Berichte & Formulare
Freie Formulare statt starrer Masken: Jedes Formular ohne IT digitalisieren, mobil mit digitaler Unterschrift ausfüllen — und Logik anschließen, die aus einer Mängelliste automatisch zugewiesene Aufgaben macht. Berichte gehen als revisionssicheres PDF/A an Auftraggeber.
Freie Formulare ohne IT – LiteLog passt sich an
Schadensmeldung, Übergabeprotokoll, Qualitätskontrolle: Bauen Sie jedes Formular digital nach – ohne Programmierung. Felder zusammenstellen, Pflichtfelder festlegen, veröffentlichen; ab dann füllt Ihr Team es in der App aus, mit Foto und digitaler Unterschrift direkt auf dem Smartphone. So passt sich LiteLog Ihrem Ablauf an, nicht umgekehrt.
- ✓17 Feldtypen, Pflichtfelder und Bedingungen
- ✓Digitale Unterschrift – auf Wunsch mit Gegenzeichnung des Kunden
- ✓Ohne Programmierung, direkt in den Einstellungen
- ✓Sofort in der App verfügbar
Qualitätskontrolle mit Punktesystem
Für die Qualitätskontrolle zählt nicht nur, dass geprüft wurde – sondern wie gut. Vergeben Sie Punkte je Antwort und legen Sie eine Bestehensgrenze in Prozent fest. Im fertigen Bericht steht dann: bestanden oder nicht bestanden.
Meldet jemand einen Mangel, verlangt das Formular sofort ein Foto und eine Notiz. Und fällt das Ergebnis unter Ihre Grenze, kann eine Automatik-Regel darauf reagieren. Wie Gebäudedienstleister damit ihr Qualitätsmanagement aufbauen, zeigt die Seite Qualitätsmanagement-Software.
- ✓Punkte je Antwort, Gewichtung je Feld
- ✓Bestehensgrenze in Prozent – Ergebnis im Bericht
- ✓Pflicht-Foto und Notiz bei einem Mangel
Sofort startklar: fertige Vorlagen – oder per KI erstellt
Sie starten nicht bei null: Fertige Vorlagen liegen bereit – übernehmen, anpassen, veröffentlichen. Und bestehende Papierformulare müssen Sie nicht nachbauen: PDF oder Excel hochladen oder das Formular in einem Satz beschreiben – die KI macht daraus einen Entwurf im Builder.
- ✓Fertige Vorlagen ab der ersten Minute
- ✓PDF- oder Excel-Upload wird per KI zum Entwurf
- ✓Nichts wird ungeprüft veröffentlicht
Jeder arbeitet in seiner Sprache
Viele Teams sprechen nicht nur Deutsch – und ein Formular, das niemand versteht, wird falsch ausgefüllt. Bei LiteLog legen Sie die Vorlage einmal an; auf Wunsch übersetzt die KI sie beim Veröffentlichen in 15 Sprachen. Ihre Mitarbeitenden sehen Felder, Auswahloptionen und Checklisten in ihrer Muttersprache – auch offline in der LiteLog-App. Freitext-Antworten kommen für die Objektleitung übersetzt zurück, das Original bleibt gespeichert und ist jederzeit einsehbar. Jede Übersetzung prüfen und korrigieren Sie direkt im Builder.
- ✓Eine Vorlage, 15 Sprachen – die KI übersetzt beim Veröffentlichen
- ✓Antworten kommen übersetzt zurück, das Original bleibt erhalten
- ✓Übersetzungen im Builder einsehbar und korrigierbar
Die Mängel-Kette: vom Foto zum erledigten Auftrag
Ein Formular ist bei LiteLog kein Endpunkt. Es ist ein Auslöser: An jede Antwort schließen Sie Workflows an. Meldet Ihr Team einen Mangel oder fällt eine Kontrolle unter die Bestehensgrenze, greift die Regel. Sie erstellt eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist. Sie informiert die richtigen Personen per Push. Und sie eskaliert, wenn niemand reagiert. Die KI ordnet den Mangel nach Kategorie und Schweregrad ein. So läuft der Standardfall:
Freigabe und Versand an den Kunden
Nicht jeder Bericht soll ungeprüft zum Auftraggeber. Aktivieren Sie je Vorlage die Freigabe: Eingereichte Berichte warten dann in einer Warteschlange, die Verantwortlichen werden benachrichtigt und geben frei – oder ignorieren. Bei der Freigabe formuliert die KI Betreff und Anschreiben in der Sprache des Kunden vor und bereitet die Freitexte für das PDF sprachlich auf, klar gekennzeichnet. Vor dem Senden prüfen und ändern Sie alles; das Original bleibt unverändert im Portal. Was der Auftraggeber danach sieht, zeigt der Kundenzugang.
- ✓Freigabe je Vorlage aktivierbar – freigeben oder ignorieren
- ✓KI formuliert Betreff und Anschreiben in der Kundensprache vor
- ✓Sprachlich aufbereitete PDF-Fassung, gekennzeichnet – das Original bleibt
- ✓Alles vor dem Senden editierbar, im Portal und in der LiteLog-App
Ihre Vorteile im Überblick
Alles, was Ihre Formulare erzeugen, bleibt auswertbar – und stößt auf Wunsch den nächsten Schritt automatisch an.
Passt sich Ihnen an
Eigene Formulare, eigene Bewertung, eigene Logik – Sie bilden Ihren Ablauf ab, nicht unseren.
Mit Workflows automatisierbar
Aus einem Mangel wird automatisch eine zugewiesene Aufgabe mit Frist.
Workflows ansehen →Automatischer Export
Berichte und Tabellen als PDF/A oder CSV – auf Knopfdruck oder automatisch an den Auftraggeber versendet.
Mobil und offline
Ausgefüllt wird dort, wo gearbeitet wird – auch ohne Netz. LiteLog synchronisiert automatisch.
FAQ
Häufige Fragen zu Berichten & Formularen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Formular-Antwort?
Eine Meldung dokumentiert ein Vorkommnis (z. B. einen Vorfall oder eine Übergabe). Eine Formular-Antwort ist ein ausgefülltes Formular, etwa eine Checkliste oder ein Prüfprotokoll. Die vereinte Ansicht führt beide in einer gemeinsamen Zeitleiste zusammen.
Welche Vorlagen sind nach der Registrierung sofort verfügbar?
Direkt nach der Registrierung stehen fertige Standard-Vorlagen bereit – branchenübergreifend nutzbar, für einen schnellen Start ohne Einrichtung.
Kann die KI ein Formular für mich erstellen?
Ja. Beschreiben Sie das Formular in einem Satz oder laden Sie ein bestehendes PDF (bis 8 Seiten) bzw. eine Excel-Datei hoch – die KI erstellt daraus einen Vorlagen-Entwurf mit passenden Feldtypen. Den Entwurf prüfen und veröffentlichen Sie selbst. Die Funktion ist in allen Paketen kostenlos enthalten.
Kann ich Formulare offline ausfüllen?
Ja. Formulare lassen sich auch ohne Netz ausfüllen; LiteLog synchronisiert die Antworten automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Können Formulare digital unterschrieben werden?
Ja. Fügen Sie im Builder das Feld Unterschrift hinzu – unterschrieben wird direkt auf dem Smartphone, wahlweise vom Mitarbeiter oder als Gegenzeichnung durch den Kunden, auf Wunsch mit Namensangabe. Die Unterschrift wird mit der Antwort gespeichert und ist im Portal einsehbar.
Kann ich eigene Berichte selbst zusammenstellen?
Ja. Mit dem Berichts-Baukasten von LiteLog wählen Sie selbst die Inhalte, Filter und das Layout. Sie brauchen kein technisches Wissen: Bausteine wählen, Zeitraum festlegen, Empfänger bestimmen.
Kann LiteLog Berichte automatisch versenden?
Ja. Sie legen Empfänger und Rhythmus fest: einmalig, täglich, wöchentlich oder monatlich. LiteLog erstellt den Bericht und versendet ihn automatisch an interne Teams oder Auftraggeber.
In welchem Format werden die Berichte verschickt?
Berichte werden als PDF/A versendet, dem genormten Archivformat für die revisionssichere Langzeitarchivierung (ISO 19005, in Deutschland als DIN ISO 19005). Zusätzlich sind Exporte als CSV und Excel möglich.
Sind die Berichte revisionssicher archivierbar?
Ja. Durch das PDF/A-Format unterstützt LiteLog eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung. Die Berichte bleiben unverändert und jederzeit prüfbar.
Welche Rechte braucht ein Nutzer, um die vereinte Ansicht zu sehen?
Die Ansicht ist rollenbasiert: Nutzer sehen Meldungen und Formular-Antworten nur, wenn ihre Rolle das entsprechende Recht hat. So bleiben Auftraggeber-Daten und interne Vorgänge sauber getrennt.
Kann ich Meldungen auch offline erfassen?
Ja. Meldungen lassen sich offline erstellen und werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wer erhält Benachrichtigungen zu neuen Meldungen?
Benachrichtigungen lassen sich pro Empfängergruppe definieren. So informieren Sie Teams, Objektverantwortliche oder Kunden gezielt.
In welchen Sprachen können Mitarbeitende Formulare ausfüllen?
In 15 Sprachen. Sie legen die Vorlage einmal an – auf Wunsch übersetzt die KI sie beim Veröffentlichen, und Mitarbeitende sehen Felder, Optionen und Checklisten in ihrer Muttersprache, auch offline. Jede Übersetzung lässt sich im Builder prüfen und korrigieren; Freitext-Antworten kommen für die Objektleitung übersetzt zurück, das Original bleibt gespeichert.
Kann ich Berichte vor dem Versand an den Kunden prüfen?
Ja. Aktivieren Sie je Vorlage die Freigabe: Eingereichte Berichte warten dann auf eine Entscheidung – freigeben oder ignorieren. Die Verantwortlichen werden benachrichtigt, und ein Zähler im Portal zeigt, wie viele Berichte offen sind.
Was macht die KI beim Versand an den Kunden?
Auf Wunsch formuliert die KI den Betreff und ein kurzes Anschreiben in der Sprache des Kunden vor und bereitet die Freitexte des Berichts sprachlich auf. Die aufbereitete PDF-Fassung ist als solche gekennzeichnet, das Original bleibt unverändert im Portal – und vor dem Senden können Sie alles prüfen und ändern. Die Funktion ist optional und standardmäßig deaktiviert.