KI-Dokumentenablage
Wo liegt der Schließplan? Was gilt bei Alarm im Objekt Nord? Objektpläne, Anweisungen und Notfallinfos liegen zentral in LiteLog und sind in der App immer dabei — auch offline im Keller.
Was die Dokumentenablage umfasst
Ein Ziel: Jede Information liegt dort, wo gearbeitet wird – am Objekt, in der App, auch offline.
Zentrale Ablage
Objektpläne, Anweisungen und Notfallinfos an einem Ort statt in Ordnern und Chats.
Am Objekt zugeordnet
Jedes Dokument hängt am richtigen Objekt – pro Objekt ein- und ausschaltbar.
Offline in der App
Auch ohne Empfang im Keller oder Technikraum abrufbar.
Fragen statt suchen
Freigegebene Dokumente kennt der KI-Chat – Antworten aus Ihren Unterlagen.
Alles am Objekt: Pläne, Anweisungen, Notfallinfos
Wo liegt der Schließplan? Was gilt bei Alarm im Objekt Nord? Statt Aktenordner im Büro liegt die Antwort dort, wo sie gebraucht wird.
- ✓Hochladen und zuordnen: Dokumente landen zentral im Portal und hängen am jeweiligen Objekt.
- ✓In der App am Einsatzort: Mitarbeitende öffnen Pläne und Anweisungen direkt am Objekt – ohne Anruf beim Objektleiter.
- ✓Pro Objekt steuerbar: Der Dokumente-Bereich lässt sich je Objekt ein- oder ausschalten.
Fragen statt suchen: der KI-Chat kennt Ihre Dokumente
Wo steht die Notfallnummer? Statt das PDF aufzublättern, fragt Ihr Team den KI-Assistenten Hannah direkt im Mitarbeiter-Chat – die Antwort kommt aus Ihren eigenen Unterlagen.
- ✓Je Dokument freigegeben: Nur Unterlagen, die Sie ausdrücklich für die KI freigeben, fließen in ihr Wissen ein.
- ✓Antworten aus Ihren Unterlagen: Der KI-Chat beantwortet Fragen aus den freigegebenen Objekt-Dokumenten.
- ✓Optional: Der KI-Assistent ist eine Zusatzfunktion und lässt sich je Mandant aktivieren.
Offline dabei: auch ohne Empfang
Tiefgarage, Keller, Technikraum: Genau dort werden Pläne gebraucht – und genau dort fehlt oft das Netz. Die App hält die Dokumente lokal vor, wie der gesamte Offline-Modus von LiteLog.
- ✓Lokal auf dem Gerät: Dokumente der zugeordneten Objekte sind ohne Verbindung abrufbar.
- ✓Automatisch synchronisiert: Aktualisierungen erreichen alle Geräte, sobald wieder Netz da ist.
- ✓Keine Papier-Ordner: Es kursiert keine veraltete Fassung mehr – zentral ersetzt gilt überall.
Beispiel: die Onboarding-Kette
Der erste Arbeitstag am neuen Objekt: Statt Einweisungs-Marathon findet der neue Kollege Objektplan, Anweisungen und Notfallinfos direkt in der App – auch offline. Zusammen mit eigenen Feldern am Mitarbeiterprofil und der App in seiner Sprache ist er ab dem ersten Einsatz arbeitsfähig.
FAQ
Häufige Fragen zur Dokumentenablage (FAQ)
Welche Dokumente kann ich in LiteLog ablegen?
Alles, was Ihr Team am Objekt braucht: Objektpläne, Arbeits- und Wartungsanweisungen, Notfallinformationen, Telefonlisten oder Einweisungsunterlagen. Sie laden die Dateien zentral hoch und ordnen sie Objekten zu.
Kann die KI Fragen zu meinen Dokumenten beantworten?
Ja. Dokumente, die Sie dafür freigeben, fließen in das Wissen des KI-Assistenten ein. Ihr Team stellt die Frage im Chat – die Antwort kommt aus den freigegebenen Unterlagen. Die Freigabe erfolgt bewusst je Dokument, die KI-Funktion ist optional.
Funktioniert der Zugriff auch offline?
Ja. Die App hält die Dokumente der zugeordneten Objekte lokal vor – Mitarbeitende öffnen sie auch im Keller oder Technikraum ohne Empfang. Sobald wieder Netz da ist, synchronisiert die App Aktualisierungen automatisch.
Wer sieht die abgelegten Dokumente?
Mitarbeitende sehen in der App die Dokumente der Objekte, denen sie zugeordnet sind. Pro Objekt lässt sich der Dokumente-Bereich ein- oder ausschalten.
Wie halte ich Dokumente aktuell?
Sie ersetzen die Datei einmal zentral im Portal – alle Geräte erhalten die neue Fassung automatisch. Veraltete Kopien in Papier-Ordnern oder WhatsApp-Verläufen gehören damit der Vergangenheit an.
Ist die Dokumentenablage dasselbe wie die Dokumente in LiteBill?
Nein. Die Dokumentenablage enthält Einsatz-Unterlagen am Objekt für Ihr Team. LiteBill verwaltet kaufmännische Dokumente wie Angebote und Rechnungen und ist Teil des Rechnungs-Pakets.