Material & Ausstattung
Das leere Regal fällt zuerst Ihrem Kunden auf. Mit LiteLog melden sich Ihre Objekte, bevor es so weit ist: belegbarer Bestand, Alarm beim Mindestbestand, Nachschub mit Freigabe. Und jede Ausgabe ist mit Unterschrift quittiert.
Was Material & Ausstattung umfasst
Ein Ziel: jederzeit wissen, was am Objekt ist — und jede Zahl belegen können.
Journal statt Liste
Jede Auffüllung, Entnahme und Korrektur ist eine Buchung — der Bestand wird errechnet.
Mindestbestand-Alarm
Ampel je Artikel und automatische Benachrichtigung, bevor etwas fehlt.
Ausgabe mit Unterschrift
Dienstkleidung, Schlüssel, Funkgeräte — quittiert am Bildschirm, Beleg als PDF.
Verbrauchsnachweis
Zugänge, Abgänge und Kosten je Objekt und Zeitraum — als CSV oder PDF.
Wie führen Gebäudedienstleister Verbrauchsmaterial und Lager je Objekt?
Reinigungsmittel, Handschuhe, Leuchtmittel: An jedem Objekt liegt Material, und niemand weiß verlässlich, wie viel. LiteLog führt den Bestand je Objekt — nicht als gepflegte Zahl, sondern als Journal: Jede Auffüllung, Entnahme und Korrektur ist eine Buchung, der Bestand ist die Summe ab der jüngsten Zählung.
- ✓Bestand wird errechnet, nicht gepflegt: Jede Bewegung ist eine Buchung im Journal — jede Zahl lässt sich bis zur Buchung zurückverfolgen.
- ✓Artikelstamm einmal, Bestände je Objekt: Bezeichnung, Einheit, Kategorie und Einkaufspreis pflegen Sie zentral; geführt wird der Bestand am einzelnen Objekt.
- ✓Mehrere Lager, ein Verfahren: Neben dem Objekt führen Sie Bestände in Lagern — mit Umlagerung von Lager zu Lager, einem Standard-Lager je Objekt und Lager-Sichtbarkeit je Person.
- ✓Optional je Objekt: Sie schalten das Modul nur dort ein, wo es gebraucht wird — bei Reinigungs- und Hausmeister-Objekten ist es bei der Anlage voreingeschaltet.
- ✓Kein Bestellwesen: Keine Lieferanten, keine Bestellungen — LiteLog führt Bestand, Lager und Nachweis, nicht den Einkauf.
Ampel-Status und Mindestbestand: Nachschub, bevor etwas fehlt
Dass das Reinigungsmittel leer ist, merkt sonst die Frühschicht — LiteLog merkt es vorher. Je Artikel und Objekt hinterlegen Sie Mindestbestand und Zielmenge; der Ampel-Status macht die Lage auf einen Blick sichtbar, und beim Unterschreiten der Schwelle wird automatisch benachrichtigt.
- ✓Ampel je Artikel: Genug, Knapp, Leer — dazu „Zählung nötig", wenn der rechnerische Bestand negativ wird, und „Kein Soll" für Artikel ohne Mindestmenge; 0 Stück zeigen immer „Leer".
- ✓Alarm einmal je Unterschreitung: Fällt der Bestand unter den Mindestbestand, benachrichtigt LiteLog automatisch — ohne Dauerfeuer bei jedem weiteren Abgang.
- ✓Auch als Workflow-Auslöser: „Material unter Mindestbestand" steht in der Automatisierung bereit — für eigene Empfänger und Eskalationen.
- ✓Zielmenge fürs Auffüllen: Anforderungen schlagen die Differenz aus Zielmenge und Bestand vor.
Verbrauch dort erfassen, wo er entsteht: beim Aufgabenabschluss
Eine Bestandsführung scheitert selten am Portal — sie scheitert daran, dass vor Ort niemand Zeit für Formulare hat. Deshalb hängt die Erfassung am Arbeitsschritt, den es ohnehin gibt: dem Abschluss der Aufgabe in der LiteLog-App.
- ✓Vorbelegt statt getippt: Das erwartete Material der Aufgabe füllt den Materialschritt vor — ein Tipp bestätigt, nur Abweichungen werden geändert.
- ✓Offline-fähig: Auch im Keller ohne Empfang wird gebucht; synchronisiert wird automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.
- ✓Sauberes Journal nebenbei: Jeder bestätigte Abschluss wird zur Buchung — der Verbrauchsnachweis entsteht im Tagesgeschäft.
- ✓Kachel „Material" auf dem Startbildschirm: Buchen, Zählen und Anfordern erreichen Mitarbeitende direkt vom App-Start — auch ohne offene Aufgabe.
Verbrauchsmaterial je Reinigungsdurchgang: an Raststätten, Standorten und Objekten
Beispiel Raststätte: Für die Sanitärreinigung hinterlegen Sie Papierhandtücher, Müllbeutel und Desinfektionsmittel je Durchgang als Entnahme an der Aufgabe. Schließt die Reinigungskraft den Durchgang in der App ab, bucht LiteLog den Verbrauch vom Bestand des Standorts. Sinkt ein Artikel unter die Mindestmenge, schlägt die Ampel an — und die Anforderung ist mit einem Tipp gestellt.
- ✓Richtung je Artikel: Erwartetes Material an der Aufgabe ist Entnahme oder Auffüllung — je nachdem, ob der Durchgang Material verbraucht oder den Spender nachfüllt.
- ✓Abweichung mit einem Tipp: Die Vorgabe ist vorbelegt; wer mehr oder weniger gebraucht hat, ändert nur die Menge.
- ✓Bericht Soll/Ist je Aufgabe: Vorgabe mal Abschlüsse gegen die gebuchten Mengen — die Abweichung je Artikel und Objekt steht im Bericht.
- ✓Nachweis mit Person, Zeit und Eingang: Jede Buchung trägt, wer sie wann erfasst hat und wann sie eingegangen ist — nachträglich Erfasstes bleibt erkennbar.
Ausstattung an Personen: Ausgabe mit Unterschrift und Beleg
Dienstkleidung, Schlüssel, Funkgeräte: Was an Personen ausgegeben wird, braucht einen anderen Nachweis als Verbrauchsmaterial. LiteLog führt je Person ein Ausstattungskonto — mit Unterschrift bei der Ausgabe und einem Beleg, der im Zweifel die Diskussion beendet.
- ✓Drei Artikel-Arten: Verbrauchsmaterial, Ausstattung nach Menge (etwa Dienstkleidung) und Einzelstücke mit Seriennummer — Funkgeräte, Maschinen, Schlüssel.
- ✓Ausgabe mit Unterschrift: Die Person quittiert am Bildschirm, der Ausgabe-Beleg entsteht als PDF.
- ✓Exemplare eindeutig: Seriennummer, NFC-Chip oder QR-Etikett je Einzelstück; Status Verfügbar, Ausgegeben, Verloren, Ausgemustert.
- ✓Rücknahme, Verlust, Übergabe: Auch die Schichtübergabe von Person zu Person wird gebucht — im Portal oder per Geräte-Scan in der App, offline-fähig. Ein Verlust braucht einen Grund (Verloren, Defekt, Sonstiges), auf Wunsch mit Notiz und Nachweisfoto aus der eigenen Ausstattung.
Anforderungen mit Freigabe: Nachschub auf geordnetem Weg
„Bring beim nächsten Mal Müllbeutel mit" — per Zuruf geht so etwas verloren. In LiteLog ist die Materialanforderung ein Vorgang mit Status: angefordert, freigegeben oder abgelehnt, erfüllt. Jeder Beteiligte sieht, woran er ist.
- ✓Drei Wege, ein Verfahren: Mitarbeitende fordern in der App an (auch offline), der Innendienst am Objekt, Ihr Auftraggeber über das Kundenportal-Modul Material — als eigener Baustein freischaltbar.
- ✓Bestand sichtbar, Fehlmenge vorgeschlagen: Die App zeigt je Artikel den Bestand am Objekt; der erste Tipp setzt die Fehlmenge bis zum Soll, „Alles auf Soll auffüllen" stellt die ganze Liste auf einmal.
- ✓Freigabe durch Leitungsrollen: Freigeben, ablehnen (auf Wunsch mit Begründung) oder erfüllen — Erfüllen bucht die Positionsliste aus einem wählbaren Lager: Wareneingang am Objekt, Abgang im Lager.
- ✓Status statt Zuruf: Anforderer verfolgen den Stand selbst und ziehen offene Anforderungen zurück.
- ✓Automatisch informiert: Auslöser für eingegangene und entschiedene Anforderungen stehen in der Workflow-Automatisierung bereit.
Verbrauchsnachweis und Weiterberechnung
Am Ende zählt, was Sie belegen können: gegenüber dem Auftraggeber, der Buchhaltung und der eigenen Kalkulation. Fünf Berichte liefern den Nachweis je Objekt und Zeitraum — und über LiteBill wird aus dem Verbrauch ein Rechnungsentwurf.
- ✓Fünf Berichte: Bestand mit Inventurwert, Verbrauch, Journal mit Eingangszeit, Nachbestell-Liste und Soll/Ist je Aufgabe — als CSV oder PDF, auf Wunsch automatisch per Versandplan zugestellt.
- ✓Preise festgeschrieben: Jede Buchung trägt den Preis zum Buchungszeitpunkt — spätere Preisänderungen verfälschen keine alte Auswertung.
- ✓Änderungen an Vorgaben belegt: Ein Konfigurations-Audit hält fest, wer Soll-Mengen und Aufgaben-Vorgaben wann geändert hat.
- ✓Weiterberechnung über LiteBill: Verkaufspreis und Steuersatz stehen am Material-Artikel; LiteLog aggregiert den Verbrauch je Kunde und Zeitraum zu einem Rechnungsentwurf mit Positionen zum Verkaufspreis — ohne Verknüpfung mit LiteBill-Artikeln.
Bestand, Ausgabe und Anforderungen — die häufigsten Fragen zum Material-Modul
Häufige Fragen zu Material & Ausstattung (FAQ)
Was ist das Material-Modul von LiteLog?
Ein optionales Modul, das Verbrauchsmaterial und Ausstattung je Objekt führt. Der Bestand entsteht aus Buchungen im Journal und der jüngsten Zählung — jede Zahl ist damit belegbar. Dazu kommen ein Ampel-Status je Artikel, der Mindestbestand-Alarm, die Ausgabe an Personen mit Unterschrift, Materialanforderungen mit Freigabe und der Verbrauchsnachweis als Bericht.
Wie bleibt der Bestand korrekt, ohne dass ständig jemand zählt?
Der Bestand wird nicht als Zahl gepflegt, sondern errechnet: Jede Auffüllung, Entnahme und Korrektur ist eine Buchung im Journal, der Bestand ist die Summe ab der jüngsten Zählung. Läuft etwas auseinander, zeigt der Status „Zählung nötig" es an — dann wird einmal gezählt, und die Kette stimmt wieder.
Wie erfahre ich, dass Material zur Neige geht?
Je Artikel und Objekt hinterlegen Sie einen Mindestbestand. Ein Ampel-Status zeigt jederzeit Genug, Knapp oder Leer; unterschreitet der Bestand die Schwelle, benachrichtigt LiteLog automatisch — einmal je Unterschreitung, nicht als Dauerfeuer. Der Auslöser steht auch in der Workflow-Automatisierung bereit, etwa für eigene Empfänger oder Eskalationen.
Können Mitarbeitende und Auftraggeber Material anfordern?
Ja. Mitarbeitende fordern in der LiteLog-App an — auch offline —, der Innendienst direkt am Objekt, und Ihr Auftraggeber über das Modul Material im Kundenzugang, das Sie als eigenen Baustein freischalten. Über die Freigabe entscheiden Leitungsrollen: freigeben, ablehnen oder erfüllen. Erfüllen bucht die Nachfüllung direkt ins Journal, und Anforderer verfolgen den Stand selbst.
Ersetzt das Material-Modul mein Bestellwesen?
Nein, bewusst nicht. Es gibt keine Lieferanten und keine Bestellungen in LiteLog. Lager gibt es sehr wohl: mehrere Lager, Umlagerung von Lager zu Lager und ein Standard-Lager je Objekt. Das Modul führt Bestand und Nachweis und sagt Ihnen geordnet, was am Objekt gebraucht wird — bestellt wird weiterhin auf Ihrem gewohnten Weg.
Kann ich den Materialverbrauch an meine Kunden weiterberechnen?
Ja. Grundlage sind Verkaufspreis und Steuersatz, die Sie am Material-Artikel hinterlegen — eine Verknüpfung mit LiteBill-Artikeln ist nicht nötig. LiteLog aggregiert den Verbrauch eines Zeitraums über die Objekte des Kunden und erstellt daraus einen Rechnungsentwurf mit Positionen zum Verkaufspreis. Voraussetzung ist das Rechnungs-Paket LiteBill.
Kann ich mit dem Material-Modul auch meinen Fuhrpark verwalten?
Ja, ohne eigenes Fuhrpark-Modul. Jedes Fahrzeug ist ein Einzelstück mit dem Kennzeichen als Seriennummer; FIN, Erstzulassung, nächste HU und Kraftstoff stehen in eigenen Feldern. Fahrzeugschlüssel, Tankkarten und Reifensätze sind weitere Einzelstücke, eingelagerte Reifen liegen in einem Reifenlager. Der Fahrer übernimmt das Fahrzeug per Scan mit Unterschrift, Kilometerstand und Zustand erfasst er in einem Übergabe-Formular, das ihm beim Anmelden und Abmelden angeboten wird. Aus einem Mangel wird automatisch eine Aufgabe, HU und Inspektion laufen als wiederkehrende Aufgaben mit Erinnerung. Eine Fahrzeug-Akte je Fahrzeug und kilometerabhängige Intervalle gibt es nicht.
Muss ich das Modul für alle Objekte nutzen?
Nein. Material ist ein Opt-in-Modul und wird je Objekt eingeschaltet. Bei Reinigungs- und Hausmeister-Objekten ist es bei der Anlage voreingeschaltet, überall sonst bleibt alles unverändert, bis Sie es aktivieren.