Automatisierung & Workflows
Nicht Sie passen sich der Software an: LiteLog passt sich Ihren Vorgängen an. Mit der Automatisierung kombinieren Sie 33 Auslöser und 10 Aktionen frei zu Wenn-Dann-Regeln — im grafischen Editor ohne Programmierung, auf Wunsch erstellt die KI die Regel aus einem Satz.
Was die Workflow-Automatisierung umfasst
Nicht Sie passen sich der Software an – LiteLog passt sich Ihren Abläufen an. Die Workflow-Automatisierung baut Ihre Abläufe als Wenn-Dann-Regeln nach – ohne Programmierung. Ein Beispiel: Wenn ein Rundgang verpasst wird, dann geht eine Nachricht an die Bereitschaft.
Wenn-Dann ohne Programmierung
Regeln aus Bausteinen – per Drag-and-drop gebaut oder von der KI aus einem Satz erstellt.
33 Auslöser, 10 Aktionen
Ereignisse aus allen Modulen frei mit E-Mail, Push, SMS, Anruf oder automatischen Aufgaben kombinieren.
14 fertige Rezepte
Vorlagen aus der Praxis mit einem Klick übernehmen – Empfänger und Objekte anpassen, aktivieren.
Eskalation & Nachweis
Mehrstufige Ketten, wenn niemand reagiert – jede Ausführung mit Empfängern und Zustellungen dokumentiert.
So einfach bauen Sie eine Regel
Auslöser wählen, Aktion andocken, aktivieren – mehr ist es nicht.
- ✓Per Drag-and-drop gebaut: Bausteine anordnen und verbinden, ganz ohne Programmierung
- ✓Die KI baut für Sie – ein Satz genügt: „Wenn ein Rundgang verpasst wird, informiere die Objektleitung per SMS.“
- ✓Testlauf vor dem Start: zeigt, was passieren würde – ohne dass etwas versendet wird
Beispiele: fertige Rezepte mit einem Klick übernehmen
33 Auslöser, 10 Aktionen – die vollständige Liste
Auslöser kommen aus allen Modulen – viele davon zeit- und fristbasiert. Wiederkehrende Berichte – etwa der Wochenbericht jeden Montag – übernimmt der geplante Berichtsversand.
Rundgänge und Kontrollpunkte
Rundgang verpasst · Rundgang abgeschlossen · Rundgang beginnt bald (mit frei wählbarer Vorlaufzeit) · Kontrollpunkt verpasst
Meldungen
Meldung erstellt · Meldung von der KI eingestuft
Formulare und Qualität
Formular eingereicht · Mangel erkannt · Prüfergebnis unter der Schwelle · Feld-Signal ausgelöst
Anwesenheit und Schicht
Anwesenheitspflicht nicht erfüllt · Check-in verpasst · Check-out verpasst · geplanter Schichtbeginn erreicht · geplantes Schichtende erreicht · Arbeitszeit beendet · Schicht zugewiesen · seit mehreren Tagen keine Arbeitszeit
Abwesenheiten
Abwesenheit gemeldet · Abwesenheit entschieden
Sicherheit und Alleinarbeit
Lebendmeldung überfällig · Hauptalarm der Lebendmeldung · Gerät nicht erreichbar · Notfall-Status gesetzt
Aufgaben
Aufgabe erledigt · Aufgabe überfällig · Aufgabe zugewiesen · Aufgabe heute fällig
Service-Level
Service-Level gerissen
Material
Bestand unter Mindestmenge · Materialanfrage erstellt · Materialanfrage entschieden · Material nicht zurückgegeben
10 Aktionen
E-Mail · Push · In-App-Nachricht · SMS · automatischer Anruf · Aufgabe erstellen · Aufgabe zuweisen · Aufgaben-Phase ändern · Meldung öffnen · Übernahme-Angebot ans Team
Eskalationsketten, die nicht liegen bleiben
Für kritische Ereignisse bauen Sie mehrstufige Ketten: Erst wird einer Gruppe die Übernahme angeboten — die erste Annahme gewinnt. Reagiert niemand, wartet die Regel eine definierte Zeit, prüft den aktuellen Stand und benachrichtigt erst dann die nächste Stufe. Zur Verfügung stehen diese Kanäle:
- ✓E-Mail, Push- und In-App-Benachrichtigung in allen Paketen
- ✓SMS und automatischer Anruf mit dem SMS-Add-on
- ✓Vor jeder Stufe: Wartezeit von einer Minute bis zu 28 Tagen und erneute Prüfung des aktuellen Stands
Eine Zusammenfassung statt vieler Einzelmails
Nicht jedes Ereignis braucht eine sofortige E-Mail. Benachrichtigungs-Aktionen können Ereignisse sammeln und einmal täglich als gebündelte Zusammenfassung versenden. Der Posteingang bleibt ruhig, der Informationsstand bleibt gleich.
- ✓Sammeln statt einzeln: die Regel fasst alle Ereignisse des Tages zusammen.
- ✓Einmal täglich: eine E-Mail mit allem, was angefallen ist.
- ✓Pro Regel wählbar: Kritisches bleibt sofort, Routinemeldungen kommen gebündelt.
Nachvollziehbar und kontrolliert
Automatisierung braucht Kontrolle. Wer Regeln sehen, anlegen, ändern oder löschen darf, steuern Sie über vier eigene Berechtigungen in der Rechte- und Rollenverwaltung. Der Verlauf dokumentiert jede Ausführung mit Auslöser, Status, Empfängern und Zustellungen – Ihr Nachweis gegenüber Auftraggebern und Prüfern, dass die Kette wirklich gelaufen ist. SMS und Anrufe werden zusätzlich je Empfänger im Zustell-Protokoll festgehalten.
In der Praxis bewährt
„LiteLog hat unsere Dokumentation auf ein neues Niveau gehoben – vollständig digital, revisionssicher und jederzeit abrufbar.“ So beschreibt es die Sekuris Dienstleistungen GmbH & Co. KG, ein Sicherheitsdienst mit über 20 Standorten. Auch die Saniteq Gebäudereinigung steuert ihre Objekte mit LiteLog. Wie die Automatisierung in Ihrer Branche arbeitet, zeigen die Lösungs-Seiten:
FAQ
Häufige Fragen zu LiteLog
Brauche ich Programmierkenntnisse für die Automatisierungen?
Nein. Regeln werden im grafischen Editor per Drag-and-drop aus Karten zusammengesetzt oder per KI aus einer Textbeschreibung erstellt. Bedingungen wählen Sie aus Listen aus, die zum jeweiligen Auslöser passen.
Wie viele Auslöser, Aktionen und Vorlagen gibt es?
33 Auslöser aus allen Modulen – von Rundgängen über Meldungen und Anwesenheit bis zu Material – lassen sich mit 10 Aktionen kombinieren. Der Vorlagenkatalog enthält 14 fertige Rezepte; zusätzlich liegen in jedem neuen Konto vorbereitete Standard-Regeln, die wichtigsten davon sind ab dem ersten Tag aktiv.
Gibt es fertige Vorlagen für Automatisierungen?
Ja. Der Vorlagenkatalog enthält 14 fertige Rezepte für Meldungen, Anwesenheit, Rundgänge, Sicherheit, Qualität und Aufgaben – von der KI-Einstufung mit Eskalation bis zur Anruf- und SMS-Kette beim Hauptalarm der Lebendmeldung. Ein Klick übernimmt die Vorlage als Entwurf, den Sie an Ihre Objekte und Empfänger anpassen und dann aktivieren.
Wie schnell reagiert eine Automatisierung auf ein Ereignis?
Jedes Ereignis wird sofort mit dem Vorgang gespeichert und die Regel in der Regel innerhalb einer Minute ausgeführt. Fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch erneut versucht.
Gibt es zeitgesteuerte Automatisierungen?
Ja, über Fristen und Zeitpunkte: Ein Auslöser feuert zum Beispiel, wenn ein Rundgang gleich beginnt, ein geplanter Schichtbeginn erreicht ist, eine Aufgabe heute fällig wird oder jemand seit mehreren Tagen keine Arbeitszeit erfasst hat. Innerhalb einer Regel warten Verzögerungs-Bausteine von einer Minute bis zu 28 Tagen. Wiederkehrende Zeitpläne für Berichte – etwa jeden Montag – übernimmt der geplante Berichtsversand.
Über welche Kanäle kann LiteLog automatisch benachrichtigen?
E-Mail, Push-Benachrichtigung und In-App-Benachrichtigung sind in allen Paketen enthalten. SMS und automatische Anrufe stehen mit dem SMS-Add-on zur Verfügung.
Kann LiteLog automatisch Aufgaben erstellen?
Ja. Eine Regel erstellt aus einer Meldung oder einem erkannten Formular-Mangel automatisch eine Aufgabe. Sie kann die Aufgabe auch einer Person zuweisen oder ihre Phase ändern. Diese Folgeaktionen sind Teil der größeren Pakete.
Wer darf Automatisierungen anlegen oder ändern?
Das steuern Sie über vier eigene Berechtigungen in der Rechte- und Rollenverwaltung: Ansehen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind getrennt vergebbar. Der Verlauf dokumentiert jede Ausführung mit Empfängern und Zustellungen – als Nachweis gegenüber Auftraggebern und Prüfern.
Was passiert, wenn niemand auf einen Alarm reagiert?
Dafür gibt es Eskalationsketten: Die Regel bietet die Übernahme zunächst einer Gruppe an — die erste Annahme gewinnt. Reagiert niemand, wartet die Regel eine definierte Zeit, prüft den aktuellen Stand und benachrichtigt erst dann die nächste Stufe.
Werden Benachrichtigungen doppelt versendet, wenn Daten mehrfach synchronisiert werden?
Nein. Dasselbe Ereignis löst eine Regel nur einmal aus, und fehlgeschlagene Zustellungen werden automatisch erneut versucht.
Kann ich Benachrichtigungen bündeln statt einzeln zu erhalten?
Ja. Benachrichtigungs-Aktionen versenden auf Wunsch einmal täglich eine gebündelte Zusammenfassung aller gesammelten Ereignisse. Das wählen Sie pro Regel: Kritisches bleibt sofort, Routine kommt gebündelt.