Kundenzugang
Ihr Auftraggeber ruft an und fragt nach dem Stand? Geben Sie ihm einen eigenen Zugang: Er sieht nur sein Objekt, ruft die hinterlegten Ansprechpartner ab und meldet Anliegen als Ticket.
Wie geben Gebäudedienstleister ihren Auftraggebern Einblick, ohne Berichte zu verschicken?
Statt Berichte zusammenzusuchen und zu mailen, bekommt der Auftraggeber einen eigenen Zugang zum Portal. Grundlage dafür ist der Kunde als Stammdatensatz: Das Objekt ist der Ort, an dem gearbeitet wird, Ihre Personen sind den Objekten zugeordnet, und der Kunde ist der Auftraggeber dahinter.
- ✓Kunde, Objekt, Person: Ein Objekt gehört zu höchstens einem Kunden; Personen hängen am Objekt, nicht am Kunden.
- ✓Optional: LiteLog läuft vollständig ohne Kunden. Legen Sie sie an, wenn ein Auftraggeber Einblick bekommen soll.
- ✓Stammdaten am Kunden: Firma oder Privatperson, Kategorie, Kundennummer, Standorte, Kommunikationswege und Hinweise.
Alle Ansprechpartner beim Kunden – im Portal und in der App
Ein Auftraggeber ist selten eine einzige Person. Zu jedem Firmenkunden legen Sie deshalb beliebig viele Kontakte mit einer Rolle an. Diese Kontakte bleiben nicht im Büro: Ihr Team ruft sie in der LiteLog-App direkt am Objekt ab.
- ✓Beliebig viele Kontakte: Jede Person bekommt eine Rolle, etwa Objektleitung, Technik oder Buchhaltung.
- ✓Ein Hauptkontakt: Genau einer ist der Hauptkontakt und wird auf Rechnungen ausgewiesen.
- ✓In der App am Objekt: Unter Mehr im Bereich Kunden mit Rolle, Telefon und E-Mail.
Sie geben frei, was Ihr Kunde sieht
Ein Kundenzugang ist auf die Objekte seines eigenen Kunden begrenzt – Objekte anderer Auftraggeber erscheinen nirgends. Innerhalb dieser Grenze bestimmen Sie pro Zugang, welche Bereiche überhaupt auftauchen.
- ✓Vier Bereiche: Rundgänge, Meldungen, Tickets sowie Berichte und Formulare – einzeln freischaltbar.
- ✓Startet schmal: Ein neuer Zugang hat zunächst nur Rundgänge. Alles Weitere geben Sie bewusst frei.
- ✓Nie die Anwesenheit: Zeit- und Anwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeitenden sind kein Bereich des Kundenzugangs.
- ✓Jederzeit abschaltbar: Über Zugang deaktivieren nehmen Sie den Zugang wieder zurück.
Kundentickets: Ihr Auftraggeber meldet selbst
Ein Kundenzugang ist keine Einbahnstraße. Ist der Bereich Tickets freigeschaltet, eröffnet Ihr Auftraggeber selbst ein Anliegen – mit Objekt, Priorität und Foto. Daraus wird bei Ihnen eine Aufgabe, und er verfolgt den Stand, statt nachzufragen.
- ✓Melden statt anrufen: Titel, Objekt, Beschreibung, Priorität und Fotos in einem kurzen Formular.
- ✓Wird zur Aufgabe: Das Ticket landet in Ihrer Aufgabenverwaltung – Kunde und Objekt sind bereits gesetzt.
- ✓Ein Verlauf: Antworten Ihres Teams erreichen den Kunden und benachrichtigen ihn.
- ✓Interne Notizen bleiben intern: Als Notiz markierte Kommentare sieht der Kunde nicht.
FAQ
Häufige Fragen zum Kundenzugang (FAQ)
Was ist ein Kundenzugang?
Ein Kundenzugang ist ein eigener Portal-Login für Ihren Auftraggeber. Er sieht ausschließlich die Objekte, die seinem Kundendatensatz zugeordnet sind, und nur die Bereiche, die Sie für ihn freigeben. So prüft er den Stand selbst, statt anzurufen.
Was sieht ein Kunde im Portal – und was nicht?
Sichtbar sind vier Bereiche, die Sie pro Zugang einzeln freischalten: Rundgänge, Meldungen, Tickets sowie Berichte und Formulare. Ein neu eingerichteter Zugang startet bewusst nur mit Rundgängen. Anwesenheits- und Zeitdaten Ihrer Mitarbeitenden sind kein Bereich des Kundenzugangs und bleiben verborgen.
Kann ein Kunde die Daten anderer Auftraggeber sehen?
Nein. Ein Kundenzugang ist auf die Objekte seines eigenen Kunden begrenzt. Objekte anderer Auftraggeber erscheinen weder in Listen noch in Berichten.
Wie viele Ansprechpartner kann ein Kunde haben?
Beliebig viele. Zu jedem Firmenkunden legen Sie Kontakte mit einer Rolle an, etwa Objektleitung oder Buchhaltung, und markieren einen davon als Hauptkontakt. Die Kontakte stehen im Portal und in der LiteLog-App am Objekt bereit.
Sind die Ansprechpartner auch in der App verfügbar?
Ja. Ihr Team öffnet in der LiteLog-App unter Mehr den Bereich Kunden und ruft dort die Kontaktdaten zum aktiven Objekt ab: Auftraggeber, Kontakte, Rolle, Telefon und E-Mail.
Was passiert mit einem Kundenticket?
Der Kunde beschreibt sein Anliegen, wählt das Objekt, setzt eine Priorität und hängt Fotos an. Daraus entsteht in Ihrem Portal eine Aufgabe mit bereits gesetztem Kunden und Objekt. Antworten Ihres Teams erreichen den Kunden; als interne Notiz markierte Kommentare bleiben verborgen.
Wie bekommt der Kunde seine Zugangsdaten?
Sie vergeben Benutzername und Passwort selbst und geben sie an Ihren Ansprechpartner weiter. Es wird keine Einladungs-E-Mail verschickt. Über Zugang deaktivieren nehmen Sie den Zugang jederzeit wieder zurück.
Muss ich Kunden anlegen, um LiteLog zu nutzen?
Nein. Kunden sind optional. Objekte und Personen genügen für den Betrieb. Legen Sie Kunden an, wenn ein Auftraggeber eigenen Einblick bekommen oder Objekten zugeordnet werden soll.