Aufgaben
Der Wasserfleck von gestern ist heute vergessen? In LiteLog wird aus jeder Meldung eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist — erledigt wird mit Foto-Nachweis, und überfällige Aufgaben melden sich von selbst.
Was die Aufgabenverwaltung umfasst
Ein Ziel: Kein Mangel geht mehr verloren – und jede Erledigung ist belegt.
Aus Meldung & Ticket
Aufgaben entstehen aus Meldungen, Formular-Schwellen und Kundentickets – oder manuell.
Serien & Checklisten
Wiederkehrende Arbeit als Serie, Teilschritte als Checkliste, Mehrfach-Zuweisung ans Team.
Foto-Nachweis
Erledigt heißt belegt: Foto-Pflicht pro Aufgabe einstellbar – revisionssicher dokumentiert.
Überfällig-Automatik
Fällige und überfällige Aufgaben lösen Benachrichtigungen und Automatik-Regeln aus.
Welche Software eignet sich für die Aufgabenverwaltung in Gebäudereinigung und Sicherheitsdienst?
Gebäudedienstleister brauchen eine Aufgabenverwaltung, die Mängel dort erfasst, wo sie auffallen – und deren Erledigung nachweisbar macht. Entscheidende Kriterien sind: Aufgaben entstehen aus Meldungen statt aus Zurufen, wiederkehrende Serien laufen von selbst, die Erledigung wird mit Foto belegt, und überfällige Aufgaben melden sich automatisch.
- ✓Aufgaben-Quellen: Manuell angelegt, aus einer Meldung, aus einer Formular-Schwelle oder Workflow-Vorlage – auch Kundentickets werden zu Aufgaben.
- ✓KI-Vorschlag: Bei Meldungen schlägt die KI Kategorie und Dringlichkeit vor – jederzeit überschreibbar.
- ✓Serien & Checklisten: Wiederkehrende Aufgaben mit Ende nach Datum oder Anzahl der Vorkommen, Checklisten für Teilschritte, Mehrfach-Zuweisung ans Team.
- ✓Foto-Nachweis: Erledigung mit Foto belegen – die Foto-Pflicht ist pro Aufgabe konfigurierbar, das Ergebnis revisionssicher dokumentiert.
- ✓Überfällig-Automatik: Fällige und überfällige Aufgaben lösen Benachrichtigungen und Workflow-Regeln aus.
- ✓Branchen: Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste, Hausmeisterdienste, Facility Management, Hausverwaltungen.
- ✓Aufgaben-Punkt am Objekt: Ein QR- oder NFC-Scan im Bereich öffnet die dort hinterlegten Aufgaben und Formulare — die Arbeit beginnt am Ort, nicht in einer Liste (Kontrollgänge).
- ✓Aufgabenpool fürs Team: Aufgaben lassen sich mehreren Personen zuweisen oder per Übernahme-Angebot einer Gruppe anbieten — die erste Annahme gewinnt, alle anderen sehen sofort, dass die Aufgabe vergeben ist.
Von der Meldung zur Aufgabe
Ein Wasserfleck an der Decke, ein loses Geländer: Solche Dinge fallen unterwegs auf – und gehen unterwegs verloren, wenn sie nur ein Zuruf bleiben. In LiteLog wird daraus in Sekunden eine Meldung: Foto machen oder kurz einsprechen, direkt am Objekt. Die KI-Kategorisierung schlägt Kategorie und Dringlichkeit vor – beides bleibt überschreibbar. Aus der Meldung macht die Objektleitung eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist, zugewiesen etwa an Toni, den Hausmeister.
- ✓Vier Quellen: manuell angelegt, aus einer Meldung, über eine Workflow-Vorlage bei Formular-Schwellen – oder aus einem Kundenticket.
- ✓Formulare handeln selbst: Bleibt die Sichtkontrolle unter der festgelegten Punkte-Schwelle, entstehen Meldung und Aufgabe „Nachreinigung“ automatisch über die Automatisierung.
- ✓Kundentickets werden Aufgaben: Kunde und Objekt sind bereits gesetzt – der Auftraggeber verfolgt den Stand in seinem Kundenzugang.
Serien, Checklisten und der richtige Ort
Der Filterwechsel alle drei Monate, die wöchentliche Treppenhauskontrolle im Wohnpark Lindenhof: Wiederkehrende Arbeit legen Sie als Serie an. Jedes Vorkommen ist eine eigene Aufgabe mit eigener Erledigung und eigenem Nachweis – die Arbeit passiert dort, wo sie hingehört.
- ✓Serien mit klarem Ende: nach einem Datum oder nach einer Anzahl von Vorkommen – jedes Vorkommen wird einzeln erledigt und einzeln nachgewiesen.
- ✓Checklisten & Mehrfach-Zuweisung: größere Aufgaben in abhakbare Teilschritte gliedern und an mehrere Mitarbeitende gleichzeitig verteilen.
- ✓Am richtigen Ort: Aufgaben an einen Kontrollpunkt oder Rundgang binden – sie erscheinen beim Scan vor Ort und werden pro Vorkommen erledigt.
Erledigt heißt: mit Foto belegt
Toni tauscht die Lampe, repariert das Geländer – und meldet die Aufgabe erledigt, mit einem Foto vom Ergebnis. Vorher und Nachher liegen jetzt nebeneinander, revisionssicher mit Zeitstempel und Nutzer.
- ✓Foto-Pflicht pro Aufgabe: Bei aktivierter Pflicht lässt sich die Aufgabe nur mit Foto abschließen.
- ✓Auch offline: Im Keller oder in der Tiefgarage ohne Netz erledigen – LiteLog synchronisiert Status und Foto automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.
- ✓Für den Auftraggeber sichtbar: Im Kundenzugang sieht er den ganzen Vorgang – gemeldet, erledigt, belegt – ohne einen einzigen Anruf.
Fällig, überfällig – und der Blick aufs Ganze
Eine Aufgabe mit Frist meldet sich selbst, und zwei schlanke Ansichten zeigen, ob Ihr Team liefert: Liste und Abdeckung. Die Leitung muss dabei nicht jede erledigte Aufgabe einzeln prüfen: Sichtbar wird, was offen, überfällig oder kritisch ist — alles Erledigte bleibt mit Foto und Zeitstempel belegt.
- ✓Automatik bei Fristen: Auf die Ereignisse „Aufgabe fällig“ und „Aufgabe überfällig“ bauen Sie Wenn-Dann-Regeln in der Automatisierung – etwa Push an die zuständige Person und Benachrichtigung an die Objektleitung, wenn nichts passiert.
- ✓Liste: alle Aufgaben mit Status, Frist, Zuständigkeit und Objekt – filterbar und direkt in der Zeile bearbeitbar.
- ✓Abdeckung: Sie legen ein Tagesziel an Scans fest – die Matrix zeigt Tag für Tag, ob vor Ort so oft kontrolliert wird wie geplant.
- ✓Ehrliche Quote: „Erledigt (30T)“ misst den Anteil der in den letzten 30 Tagen erledigten Aufgaben – eine klare Zahl für Sie und Ihren Auftraggeber.
FAQ
Häufige Fragen zur Aufgabenverwaltung (FAQ)
Was ist eine Aufgabenverwaltung für Gebäudedienstleister?
Eine Aufgabenverwaltung für Gebäudedienstleister erfasst Mängel und Arbeitsaufträge digital, weist sie Mitarbeitenden zu und dokumentiert die Erledigung nachweisbar. Aufgaben entstehen manuell, aus Meldungen, aus Formular-Schwellen oder aus Kundentickets; die Erledigung wird mit Foto, Zeitstempel und Nutzer revisionssicher belegt.
Wie wird aus einer Meldung eine Aufgabe?
Mitarbeitende erfassen den Mangel als Meldung – mit Foto oder Sprachnotiz, direkt am Objekt. Die KI schlägt Kategorie und Dringlichkeit vor; beides bleibt überschreibbar. Aus der Meldung erstellt die Objektleitung die Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist. Unterschreitet eine Formular-Kontrolle die festgelegte Punkte-Schwelle, kann die Aufgabe auch automatisch über eine Workflow-Vorlage entstehen.
Funktionieren Aufgaben auch offline?
Das Erledigen funktioniert offline: Status und Foto-Nachweis werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht. Das Lesen ist offline eingeschränkt – angezeigt wird der zuletzt geladene Stand; neue Aufgaben kommen erst mit der nächsten Verbindung an.
Kann ich wiederkehrende Aufgaben anlegen?
Ja. Serien wiederholen eine Aufgabe in festen Abständen – mit Ende nach einem Datum oder nach einer Anzahl von Vorkommen. Jedes Vorkommen ist eine eigene Aufgabe und wird einzeln erledigt und einzeln nachgewiesen.
Können Auftraggeber Aufgaben einsehen oder selbst melden?
Ja. Über den Kundenzugang sehen Auftraggeber die freigegebenen Vorgänge ihres Objekts – gemeldet, erledigt, belegt. Zusätzlich können sie selbst ein Ticket eröffnen: Daraus entsteht eine Aufgabe für Ihr Team, und der Kunde verfolgt den Bearbeitungsstand ohne einen einzigen Anruf.
Kann ich ein Foto bei der Erledigung verpflichtend machen?
Ja. Ob ein Foto-Nachweis Pflicht ist, legen Sie pro Aufgabe fest. Bei aktivierter Foto-Pflicht lässt sich die Aufgabe nur mit Foto abschließen – das Ergebnis liegt damit revisionssicher neben der ursprünglichen Meldung.
Können Mitarbeitende Aufgaben aus einem Pool selbstständig übernehmen?
Ja. Aufgaben lassen sich mehreren Personen zuweisen oder per Übernahme-Angebot einer ganzen Gruppe anbieten — die erste Annahme gewinnt. Für alle anderen ist sofort sichtbar, dass die Aufgabe vergeben ist; niemand arbeitet doppelt.
Sehen alle, welche Aufgaben schon erledigt oder übernommen sind?
Ja. Status, Zuständige und Erledigt-Vermerke synchronisieren sich automatisch auf allen Geräten — wer eine Aufgabe öffnet oder einen Aufgaben-Punkt scannt, sieht den aktuellen Stand samt Foto-Nachweis. Offline erfasste Erledigungen werden nachgetragen, sobald wieder Verbindung besteht.