmienionej formie przez lata. Nadaje się do audytów, wymagań klientów i dokumentacji prawnej oraz obsługuje zgłoszenia zgodne z GoBD, a także wymagania dowodowe zgodnie z RODO.
- ✓ustandaryzowany format archiwum (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓czytelne i sprawdzalne na przestrzeni lat
- ✓nadaje się do dowodów i audytów klientów
- ✓obsługuje archiwizację zgodną z GoBD
Łańcuch na koniec miesiąca
Raport miesięczny stanowi koniec łańcucha, który działa automatycznie przez cały miesiąc – jest zasilany z [time recording](/de/features/time record), tours i wiadomości wysyłanych w własna marka.
- ✓ustandaryzowany format archiwum (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓czytelne i sprawdzalne na przestrzeni lat
- ✓nadaje się do dowodów i audytów klientów
- ✓obsługuje archiwizację zgodną z GoBD
Nagrywaj wiadomości bezpośrednio przy obiekcie
Twój zespół rejestruje zdarzenia tam, gdzie mają miejsce: za pomocą zdjęcia, notatki głosowej lub krótkiego tekstu – nawet bez Internetu. Gdy tylko urządzenie znów będzie online, wiadomość trafi do portalu, osoby odpowiedzialne otrzymają powiadomienie, a wpis pojawi się w tym samym czasie, co odpowiedzi w formularzu.
- ✓Zdjęcie, notatka głosowa lub tekst – można nagrać offline
- ✓Powiadomienia push do osób odpowiedzialnych
- ✓Przekazanie do klienta lub opiekuna
Łańcuch usterek: od zdjęcia do zrealizowanego zamówienia
Raport rzadko jest końcem – zwykle jest początkiem łańcucha: AI kategoryzuje, workflow zamienia go w zadanie, a na końcu jest dowód dla klienta. Tak działa standardowy przypadek:
Łańcuch na koniec miesiąca
Raport miesięczny stanowi koniec łańcucha, który działa automatycznie przez cały miesiąc – jest zasilany z [time recording](/de/features/time record), tours i wiadomości wysyłanych w własna marka.
Własne pola dla danych podstawowych
Zdefiniuj centralnie, czego dodatkowo potrzebuje Twoja branża: dowód posiadania wiedzy specjalistycznej, klasa prawa jazdy, status szczepienia lub numer klucza. Pola pojawiają się automatycznie w każdym profilu pracownika i można je utworzyć jako pole obowiązkowe lub listę wyboru – dzięki temu dane pozostają kompletne i spójne.
- ✓Raz zdefiniowane centralnie, dostępne wszędzie
- ✓Pola obowiązkowe i listy wyboru dla czystych danych
- ✓Pracownicy, którzy odeszli, są archiwizowani, a nie usuwani
FAQ
Często zadawane pytania dotyczące raportów i formularzy (FAQ)
Jaka jest różnica między wiadomością a odpowiedzią w formularzu?
Raport dokumentuje zdarzenie (np. incydent lub przekazanie). Odpowiedź na formularz to wypełniony formularz, taki jak lista kontrolna lub ścieżka audytu. Ujednolicony widok łączy oba elementy na wspólnej osi czasu.
Które szablony są dostępne od razu po rejestracji?
Pięć standardowych szablonów jest dostępnych natychmiast po rejestracji i można ich używać we wszystkich branżach – w celu szybkiego uruchomienia bez konfiguracji.
Czy sztuczna inteligencja może utworzyć dla mnie formularz?
Tak. Opisz formularz w jednym zdaniu lub prześlij istniejący plik PDF (do 8 stron) lub plik Excel – sztuczna inteligencja wykorzysta go do stworzenia wersji roboczej szablonu z odpowiednimi typami pól. Sam sprawdzasz i publikujesz wersję roboczą. Funkcja jest dostępna bezpłatnie we wszystkich pakietach.
Czy mogę wypełniać formularze offline?
Tak. Formularze można wypełniać także bez Internetu; LiteLog automatycznie synchronizuje odpowiedzi, gdy tylko połączenie zostanie ponownie nawiązane.
Czy mogę tworzyć własne raporty?
Tak. Dzięki narzędziu do tworzenia raportów LiteLog sam wybierasz treść, filtry i układ. Nie potrzebujesz żadnej wiedzy technicznej: wybierz elementy składowe, ustal okres czasu, określ odbiorców.
Czy LiteLog może automatycznie wysyłać raporty?
Tak. Określasz odbiorcę i częstotliwość: jednorazowo, codziennie, co tydzień lub co miesiąc. LiteLog tworzy raport i automatycznie wysyła go do wewnętrznych zespołów lub klientów.
W jakim formacie przesyłane są raporty?
Raporty są wysyłane w formacie PDF/A, ustandaryzowanym formacie archiwum umożliwiającym długoterminową archiwizację zabezpieczoną przed audytem (ISO 19005, w Niemczech DIN ISO 19005). Możliwy jest również eksport w formacie CSV i Excel.
Czy raporty można archiwizować w sposób umożliwiający audyt?
Tak. Dzięki formatowi PDF/A LiteLog obsługuje archiwizację sprawdzoną i zgodną z GoBD. Raporty pozostają niezmienione i można je sprawdzić w dowolnym momencie.
Jakich praw potrzebuje użytkownik, aby zobaczyć ujednolicony widok?
Widok jest oparty na rolach: użytkownicy widzą wiadomości i formularze odpowiedzi tylko wtedy, gdy ich rola ma odpowiednie uprawnienia. Oznacza to, że dane klientów i procesy wewnętrzne pozostają wyraźnie oddzielone.
Czy mogę nagrywać raporty także offline?
Tak. Wiadomości można tworzyć w trybie offline i są one automatycznie synchronizowane po ponownym nawiązaniu połączenia.
Kto otrzymuje powiadomienia o nowych raportach?
Powiadomienia można zdefiniować dla każdej grupy odbiorców. W ten sposób możesz dostarczać ukierunkowane informacje zespołom, zarządcom nieruchomości lub klientom.
Jak utworzyć własne pole w profilu pracownika?
Otwierasz ustawienia, przechodzisz do zakładki Moje pola i klikasz Dodaj pole. Wybierasz nazwę, typ (tekst, numer, data, wybór, tak/nie) i określasz, czy pole jest obowiązkowe. Od tego momentu będzie się on pojawiał w profilu każdego pracownika.