Flüchtlingsunterkunft
NFC-basierte Anwesenheitserfassung für über 300 Bewohner
Erfolgsmetriken
Zielgruppe
Betreiber von Flüchtlingsunterkünften, Gemeinschaftsunterkünften und sozialen Wohneinrichtungen mit 100–1.000+ Bewohnern. Die Zielgruppe umfasst Einrichtungsleiter, Sozialdienste und anwesende Verwaltungsmitarbeitende, die eine einfache, datenschutzkonforme Lösung für die Anwesenheitsdokumentation benötigen – insbesondere für behördliche Meldungen, Abrechnungen und Notfallsituationen.
Die Herausforderung
Manuelle Listen führten zu unleserlichen Einträgen und Datenschutzproblemen – sensible Daten lagen offen aus.
Bei behördlichen Anfragen (z. B. Polizei nachts) war unklar, ob Bewohner auf dem Gelände oder außerhalb waren.
Abrechnungen mit Behörden erforderten präzise Anwesenheitsnachweise – papierbasierte Systeme waren nicht ausreichend.
Keine Echtzeitübersicht über aktuelle Belegung und Anwesenheit der Bewohner.
Hoher administrativer Aufwand durch manuelle Datenerfassung und -auswertung.
“Wenn nachts die Polizei kam und nach einem Bewohner fragte, mussten wir erst umständlich in Papierlisten suchen – oft ohne schnelle Antwort.”
Die Geschichte
Die Flüchtlingsunterkunft betreut über 300 Bewohner und stand vor der Herausforderung, Anwesenheiten datenschutzkonform und effizient zu dokumentieren. Besonders in Notfallsituationen – etwa bei behördlichen Anfragen nachts – war eine schnelle Auskunft erforderlich.
Die Einrichtung implementierte LiteLog mit einem NFC-Scanner am Eingang. Jeder Bewohner erhielt einen personalisierten NFC-Chip, den er beim Betreten und Verlassen des Geländes scannt. Die Daten werden verschlüsselt in Echtzeit erfasst und sind nur für autorisiertes Personal einsehbar.
Georg, der Ansprechpartner der Einrichtung, nutzt das System für verschiedene Zwecke: Echtzeit-Übersicht über die Anwesenheit, automatisierte Abrechnungsberichte für Behörden und schnelle Auskunft bei behördlichen Anfragen. Die Bewohner akzeptieren das System, da es einfach zu bedienen ist und ihre Privatsphäre schützt.
“Mit LiteLog können wir bei behördlichen Anfragen innerhalb von Sekunden sagen, ob ein Bewohner auf dem Gelände ist. Das schafft Sicherheit für alle Beteiligten.”
Die Ergebnisse
Echtzeitübersicht über Anwesenheit: Sofortige Auskunft, ob Bewohner auf dem Gelände oder außerhalb sind.
70 % weniger Verwaltungsaufwand: Automatisierte Berichte für behördliche Abrechnungen ersetzen manuelle Listen.
DSGVO-konform: Verschlüsselte Datenerfassung und rollenbasierte Zugriffsrechte schützen sensible Daten.
Schnellere Notfallreaktion: Bei behördlichen Anfragen kann sofort Auskunft gegeben werden.
Höhere Akzeptanz: Einfache Bedienung und Datenschutz führen zu hoher Akzeptanz bei Bewohnern.
Die Erfahrung
LiteLog hat unsere Anwesenheitserfassung revolutioniert. Früher hatten wir Papierlisten, die datenschutzrechtlich problematisch und bei Anfragen unpraktisch waren. Jetzt haben wir ein System, das DSGVO-konform ist, einfach zu bedienen und extrem zuverlässig. Besonders in Notfallsituationen – wenn etwa nachts die Polizei nach einem Bewohner fragt – können wir sofort Auskunft geben. Die automatisierten Berichte für Behörden sparen uns Stunden an Arbeit. Die Bewohner kommen problemlos mit dem System zurecht, und wir haben endlich die Transparenz, die wir brauchen. Für jede Einrichtung mit hoher Bewohnerzahl ist LiteLog eine enorme Erleichterung.