Berichte & Formulare
Formulare ohne IT erstellen, alle Meldungen und Antworten in einer Ansicht auswerten und Berichte automatisch als revisionssicheres PDF/A an Auftraggeber versenden.
Eigene Formulare ohne IT
Bauen Sie eigene Formulare und Checklisten ohne Programmierung: Felder zusammenstellen, Pflichtfelder festlegen, veröffentlichen – ab dann sind sie sofort in der App verfügbar. So digitalisieren Sie Prüfprotokolle, Übergaben und Qualitätskontrollen genau nach Ihrem Ablauf.
- ✓17 Feldtypen, Pflichtfelder und Bedingungen
- ✓Ohne Programmierung, direkt in den Einstellungen
- ✓Sofort in der App verfügbar
Bewertung mit Bestehensgrenze
Für Qualitätskontrollen zählt nicht nur, dass geprüft wurde, sondern wie gut. Vergeben Sie Punkte je Antwort, gewichten Sie einzelne Felder stärker und legen Sie eine Bestehensgrenze in Prozent fest. Im fertigen Bericht steht dann bestanden oder nicht bestanden – nachvollziehbar für Sie und Ihren Auftraggeber.
Meldet jemand einen Mangel, verlangt das Formular auf Wunsch sofort ein Foto und eine Notiz. Aus einem Punkt der Checkliste wird auf Knopfdruck eine echte Aufgabe mit Zuweisung und Frist. Und fällt die Punktzahl unter Ihre Grenze, kann eine Automatik-Regel darauf reagieren.
- ✓Punkte je Antwort, Gewichtung je Feld
- ✓Bestehensgrenze in Prozent, Ergebnis im Bericht
- ✓Pflicht-Foto und Notiz bei einem Mangel
- ✓Checklisten-Punkt wird zur echten Aufgabe
Sofort startklar: fertige Vorlagen – mobil und offline
Fünf Standard-Vorlagen stehen direkt nach der Registrierung bereit – branchenübergreifend und sofort nutzbar. Für den Sicherheitsdienst gibt es zusätzlich eine Bibliothek vorbereiteter Vorlagen: Sie übernehmen die gewünschten mit einem Klick als Entwurf, passen sie an und veröffentlichen sie.
Ausgefüllt wird dort, wo gearbeitet wird – auf dem Smartphone, auch im Keller ohne Netz. Sobald wieder Verbindung besteht, synchronisiert LiteLog die Antworten automatisch; alle Ergebnisse landen gesammelt in der vereinten Berichte-Ansicht weiter unten auf dieser Seite.
- ✓5 Standard-Vorlagen ab der ersten Minute
- ✓Sicherheits-Vorlagen-Bibliothek zum Übernehmen
- ✓Jede Vorlage frei anpassbar
Vorlage per KI erstellen – aus Text, PDF oder Excel
Bestehende Papierformulare müssen Sie nicht nachbauen: Laden Sie das PDF (bis 8 Seiten) oder die Excel-Datei hoch – oder beschreiben Sie das Formular in einem Satz – und die KI erstellt daraus einen Vorlagen-Entwurf im Builder. Sie prüfen, passen an und veröffentlichen. Die KI-Formularerstellung ist in allen Paketen kostenlos enthalten.
- ✓PDF- oder Excel-Upload wird zum Vorlagen-Entwurf
- ✓Oder Formular einfach in einem Satz beschreiben
- ✓Entwurf bleibt voll editierbar – nichts wird ungeprüft veröffentlicht
Eine Zeitleiste für Meldungen und Formular-Antworten
Schluss mit dem Wechsel zwischen Listen: Meldungen und ausgefüllte Formulare laufen in einer gemeinsamen Zeitleiste über alle Objekte zusammen. So sehen Disponenten und Objektverantwortliche auf einen Blick, was passiert ist – chronologisch und nachvollziehbar.
Erfasst werden die Einträge dort, wo sie entstehen: als Meldung direkt vor Ort oder als ausgefülltes Formular.
Jeder Eintrag trägt Badges für Kategorie und Schweregrad – häufig automatisch aus der KI-Kategorisierung. Filtern Sie nach Objekt, Zeitraum, Kategorie oder Dringlichkeit und finden Sie in Sekunden genau die Vorgänge, die zählen.
- ✓Badges für Kategorie und Schweregrad
- ✓Filter nach Objekt, Zeitraum und Dringlichkeit
- ✓Signierte Foto- und Medien-Vorschau direkt im Eintrag
Berichte, die Sie selbst zusammenstellen
Jeder Auftraggeber will einen anderen Nachweis. Mit LiteLog stellen Sie genau den Bericht zusammen, den Sie brauchen, aus Bausteinen statt aus Excel-Handarbeit.
Sie wählen die Inhalte, den Zeitraum und das Objekt. LiteLog erstellt den Bericht und versendet ihn automatisch, als PDF/A: revisionssicher und langzeit-archivierbar.
- ✓Bausteine wählen: Zeiterfassung, Anwesenheit, Rundgänge, Wachbuch, Vorfälle oder Objekt-Kennzahlen.
- ✓Umfang festlegen: nach Zeitraum, Objekt, Schicht oder Standort filtern.
- ✓Empfänger und Rhythmus bestimmen: einmalig, täglich, wöchentlich oder monatlich.
Automatischer Versand an Auftraggeber
Einmal eingerichtet, läuft der Versand von selbst. LiteLog erstellt den Bericht zum festgelegten Termin und schickt ihn an die hinterlegten Empfänger, interne Teams ebenso wie Auftraggeber.
So liegt der Nachweis pünktlich vor, ohne dass jemand daran denken muss.
Revisionssicher als PDF/A
Berichte werden als PDF/A versendet, dem genormten Archivformat für die revisionssichere Langzeitarchivierung (ISO 19005, in Deutschland als DIN ISO 19005).
Ein PDF/A bleibt über Jahre unverändert lesbar. Es eignet sich für Prüfungen, Auftraggeber-Nachweise und gesetzliche Dokumentationspflichten und unterstützt eine GoBD-konforme Ablage sowie die Nachweispflichten nach DSGVO.
- ✓genormtes Archivformat (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓über Jahre unverändert lesbar und prüfbar
- ✓geeignet für Auftraggeber-Nachweise und Audits
- ✓unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung
Meldungen direkt am Objekt erfassen
Ihr Team hält Vorkommnisse dort fest, wo sie auftreten: mit Foto, Sprachmemo oder kurzem Text – auch ohne Netz. Sobald das Gerät wieder online ist, landet die Meldung im Portal, die Verantwortlichen bekommen eine Benachrichtigung, und der Eintrag steht in derselben Zeitleiste wie die Formular-Antworten.
- ✓Foto, Sprachmemo oder Text – offline erfassbar
- ✓Push-Benachrichtigung an die Zuständigen
- ✓Weiterleitung an Auftraggeber oder Hausmeister
Die Mängel-Kette: vom Foto zum erledigten Auftrag
Eine Meldung ist selten das Ende — meistens ist sie der Anfang einer Kette: Die KI kategorisiert sie, ein Workflow macht daraus eine Aufgabe, und am Ende steht der Nachweis für den Auftraggeber. So läuft der Standardfall:
Die Monatsabschluss-Kette
Der Monatsbericht ist das Ende einer Kette, die den ganzen Monat über automatisch mitläuft — gespeist aus Zeiterfassung, Rundgängen und Meldungen, versendet im eigenen Branding.
Eigene Felder für Ihre Stammdaten
Was Ihre Branche zusätzlich braucht, definieren Sie einmal zentral: Sachkundenachweis, Führerscheinklasse, Impfstatus oder Schlüsselnummer. Die Felder erscheinen automatisch in jedem Mitarbeiterprofil und lassen sich als Pflichtfeld oder Auswahlliste anlegen – so bleiben die Daten vollständig und einheitlich.
- ✓Einmal zentral definiert, überall verfügbar
- ✓Pflichtfelder und Auswahllisten für saubere Daten
- ✓Ausgeschiedene Mitarbeitende werden archiviert, nicht gelöscht
FAQ
Häufige Fragen zu Berichten & Formularen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Formular-Antwort?
Eine Meldung dokumentiert ein Vorkommnis (z. B. einen Vorfall oder eine Übergabe). Eine Formular-Antwort ist ein ausgefülltes Formular, etwa eine Checkliste oder ein Prüfprotokoll. Die vereinte Ansicht führt beide in einer gemeinsamen Zeitleiste zusammen.
Welche Vorlagen sind nach der Registrierung sofort verfügbar?
Fünf Standard-Vorlagen stehen direkt nach der Registrierung bereit und sind branchenübergreifend nutzbar – für einen schnellen Start ohne Einrichtung.
Kann die KI ein Formular für mich erstellen?
Ja. Beschreiben Sie das Formular in einem Satz oder laden Sie ein bestehendes PDF (bis 8 Seiten) bzw. eine Excel-Datei hoch – die KI erstellt daraus einen Vorlagen-Entwurf mit passenden Feldtypen. Den Entwurf prüfen und veröffentlichen Sie selbst. Die Funktion ist in allen Paketen kostenlos enthalten.
Kann ich Formulare offline ausfüllen?
Ja. Formulare lassen sich auch ohne Netz ausfüllen; LiteLog synchronisiert die Antworten automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Kann ich eigene Berichte selbst zusammenstellen?
Ja. Mit dem Berichts-Baukasten von LiteLog wählen Sie selbst die Inhalte, Filter und das Layout. Sie brauchen kein technisches Wissen: Bausteine wählen, Zeitraum festlegen, Empfänger bestimmen.
Kann LiteLog Berichte automatisch versenden?
Ja. Sie legen Empfänger und Rhythmus fest: einmalig, täglich, wöchentlich oder monatlich. LiteLog erstellt den Bericht und versendet ihn automatisch an interne Teams oder Auftraggeber.
In welchem Format werden die Berichte verschickt?
Berichte werden als PDF/A versendet, dem genormten Archivformat für die revisionssichere Langzeitarchivierung (ISO 19005, in Deutschland als DIN ISO 19005). Zusätzlich sind Exporte als CSV und Excel möglich.
Sind die Berichte revisionssicher archivierbar?
Ja. Durch das PDF/A-Format unterstützt LiteLog eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung. Die Berichte bleiben unverändert und jederzeit prüfbar.
Welche Rechte braucht ein Nutzer, um die vereinte Ansicht zu sehen?
Die Ansicht ist rollenbasiert: Nutzer sehen Meldungen und Formular-Antworten nur, wenn ihre Rolle das entsprechende Recht hat. So bleiben Auftraggeber-Daten und interne Vorgänge sauber getrennt.
Kann ich Meldungen auch offline erfassen?
Ja. Meldungen lassen sich offline erstellen und werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wer erhält Benachrichtigungen zu neuen Meldungen?
Benachrichtigungen lassen sich pro Empfängergruppe definieren. So informieren Sie Teams, Objektverantwortliche oder Kunden gezielt.
Wie lege ich ein eigenes Feld am Mitarbeiterprofil an?
Sie öffnen die Einstellungen, wechseln zum Reiter Eigene Felder und klicken auf Feld hinzufügen. Sie wählen Bezeichnung, Typ (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein) und legen fest, ob das Feld Pflicht ist. Ab diesem Moment erscheint es in jedem Mitarbeiterprofil.