Darmowe formularze i raporty: twórz, podpisuj, automatyzuj | LiteLog
Darmowe formularze bez IT: wypełniaj w drodze z podpisem cyfrowym, defekty stają się zadaniami w ramach przepływu pracy, raporty wysyłane są do klienta w formacie PDF/A odpornym na audyt.
Darmowe formularze bez IT – LiteLog dostosowuje się
Protokół uszkodzeń, protokół przekazania, kontrola jakości: Odtwórz dowolną formę cyfrowo – bez programowania. Kompiluj pola, definiuj pola obowiązkowe, publikuj; Od tego momentu Twój zespół wypełnia go w aplikacji zdjęciem i podpisem cyfrowym bezpośrednio na swoim smartfonie. LiteLog dostosowuje się do Twojego przepływu pracy, a nie odwrotnie.
- ✓17 typów pól, pola obowiązkowe i warunki
- ✓Podpis cyfrowy – na życzenie z kontrasygnatą Klienta
- ✓Bez programowania, bezpośrednio w ustawieniach
- ✓Dostępne od razu w aplikacji
Kontrola jakości z systemem punktowym
W przypadku kontroli jakości liczy się nie tylko to, że test został przeprowadzony, ale także to, jak dobrze został on przeprowadzony. Przyznaj punkty za odpowiedź i ustaw ocenę zaliczenia w procentach. Gotowy raport zawiera wówczas informację: pozytywny lub negatywny.
Jeśli ktoś zgłosi wadę, formularz od razu prosi o zdjęcie i notatkę. A jeśli wynik spadnie poniżej Twojego limitu, może na to zareagować automatyczna reguła. Strona Oprogramowanie do zarządzania jakością pokazuje, jak dostawcy usług facility management mogą wykorzystać to do budowania swojego zarządzania jakością.
- ✓Punkty za odpowiedź, waga za pole
- ✓Wynik pozytywny w procentach – wynik w raporcie
- ✓Obowiązkowe zdjęcie i notatka w przypadku wady
Gotowe do użycia: gotowe szablony – lub utworzone przy użyciu sztucznej inteligencji
Nie zaczynasz od zera: gotowe szablony są gotowe – adoptuj, dostosowuj, publikuj. I nie musisz odtwarzać istniejących formularzy papierowych: przesyłaj plik PDF lub Excel lub opisz formularz jednym zdaniem – sztuczna inteligencja zamienia go w wersję roboczą w kreatorze.
- ✓Gotowe szablony od pierwszej minuty
- ✓Przesyłanie plików PDF lub Excel staje się wersją roboczą przy użyciu sztucznej inteligencji
- ✓Nic nie jest publikowane bez sprawdzenia
Każdy pracuje w swoim języku
Wiele zespołów nie mówi tylko po niemiecku – a formularz, którego nikt nie rozumie, będzie wypełniony błędnie. W LiteLog tworzysz szablon raz; na życzenie AI przetłumaczy go przy publikacji na 15 języków. Twoi pracownicy widzą pola, opcje wyboru i listy kontrolne w swoim języku ojczystym – także offline w aplikacji LiteLog. Odpowiedzi w formie tekstu dowolnego wracają do kierownika obiektu przetłumaczone, oryginał pozostaje zapisany i jest w każdej chwili dostępny do wglądu. Każde tłumaczenie sprawdzisz i poprawisz bezpośrednio w kreatorze.
- ✓Jeden szablon, 15 języków – AI tłumaczy przy publikacji
- ✓Odpowiedzi wracają przetłumaczone, oryginał pozostaje zachowany
- ✓Tłumaczenia można przeglądać i poprawiać w kreatorze
Łańcuch usterek: od zdjęcia do zrealizowanego zamówienia
Formularz nie jest punktem końcowym w LiteLog. To wyzwalacz: do każdej odpowiedzi dołącz Przepływy pracy. Jeśli Twój zespół zgłosi brak lub kontrola spadnie poniżej progu zaliczenia, zasada ma zastosowanie. Tworzy zadanie z odpowiedzialnością i terminem. Informuje odpowiednie osoby poprzez push. I nasila się, gdy nikt nie reaguje. AI klasyfikuje wadę według kategorii i wagi. Tak działa standardowy przypadek:
Zatwierdzenie i wysyłka do klienta
Nie każdy raport powinien trafiać do klienta bez sprawdzenia. Włącz zatwierdzanie dla wybranych szablonów: przesłane raporty czekają wtedy w kolejce, osoby odpowiedzialne otrzymują powiadomienie i zatwierdzają – albo ignorują. Przy zatwierdzeniu AI proponuje temat i wiadomość przewodnią w języku klienta oraz dopracowuje językowo teksty dowolne do PDF, z wyraźnym oznaczeniem. Przed wysyłką wszystko sprawdzasz i możesz zmienić; oryginał pozostaje w portalu bez zmian. Co klient zobaczy później, pokazuje dostęp dla klienta.
- ✓Zatwierdzanie włączysz dla każdego szablonu – zatwierdź albo zignoruj
- ✓AI proponuje temat i wiadomość przewodnią w języku klienta
- ✓Dopracowana językowo wersja PDF, oznaczona – oryginał pozostaje
- ✓Wszystko można edytować przed wysyłką, w portalu i w aplikacji LiteLog
Twoje zalety w skrócie
Wszystko, co wygenerujesz w formularzach, można ocenić i w razie potrzeby automatycznie uruchamia następny krok.
Dopasowuje się do Ciebie
Twoje własne formularze, Twoja własna ocena, Twoja własna logika – reprezentują Twój proces, a nie nasz.
Można zautomatyzować za pomocą przepływów pracy
Wada automatycznie staje się przydzielonym zadaniem z terminem realizacji.
Zobacz przepływy pracy →Automatyczny eksport
Raporty i tabele w formacie PDF/A lub CSV – wysyłane do klienta za naciśnięciem przycisku lub automatycznie.
Mobilnie i offline
Wypełnia się go wszędzie tam, gdzie wykonywana jest praca – nawet bez sieci. LiteLog synchronizuje się automatycznie.
FAQ
Często zadawane pytania dotyczące raportów i formularzy (FAQ)
Jaka jest różnica między wiadomością a odpowiedzią w formularzu?
Raport dokumentuje zdarzenie (np. incydent lub przekazanie). Odpowiedź na formularz to wypełniony formularz, taki jak lista kontrolna lub ścieżka audytu. Ujednolicony widok łączy oba elementy na wspólnej osi czasu.
Które szablony są dostępne od razu po rejestracji?
Natychmiast po rejestracji dostępne są gotowe szablony standardowe - można je zastosować we wszystkich branżach, w celu szybkiego uruchomienia bez konfiguracji.
Czy sztuczna inteligencja może utworzyć dla mnie formularz?
Tak. Opisz formularz w jednym zdaniu lub prześlij istniejący plik PDF (do 8 stron) lub plik Excel – sztuczna inteligencja wykorzysta go do stworzenia wersji roboczej szablonu z odpowiednimi typami pól. Sam sprawdzasz i publikujesz wersję roboczą. Funkcja jest dostępna bezpłatnie we wszystkich pakietach.
Czy mogę wypełniać formularze offline?
Tak. Formularze można wypełniać także bez Internetu; LiteLog automatycznie synchronizuje odpowiedzi, gdy tylko połączenie zostanie ponownie nawiązane.
Czy formularze można podpisywać cyfrowo?
Tak. Dodaj pole podpisu w kreatorze - podpis jest podpisywany bezpośrednio na smartfonie, albo przez pracownika, albo jako kontrasygnata przez klienta, z podaniem imienia i nazwiska. Podpis jest zapisywany wraz z odpowiedzią i można go obejrzeć w portalu.
Czy mogę tworzyć własne raporty?
Tak. Dzięki narzędziu do tworzenia raportów LiteLog sam wybierasz treść, filtry i układ. Nie potrzebujesz żadnej wiedzy technicznej: wybierz elementy składowe, ustal okres czasu, określ odbiorców.
Czy LiteLog może automatycznie wysyłać raporty?
Tak. Określasz odbiorcę i częstotliwość: jednorazowo, codziennie, co tydzień lub co miesiąc. LiteLog tworzy raport i automatycznie wysyła go do wewnętrznych zespołów lub klientów.
W jakim formacie przesyłane są raporty?
Raporty są wysyłane w formacie PDF/A, ustandaryzowanym formacie archiwum umożliwiającym długoterminową archiwizację zabezpieczoną przed audytem (ISO 19005, w Niemczech DIN ISO 19005). Możliwy jest również eksport w formacie CSV i Excel.
Czy raporty można archiwizować w sposób umożliwiający audyt?
Tak. Dzięki formatowi PDF/A LiteLog obsługuje archiwizację sprawdzoną i zgodną z GoBD. Raporty pozostają niezmienione i można je sprawdzić w dowolnym momencie.
Jakich praw potrzebuje użytkownik, aby zobaczyć ujednolicony widok?
Widok jest oparty na rolach: użytkownicy widzą wiadomości i formularze odpowiedzi tylko wtedy, gdy ich rola ma odpowiednie uprawnienia. Oznacza to, że dane klientów i procesy wewnętrzne pozostają wyraźnie oddzielone.
Czy mogę nagrywać raporty także offline?
Tak. Wiadomości można tworzyć w trybie offline i są one automatycznie synchronizowane po ponownym nawiązaniu połączenia.
Kto otrzymuje powiadomienia o nowych raportach?
Powiadomienia można zdefiniować dla każdej grupy odbiorców. W ten sposób możesz dostarczać ukierunkowane informacje zespołom, zarządcom nieruchomości lub klientom.
W jakich językach pracownicy mogą wypełniać formularze?
W 15 językach. Szablon tworzysz raz – na życzenie AI tłumaczy go przy publikacji, a pracownicy widzą pola, opcje i listy kontrolne w swoim języku ojczystym, także offline. Każde tłumaczenie można sprawdzić i poprawić w kreatorze; odpowiedzi w formie tekstu dowolnego wracają do kierownika obiektu przetłumaczone, oryginał pozostaje zapisany.
Czy mogę sprawdzić raporty przed wysyłką do klienta?
Tak. Włącz zatwierdzanie dla wybranych szablonów: przesłane raporty czekają wtedy na decyzję – zatwierdź albo zignoruj. Osoby odpowiedzialne otrzymują powiadomienie, a licznik w portalu pokazuje, ile raportów oczekuje.
Co robi AI przy wysyłce do klienta?
Na życzenie AI proponuje temat i krótką wiadomość przewodnią w języku klienta oraz dopracowuje językowo teksty dowolne raportu. Dopracowana wersja PDF jest wyraźnie oznaczona, oryginał pozostaje w portalu bez zmian – a przed wysyłką możesz wszystko sprawdzić i zmienić. Funkcja jest opcjonalna i domyślnie wyłączona.