Zeiterfassung per QR-Code und Barcode am Objekt
Kommen, Pause, Gehen — ein QR-Scan am Objekt genügt. Anders als reine Zeiterfassung dokumentiert LiteLog auch, wo gearbeitet wurde: Jeder Stempel trägt Zeit, Ort und Nutzer und wird zur belastbaren Grundlage für Lohn und Kundenrechnung.
Sicherheits-, Reinigungs- und Facility-Unternehmen vertrauen LiteLog.
Was die Zeiterfassung umfasst
Ein Ziel: Arbeitszeiten belastbar erfassen – mit Ort, Objekt und Schicht statt bloßer Stempeluhr. Der Code am Objekt kann ein QR-Code, ein Barcode oder ein NFC-Chip sein, die App liest alle drei.
Kommen, Pause, Gehen
Ein QR- oder NFC-Scan am Objekt genügt – Zeitstempel mit Ort, Objekt und Schicht.
Revisionssicher
Korrekturen gehen nur mit Grund. Jede Änderung bleibt im Verlauf sichtbar.
Live-Übersicht
Wer ist gerade an welchem Objekt? Anwesenheit und Stunden in Echtzeit.
Automatische Alarme
Stempelt zum Schichtbeginn niemand ein, alarmiert LiteLog per Push, E-Mail, SMS oder Anruf.
Was ist Zeiterfassung und wofür wird sie benötigt?
Zeiterfassung ist die systematische Dokumentation der Arbeitszeit von Mitarbeitenden — von Arbeitsbeginn über Pausen bis zum Arbeitsende. Was früher per Stempelkarte oder Stundenzettel lief, läuft heute digital über Apps oder Terminals.
Unternehmen benötigen Zeiterfassung aus mehreren Gründen:
- ✓Nachweispflicht: Seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Beschluss 2022 ist systematische Zeiterfassung in Deutschland verpflichtend.
- ✓Lohnabrechnung: Korrekte Abrechnung von Stunden, Überstunden und Zuschlägen.
- ✓Kundenabrechnung: In Reinigung, Hausmeisterdiensten und Sicherheit müssen geleistete Stunden pro Objekt oder Einsatz nachgewiesen werden.
- ✓Controlling: Auswertung von Arbeitsaufwand, Kapazitätsplanung und Projektkalkulation.
Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland?
Ja. Der Europäische Gerichtshof entschied 2019, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen müssen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte die Pflicht 2022 für Deutschland — sie gilt unmittelbar, auch ohne konkretes Umsetzungsgesetz.
- ✓EuGH-Urteil (C-55/18, Mai 2019): Systematische Zeiterfassung ist in allen EU-Mitgliedstaaten verpflichtend.
- ✓BAG-Beschluss (1 ABR 22/21, September 2022): Die Pflicht gilt in Deutschland unmittelbar — unabhängig vom Gesetzgebungsstand.
- ✓Keine Formvorschrift: Papier, Excel oder Software sind zulässig — digitale Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen mit dem geringsten Fehlerrisiko.
- ✓Flexibilität bleibt: Die Erfassung kann durch Mitarbeitende selbst, Vorgesetzte oder automatisiert erfolgen.
Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung für Unternehmen?
Digitale Zeiterfassung spart Zeit, reduziert Fehler und liefert jederzeit verwertbare Daten — statt Papierstapel oder Excel-Listen.
- ✓Weniger Aufwand: Keine manuelle Übertragung oder Nachpflege von Stundenzetteln.
- ✓Weniger Fehler: Automatische Zeitstempel, regelbasierte Pausen, keine Leseprobleme.
- ✓Live-Übersicht: Wer ist aktuell anwesend, wer fehlt, wer ist in Pause — in Echtzeit.
- ✓Direkte Auswertung: Lohnabrechnung, Kundenreports und Controlling per Knopfdruck.
- ✓Revisionssichere Nachweise: Manipulationsgeschützte Zeitstempel für interne Prüfungen und externe Audits.
Wie funktioniert Zeiterfassung per QR-Code?
Mitarbeitende scannen einen objektbezogenen QR-Code mit der LiteLog-App und sind sofort eingestempelt. Der Zeitstempel wird automatisch gespeichert, dem richtigen Einsatzort zugeordnet und mit der Schicht verknüpft.
Der Ablauf in vier Schritten:
- ✓1. Ankunft am Einsatzort: Mitarbeitende öffnen die LiteLog-App auf ihrem Smartphone.
- ✓2. QR-Code scannen: Der Code hängt am Einsatzort — ausgedruckt, auf einem Bildschirm oder an der Tür.
- ✓3. Automatische Erfassung: Startzeit, Objekt und Schicht werden ohne weitere Eingabe dokumentiert.
- ✓4. Pausen & Ausstempeln: Pausen werden regelbasiert abgezogen oder manuell erfasst. Ausgestempelt wird wieder per Scan.
- ✓Keine Spezialhardware nötig: Ein normales Smartphone unter iOS oder Android reicht aus.
Digitaler Ortsnachweis: Zeit und Ort in einem Scan
Ein digitaler Ortsnachweis belegt, dass eine Person zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort war, ohne Handschrift und ohne Vertrauen in die Angabe. In LiteLog entsteht er beim Einstempeln: Der Scan des QR-Codes oder NFC-Chips am Objekt, auf Wunsch geprüft gegen eine GPS-Zone oder einen Bluetooth-Beacon, speichert Zeit, Ort und Person fälschungssicher. Für Auftraggeber ist das der Unterschied zwischen „die Zeit stimmt“ und „die Person war da“.
- ✓Code am Objekt: QR-Code, Barcode oder NFC-Chip hängen fest am Einsatzort, der Scan ist nur dort möglich.
- ✓Optionale Standortprüfung: GPS-Zone oder Beacon bestätigen, dass das Handy wirklich am Objekt ist, auch bei kopiertem Code.
- ✓Unveränderbar gespeichert: Zeit, Ort und Person stehen im Eintrag, nachträgliche Änderungen sind sichtbar.
- ✓Nachweis für den Auftraggeber: Der Ortsnachweis geht mit dem Leistungsnachweis als PDF hinaus oder steht im Kundenzugang.
Warum einfache Zeiterfassung in der Praxis scheitert
Klassische Zeiterfassung beantwortet nur eine Frage: Wie lange wurde gearbeitet?
In vielen Branchen ist das zu wenig.
Typische Schwächen einfacher Zeiterfassung
- ✓Kein Nachweis, wo gearbeitet wurde
- ✓Keine Kontrolle bei entfernten Objekten
- ✓Keine Reaktion, wenn niemand erscheint
- ✓Reklamationen ohne belastbare Daten
LiteLog – Zeiterfassung mit echter Anwesenheitskontrolle
LiteLog erweitert klassische Zeiterfassung um Ort, Objekt und Live-Status – die Kräfteübersicht zeigt jederzeit, wer im Einsatz ist.
- ✓Fünf Pakete je Objekt: QR-Code mit der App, NFC-Chip mit der App, Knopf in der App, Web-Check-in ohne App, eigene Auswahl. Beacon oder GPS-Zone prüfen zusätzlich den Ort.
- ✓Ohne App: Mitarbeiter tippen im Browser ihre Personalnummer ein, auf Wunsch je Objekt auch eine PIN. Ein Konto brauchen sie nicht. Am Eingang kann ein Tablet einen Code zeigen, der alle drei Minuten wechselt; dort geben Mitarbeiter Personalnummer und PIN direkt ein.
- ✓Keine Daten auf Code oder Chip: QR-Code und NFC-Chip verweisen nur auf das Objekt. So landet jede Buchung beim richtigen Objekt.
- ✓Automatischer Standort- & Objektbezug: jede Buchung trägt Zeit, Ort und Nutzer
- ✓Revisionssichere Zeitstempel: Korrekturen nur mit Grund, jede Änderung bleibt im Verlauf sichtbar
- ✓Automatische Alarme: wenn niemand einstempelt oder Anmeldungen fehlen – Regeln dafür bauen Sie in der Automatisierung
- ✓Optional: Lebendmeldung für Alleinarbeitende
- ✓Vergleich: Wie sich LiteLog von Clockify, TimeTac, timr, Crewmeister, clockodo und SpikeTime unterscheidet, zeigt der Ratgeber Zeiterfassung App 2026: 7 Anbieter im Vergleich.
Warum Reinigung, Hausmeister & Sicherheitsdienste besonders profitieren
In diesen Branchen liegt das Hauptproblem nicht bei der Zeit, sondern beim Ort.
Die entscheidende Frage lautet:
War wirklich jemand vor Ort – und wann?
Denn Objekte sind oft:
- ✓weit verstreut
- ✓nicht dauerhaft betreut
- ✓für Vorgesetzte schwer kontrollierbar
„Übersichtlich, schnell erklärt und audit-sicher. Genau das haben wir gesucht. Seit der Einführung sehen wir deutliche Verbesserungen in der Genauigkeit und Zufriedenheit.“
Weitere Funktionen
- ✓Einstempeln & Ausstempeln per QR-Code: Schneller Start direkt am Einsatzort, inklusive Zeitstempel und Standortbezug.
- ✓Objekt- & Tätigkeitszeiten: Zeiten lassen sich pro Objekt, Bereich oder Aufgabe erfassen – ideal für Treppenhaus, Sanitär, Außenanlagen oder Reparaturen.
- ✓Automatische Pausen & Schichtlogik: Regelbasierte Pausen und Schichtzeiten reduzieren Nachbearbeitung und sorgen für konsistente Daten.
- ✓Export & Abrechnung: Arbeitszeiten stehen für Lohnabrechnung, Kundenreports oder Leistungsnachweise als CSV bereit.
Übersicht: Einfache Zeiterfassung vs. LiteLog
Eine einfache Stempeluhr beantwortet, wann gearbeitet wurde. Im Objektgeschäft reicht das nicht: Sie müssen belegen, wo die Zeit angefallen ist und ob vereinbarte Leistungen wie Rundgänge tatsächlich stattfanden. Die Gegenüberstellung zeigt, wo einfache Zeiterfassung endet – und wo Ortsnachweis, Alarmierung und revisionssichere Protokolle beginnen.
| Kriterium | Einfache Zeiterfassung | LiteLog |
|---|---|---|
| Arbeitszeit erfassen | ✅ | ✅ |
| Standort / Objekt prüfen | ❌ | ✅ |
| QR-Code / NFC-Chip / Knopf / Web-Check-in / eigene Auswahl | ❌ | ✅ |
| Live-Anwesenheit | ❌ | ✅ |
| Automatische Alarme | ❌ | ✅ |
| Fälschungsschutz | gering | hoch |
| Einsatzkontrolle | ❌ | ✅ |
Automatische Schichtverknüpfung
Arbeitszeiten werden automatisch der passenden Schichtvorgabe zugeordnet — ohne manuellen Aufwand. LiteLog erkennt anhand von Objekt, Zeitpunkt und Schichtplan, welche Schicht gemeint ist.
- ✓Sofortige Zuordnung: Beim Einstempeln wird die passende Schicht automatisch erkannt
- ✓Nachlaufende Prüfung: Ein Hintergrundprozess verknüpft nachträglich, falls die Zuordnung beim Einstempeln nicht möglich war
- ✓24/7-Schichtwechsel: Bei mehreren Schichten wird die nächstliegende gewählt — auch bei Frühankünften vor Schichtbeginn
- ✓Neuberechnung bei Änderung: Wird eine Arbeitszeit manuell korrigiert, wird die Schichtzuordnung automatisch neu berechnet
Pünktlichkeitsbewertung mit Abweichungsanalyse
Jede An- und Abmeldung erhält automatisch einen Pünktlichkeitsstatus und die minutengenaue Abweichung zur Schichtzeit. So sehen Verantwortliche auf einen Blick, ob Mitarbeitende pünktlich, zu früh oder zu spät waren.
- ✓Drei Status: Zu früh, Pünktlich oder Zu spät — automatisch berechnet
- ✓Abweichung in Minuten: z. B. -30 Min. (zu früh) oder +10 Min. (zu spät)
- ✓Messung am Schichtbeginn: Nicht am Toleranzfenster, sondern an der tatsächlichen Schichtzeit
- ✓Keine Fehlalarme: Frühankünfte werden erkannt und zählen als anwesend, wenn der Mitarbeiter zum Schichtbeginn noch arbeitet
Zeiterfassung per App & Offline-Modus
Tiefgarage, Keller, Technikraum – gerade dort, wo gestempelt wird, fehlt oft der Empfang. Die App speichert Scans deshalb offline und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netz verfügbar ist: Kein Stempel geht verloren, keine Nacharbeit im Büro. Wie das technisch funktioniert, zeigt die Cloud-Architektur mit Offline-Modus.
- ✓Offline: QR-Code, NFC-Chip und Knopf funktionieren in der App auch ohne Netz. Die App sendet die Stempel nach, sobald wieder Empfang da ist.
Sicherheit, Datenschutz & Standortprüfung
Standortprüfung heißt bei LiteLog: Ohne Stempelzone prüft LiteLog den Standort nur im Moment des Ein- und Ausstempelns gegen die gezeichnete Objektfläche — nicht dazwischen.
- ✓DSGVO-konforme Anwesenheitserfassung: Rechtssichere Verarbeitung personenbezogener Daten.
- ✓Hosting in Deutschland & Zugriffsrechte: Daten bleiben in Deutschland, Zugriff nur für berechtigte Rollen.
- ✓Standortprüfung: Die Objektfläche zeichnen Sie auf der Karte. Die Standortprüfung läuft per GPS-Zone oder Beacon, nur im Moment des Ein- und Ausstempelns. Per GPS zählt die Objektfläche plus 40 Meter. Wer außerhalb steht oder keinen Standort liefert, kann nicht stempeln. Beim Beacon gilt das, wenn er außer Reichweite ist. Ohne Standortprüfung wird eine Stempelung von außerhalb als „Außerhalb des Bereichs“ vermerkt und zählt im Manipulationsschutz. Keine Bewegungsprofile, kein Dauer-Tracking.
- ✓Stempelzone (optional): Sie zeichnen die Stempelzone auf der Objektkarte. Betreten stempelt automatisch ein, Verlassen warnt oder stempelt automatisch aus, je Objekt einstellbar. Diese Auswertung läuft während der Schicht und nur bei aktiver App; gespeichert werden ausschließlich die Zonen-Ereignisse, weiterhin keine Bewegungsprofile.
- ✓Beacon-Nachweis: Ein Bluetooth-Beacon bestätigt beim Stempeln die Nähe zum Objekt. Das funktioniert auch in Keller und Tiefgarage, wo GPS versagt. Die Reichweite liegt ab Werk bei 3 Metern und lässt sich je Beacon in der App einstellen. Koppeln müssen Sie nichts.
- ✓Gegen abfotografierte Codes: Einen QR-Code kann man abfotografieren. Schalten Sie deshalb die Standortprüfung dazu oder nehmen Sie NFC-Chips, die sich nicht abfotografieren lassen. Es gibt Chips für Metall und Chips, die beim Abreißen kaputtgehen. Eigene Chips können Sie auch nutzen.
- ✓Vorgetäuschter Standort: Auf Android-Geräten erkennt die App einen simulierten Standort. Die Buchung bekommt dann den Vermerk „Standort simuliert“.
- ✓Ausnahmen mit Grund: Kann ein Mitarbeiter nicht scannen, startet er ohne Scan nur mit Pflicht-Grund. Der Grund steht im Protokoll, und die Objektleitung bekommt eine Meldung.
- ✓Lückenlose Dokumentation: Jeder Eintrag speichert Methode und Standort-Status; Korrekturen bleiben mit Bearbeiter im Verlauf sichtbar.
- ✓Regeln je Objekt: Jedes Objekt bekommt Regeln: Mindestdauer je Einsatz, Pausen, Sperrzeiten, automatisches Ausstempeln und Ausnahmen. Eine Stempelzone stempelt beim Betreten ein und warnt beim Verlassen. Eine Sperrzone warnt mit Ihrem Text, wenn jemand sie betritt; das Ereignis bleibt gespeichert. Den Stempel-QR drucken Sie direkt vom Objekt-Dashboard.
- ✓Objekt-Einstellungen: In den Objekt-Einstellungen schalten Sie Module je Objekt ein oder aus: Aufgaben & Rundgänge, Zeiterfassung, Meldungen & Formulare, Ablage, Material, Buchungen, Team-Chat, Lebendmeldung. Firmenweite Regeln gelten automatisch, nur Abweichungen stehen am Objekt. Der Manipulationsschutz legt je Funktion fest, ob LiteLog den Standort per GPS-Zone oder Beacon prüft.
- ✓Rechtlich: Was bei der Zeiterfassung mit GPS erlaubt ist, erklärt der Ratgeber mit Prüfliste für die Betriebsvereinbarung.
Automatisch stempeln mit der Stempelzone
Die Stempelzone eignet sich für Flächen und Außenbereiche, in denen es keinen festen Stempelpunkt gibt. Sie zeichnen die Stempelzone auf der Objektkarte. Betreten stempelt automatisch ein, Verlassen warnt oder stempelt automatisch aus, je Objekt einstellbar. Jede Stempelung dokumentiert die Methode – der Nachweis zeigt, wie gestempelt wurde.
- ✓Für Flächen und Außenbereiche: überall dort, wo ein fester Stempelpunkt nicht passt.
- ✓Optional je Objekt: die Automatik schalten Sie nur dort ein, wo sie sinnvoll ist.
- ✓Methode im Nachweis: jede Stempelung dokumentiert, wie sie entstanden ist.
- ✓Ohne Fehlbuchungen: Die Automatik stempelt erst nach zwei bestätigten Positionen und nur bei geöffneter App. Danach pausiert sie fünf Minuten, damit Hin- und Herlaufen am Rand nicht ständig stempelt.
- ✓Für den Manipulationsschutz: Ein Objekt gilt im Manipulationsschutz erst als erfüllt, wenn zusätzlich zur Standortprüfung eine Stempelzone gezeichnet ist.
Individuelle Lösungen für Ihre Organisation
Wenn Sie besondere Prozesse, Nachweispflichten oder Integrationen benötigen, entwickeln wir mit Ihnen eine individuelle Lösung auf Basis von LiteLog.
- ✓Individuelle Prozesse statt Standardabläufe
- ✓Anbindung an bestehende Systeme
- ✓Persönliche Beratung und Umsetzung
Vom Scan zur Abrechnung
Der QR-Scan ist nur der erste Schritt: Aus Stempeln werden Auswertungen, aus Auswertungen Nachweise und Exporte für Lohn und Kundenrechnung. Fehlt jemand, greift unterwegs die Alarmierung.
Digitale Anwesenheit, die sich einfügt.
Sieben Methoden, die bestehende Abläufe nicht stören, sondern verlässlich abbilden.
QR-Code Scan
QR-Codes lassen sich sofort ausdrucken oder auf einem Bildschirm anzeigen. Alles, was benötigt wird, ist ein Smartphone mit Kamera und die LiteLog App. Der Scan ordnet den Nutzer automatisch dem richtigen Standort und der passenden Schicht oder Veranstaltung zu. So checkt sich jeder korrekt ein – ohne Erklärung, ohne Fehler. Ideal für Klassenräume, Vorlesungen und große Gruppen.
Erfassungsmethoden
Fünf Pakete je Objekt. Sie wählen, Ihr Team stempelt.
Fünf Pakete je Objekt: QR-Code mit der App, NFC-Chip mit der App, Knopf in der App, Web-Check-in ohne App, eigene Auswahl. Beacon oder GPS-Zone prüfen zusätzlich den Ort. Die Zeit landet immer in derselben Anwesenheitsliste.
| Methode | Wann sinnvoll | Hardware | Preis ab |
|---|---|---|---|
| Knopfdruck in der App, optional mit GPS-ZoneDie Person tippt in der LiteLog-App auf Einstempeln. Die Standortprüfung bestätigt den Ort: Objektfläche plus 40 Meter, außerhalb sperrt die App. Der Knopf geht auch offline. | Eigene Handys, viele wechselnde Objekte, keine Hardware am Objekt. | Keine. | kostenlos |
| QR-Code am ObjektDie Person scannt den Aufkleber mit der LiteLog-App. Der Code enthält keine Daten, nur den Verweis aufs Objekt. Gegen Fotos vom Code hilft die Standortprüfung oder NFC. | Günstig und schnell, viele kleine Objekte. | QR-Code aus dem Portal, selbst gedruckt. | kostenlos |
| NFC-Chip am ObjektDie Person hält das Handy an den Chip. Einen Chip kann niemand abfotografieren. Auf Wunsch gibt es Chips, die beim Abreißen kaputtgehen. | Fälschungssicher, auf Metall, in Klinik und Nacht. | NFC-Chip je Objekt, für Metall die Metall-Variante. Eigene Chips gehen auch. | NFC-Chip 1,80 € je StückPackung ab 44,99 €NFC-Chip für Metall 2,00 € je StückPackung ab 29,99 € |
| Persönlicher Chip oder Karte am LesegerätEin NFC-Lesegerät am Objekt, jede Person hält ihre Karte daran. Kommen und Gehen ohne privates Handy. | Kolonnen ohne private Handys, Hygienebereiche, Werkhallen und Eingänge. | NFC-Lesegerät (Strom und WLAN) plus Karte oder Chip je Person. | NFC-Karte 1,60 € je StückPackung ab 39,99 €Lesegerät auf Anfrage |
| Web-Check-in ohne AppChip oder Code öffnen eine Seite im Browser. Die Person tippt ihre Personalnummer, auf Wunsch mit PIN. Am Tablet am Eingang wechselt der Code alle drei Minuten. | Fremdfirmen, Subunternehmer und Aushilfen ohne App. | QR-Code (kostenlos) oder NFC-Chip. | NFC-Chip 1,80 € je StückPackung ab 44,99 €oder QR-Code kostenlos |
| Eigene Auswahl je ObjektMethoden gelten je Objekt und getrennt für Ein- und Ausstempeln. Vor Ort lassen sich QR und NFC kombinieren. | NFC nur an manchen Standorten, der Rest per QR oder Knopf. | Je nach Objekt. | je nach Objekt |
| Beacon als StandortprüfungEin Bluetooth-Beacon prüft beim Stempeln, ob das Handy nah am Objekt ist, und schlägt das Objekt vor. Er stempelt nicht selbst. Außer Reichweite sperrt die App. | Wo GPS nicht reicht, etwa im Keller oder in der Tiefgarage. | Beacon je Objekt. | auf Anfrage |
Shop-Preise netto, Stand 27.10.2026.
LiteLog rechnet nach der Zahl Ihrer Mitarbeiter ab: drei Festpreise, gezählt wird jedes angelegte Mitarbeiterkonto. Objekte, Räume und Geräte sind unbegrenzt, Kundenzugänge zählen nicht.
Broschüre für digitale Zeiterfassung
Arbeitszeiten, Pausen und Auswertungen – transparent und rechtssicher.
Einfache Erfassung per App
Automatische Pausenregeln
Export für Lohn & Controlling
Fragen zur digitalen Zeiterfassung
FAQ – Digitale Zeiterfassung mit LiteLog
Welche Vorteile bietet die Zeiterfassung mit QR-Code gegenüber klassischen Methoden?
QR-Code-Zeiterfassung ist schneller, zuverlässiger und fälschungssicherer als Stempelkarten oder Excel-Listen. Mitarbeitende scannen den Code am Einsatzort — ohne Papierkram und ohne Hardware-Pflicht. Der Zeitstempel ist automatisch mit Objekt und Schicht verknüpft, Fehler bei der Nacherfassung entfallen vollständig. Für Teams ganz ohne Smartphone bietet LiteLog zusätzlich stationäre Terminals und die Anwesenheitserfassung per WhatsApp oder Telegram.
Gibt es eine Zeiterfassung mit integrierter Projektverwaltung?
LiteLog erfasst Arbeitszeiten pro Objekt, Bereich oder Tätigkeit — damit Zeiten direkt dem passenden Projekt, Kunden oder Einsatzort zugeordnet werden. Für klassische Projektverwaltung mit Tickets und Aufgabenstrukturen arbeitet LiteLog mit externen Systemen zusammen, per CSV- oder PDF-Export.
Welche Zeiterfassungssysteme bieten automatische Pausenerkennung?
Moderne Zeiterfassungssysteme wie LiteLog erkennen Pausen regelbasiert: Ab einer definierten Arbeitsdauer — zum Beispiel 30 Minuten nach 6 Stunden — wird die Pause automatisch abgezogen. Die Pausenregeln lassen sich je Objekt und Wochentag unterschiedlich festlegen; alternativ erfassen die Mitarbeitenden ihre Pausen manuell.
Welche cloudbasierten Zeiterfassungssysteme sind empfehlenswert?
Empfehlenswert sind Cloud-Lösungen mit deutschem Hosting, DSGVO-Konformität und mobiler App. LiteLog erfüllt diese Kriterien und hostet in Frankfurt auf deutschen Servern. Daten sind verschlüsselt, die App läuft auf allen gängigen Smartphones und benötigt keine Installation auf dem Firmen-PC.
Gibt es eine kostenlose App zur Zeiterfassung mit QR-Code?
LiteLog bietet einen kostenlosen Teststart an, mit dem QR-Code-Zeiterfassung ohne finanzielle Vorabinvestition ausprobiert werden kann. Rein kostenlose Lösungen existieren am Markt, bieten aber meist nur Basisfunktionen ohne Objekt- oder Schichtbezug.
Welche Anbieter gibt es für QR-Code-basierte Arbeitszeiterfassung?
Die Anbieter unterscheiden sich in zwei Gruppen: generische Zeiterfasser, die nur Start- und Endzeit erfassen, und branchenspezifische Lösungen wie LiteLog, die Anwesenheit, Objekt und Schicht integrieren. Für Reinigung, Hausmeister und Sicherheit ist die zweite Variante meist besser geeignet.
Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung bezeichnet die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten über Software statt Papierlisten oder Excel. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende werden digital gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar auswertbar.
Wie funktioniert digitale Zeiterfassung mit LiteLog?
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten per App, zum Beispiel durch das Scannen eines QR-Codes oder über weitere definierte Erfassungsmethoden. Start, Ende und Pausen werden automatisch dokumentiert und dem richtigen Objekt oder Einsatz zugeordnet.
Was unterscheidet LiteLog von einfacher Zeiterfassung?
Einfache Zeiterfassung erfasst nur Zeit. LiteLog ergänzt die Zeiterfassung um Anwesenheits-, Standort- und Objektbezug. So lässt sich nachvollziehen, wer wann tatsächlich vor Ort war – besonders wichtig bei entfernten oder nicht einsehbaren Einsatzorten.
Ist Zeiterfassung in Deutschland verpflichtend?
Nach aktueller Rechtsprechung sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Die konkrete technische Umsetzung ist nicht im Detail vorgeschrieben. Digitale Zeiterfassung unterstützt dabei eine nachvollziehbare und prüfbare Dokumentation.
Wie verhindert LiteLog falsche oder manipulierte Zeiteinträge?
Durch objektbezogene QR-Codes, feste Erfassungsmethoden und automatische Zeitstempel wird sichergestellt, dass Zeiten korrekt erfasst werden. Optional prüft die Standortprüfung per GPS oder Beacon, dass das Ein- und Ausstempeln tatsächlich vor Ort erfolgt. Per GPS zählt die gezeichnete Objektfläche plus 40 Meter. Wer außerhalb steht, kann nicht stempeln. Ohne Standortprüfung wird eine Stempelung von außerhalb als „Außerhalb des Bereichs“ vermerkt und zählt im Manipulationsschutz. Ohne Stempelzone wird nur im Moment der Buchung geprüft, es entstehen keine Bewegungsprofile.
Können Arbeitszeiten exportiert und weiterverarbeitet werden?
Ja. Erfasste Arbeitszeiten lassen sich exportieren, zum Beispiel für Lohnabrechnung, Controlling oder die Weiterverarbeitung in externen Systemen.
Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
LiteLog stempelt automatisch aus, wenn jemand es vergisst, zum Schichtende oder nach einer Höchstdauer. Auch überlange Pausen werden automatisch begrenzt. Nachträgliche Korrekturen bleiben möglich und werden lückenlos protokolliert.
Wie werden Verantwortliche alarmiert, wenn niemand einstempelt?
LiteLog benachrichtigt automatisch per E-Mail, Push-Nachricht, SMS oder Sprachanruf – zum Beispiel wenn zum Schichtbeginn niemand einstempelt oder eine Anmeldung fehlt. So fällt ein Ausfall sofort auf, nicht erst am Monatsende.
Sind Zeitkorrekturen revisionssicher nachvollziehbar?
Ja. Jede Änderung an erfassten Zeiten wird mit Zeitstempel, Verursacher und Grund im Prüfprotokoll festgehalten. Zusätzlich erkennt die App auf Android-Geräten einen vorgetäuschten Standort und vermerkt „Standort simuliert“ an der Buchung. Das macht die Zeiterfassung belastbar für interne Prüfungen und Kundennachweise.
Kann ich aus der Anwesenheit eine Evakuierungsliste erstellen?
Ja. Aus der Live-Anwesenheit erzeugt LiteLog jederzeit eine aktuelle Evakuierungsliste: Wer ist gerade im Gebäude oder auf dem Gelände? Im Notfall steht die Liste sofort bereit – auch als Export.
Kann LiteLog automatisch ein- und ausstempeln?
Ja, mit der Stempelzone. Sie zeichnen sie auf der Objektkarte. Betritt eine Person die Stempelzone, stempelt die LiteLog-App automatisch ein; beim Verlassen warnt sie oder stempelt automatisch aus, je Objekt einstellbar. Jede Stempelung dokumentiert die verwendete Methode.
Was ist ein digitaler Ortsnachweis?
Ein digitaler Ortsnachweis belegt fälschungssicher, dass eine Person zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort war. In LiteLog entsteht er durch den Scan eines QR-Codes oder NFC-Chips am Objekt, auf Wunsch geprüft gegen eine GPS-Zone oder einen Beacon. Zeit, Ort und Person werden gespeichert und gehen mit dem Leistungsnachweis an den Auftraggeber.