Aufgaben
Der Wasserfleck von gestern ist heute vergessen? In LiteLog wird aus jeder Meldung eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist — erledigt wird mit Foto-Nachweis, und überfällige Aufgaben melden sich von selbst.
Welche Software eignet sich für die Aufgabenverwaltung in Gebäudereinigung und Sicherheitsdienst?
Gebäudedienstleister brauchen eine Aufgabenverwaltung, die Mängel dort erfasst, wo sie auffallen – und deren Erledigung nachweisbar macht. Entscheidende Kriterien sind: Aufgaben entstehen aus Meldungen statt aus Zurufen, wiederkehrende Serien laufen von selbst, die Erledigung wird mit Foto belegt, und überfällige Aufgaben melden sich automatisch.
- ✓Aufgaben-Quellen: Manuell angelegt, aus einer Meldung, aus einer Formular-Schwelle oder Workflow-Vorlage – auch Kundentickets werden zu Aufgaben.
- ✓KI-Vorschlag: Bei Meldungen schlägt die KI Kategorie und Dringlichkeit vor – jederzeit überschreibbar.
- ✓Serien & Checklisten: Wiederkehrende Aufgaben mit Ende nach Datum oder Anzahl der Vorkommen, Checklisten für Teilschritte, Mehrfach-Zuweisung ans Team.
- ✓Foto-Nachweis: Erledigung mit Foto belegen – die Foto-Pflicht ist pro Aufgabe konfigurierbar, das Ergebnis revisionssicher dokumentiert.
- ✓Überfällig-Automatik: Fällige und überfällige Aufgaben lösen Benachrichtigungen und Workflow-Regeln aus.
- ✓Branchen: Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste, Hausmeisterdienste, Facility Management, Hausverwaltungen.
Von der Meldung zur Aufgabe
Ein Wasserfleck an der Decke, ein loses Geländer: Solche Dinge fallen unterwegs auf – und gehen unterwegs verloren, wenn sie nur ein Zuruf bleiben. In LiteLog wird daraus in Sekunden eine Meldung: Foto machen oder kurz einsprechen, direkt am Objekt. Die KI-Kategorisierung schlägt Kategorie und Dringlichkeit vor – beides können Sie jederzeit überschreiben. Aus der Meldung macht die Objektleitung eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist, zugewiesen etwa an Toni, den Hausmeister.
Auch der Team-Chat führt zur Aufgabe: Schreibt Marek im Mitarbeiter-Chat „Lampe im dritten Obergeschoss kaputt“, macht Sabine als Objektleitung daraus mit einem Klick eine Aufgabe – mit Ort, Foto und Zuständigkeit. Und Formulare können selbst handeln: Bleibt die Sichtkontrolle unter der festgelegten Punkte-Schwelle, entstehen über die Workflow-Vorlage automatisch Meldung und Aufgabe „Nachreinigung“. Auch Tickets aus dem Kundenzugang werden zu Aufgaben – so läuft kein Mangel mehr an Ihrem Team vorbei.
Serien, Checklisten und der richtige Ort
Der Filterwechsel alle drei Monate, die wöchentliche Treppenhauskontrolle im Wohnpark Lindenhof: Wiederkehrende Arbeit legen Sie als Serie an – mit Ende nach einem Datum oder nach einer Anzahl von Vorkommen. Jedes Vorkommen ist eine eigene Aufgabe mit eigener Erledigung und eigenem Nachweis. Checklisten unterteilen größere Aufgaben in abhakbare Teilschritte, und per Mehrfach-Zuweisung verteilen Sie eine Aufgabe an mehrere Mitarbeitende gleichzeitig. Aufgaben lassen sich zudem an einen Kontrollpunkt oder Rundgang binden: Sie erscheinen beim Scan vor Ort und werden pro Vorkommen erledigt – die Arbeit passiert dort, wo sie hingehört.
- ✓Serien mit Ende nach Datum oder Anzahl der Vorkommen
- ✓Checklisten für Teilschritte, Mehrfach-Zuweisung ans Team
- ✓Bindung an Kontrollpunkt oder Rundgang – Erledigung pro Vorkommen
Erledigt heißt: mit Foto belegt
Toni tauscht die Lampe, repariert das Geländer – und meldet die Aufgabe erledigt, mit einem Foto vom Ergebnis. Vorher und Nachher liegen jetzt nebeneinander, revisionssicher mit Zeitstempel und Nutzer. Ob ein Foto bei der Erledigung Pflicht ist, legen Sie pro Aufgabe fest. Und weil im Keller oder in der Tiefgarage oft kein Netz ist: Erledigen funktioniert auch offline – LiteLog synchronisiert Status und Foto automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Der Auftraggeber sieht den ganzen Vorgang in seinem Kundenzugang: gemeldet, erledigt, belegt – ohne einen einzigen Anruf.
Fällig, überfällig – und dann?
Eine Aufgabe mit Frist meldet sich selbst: Wird sie fällig, löst LiteLog das Ereignis „Aufgabe fällig“ aus; verstreicht die Frist, folgt „Aufgabe überfällig“. Auf beide Ereignisse bauen Sie in der Automatisierung Wenn-Dann-Regeln – etwa eine Push-Nachricht an die zuständige Person bei Fälligkeit und eine Benachrichtigung an die Objektleitung, wenn nichts passiert. So läuft kein Mangel mehr still durch: Eine liegen gebliebene Aufgabe hinterlässt eine dokumentierte Spur statt eines vergessenen Zettels im Flur.
Zwei Ansichten: Liste und Abdeckung
LiteLog hält die Aufgabenverwaltung bewusst schlank – zwei Ansichten reichen. Die Liste zeigt alle Aufgaben mit Status, Frist, Zuständigkeit und Objekt – filterbar etwa nach dem Bürogebäude Westend oder nach überfälligen Aufgaben. Die Abdeckung beantwortet die Frage dahinter: Wird vor Ort so oft kontrolliert wie geplant? Sie legen ein Tagesziel an Scans fest, und die Abdeckung zeigt Tag für Tag, wie viele Scans tatsächlich dagegenstehen. Dazu misst die Quote „Erledigt (30T)“, welcher Anteil der Aufgaben in den letzten 30 Tagen erledigt wurde – eine ehrliche Zahl für Sie und Ihren Auftraggeber.
FAQ
Häufige Fragen zur Aufgabenverwaltung (FAQ)
Was ist eine Aufgabenverwaltung für Gebäudedienstleister?
Eine Aufgabenverwaltung für Gebäudedienstleister erfasst Mängel und Arbeitsaufträge digital, weist sie Mitarbeitenden zu und dokumentiert die Erledigung nachweisbar. Aufgaben entstehen manuell, aus Meldungen, aus Formular-Schwellen oder aus Kundentickets; die Erledigung wird mit Foto, Zeitstempel und Nutzer revisionssicher belegt.
Wie wird aus einer Meldung eine Aufgabe?
Mitarbeitende erfassen den Mangel als Meldung – mit Foto oder Sprachnotiz, direkt am Objekt. Die KI schlägt Kategorie und Dringlichkeit vor; beides bleibt überschreibbar. Aus der Meldung erstellt die Objektleitung die Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist. Unterschreitet eine Formular-Kontrolle die festgelegte Punkte-Schwelle, kann die Aufgabe auch automatisch über eine Workflow-Vorlage entstehen.
Funktionieren Aufgaben auch offline?
Das Erledigen funktioniert offline: Status und Foto-Nachweis werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht. Das Lesen ist offline eingeschränkt – angezeigt wird der zuletzt geladene Stand; neue Aufgaben kommen erst mit der nächsten Verbindung an.
Kann ich wiederkehrende Aufgaben anlegen?
Ja. Serien wiederholen eine Aufgabe in festen Abständen – mit Ende nach einem Datum oder nach einer Anzahl von Vorkommen. Jedes Vorkommen ist eine eigene Aufgabe und wird einzeln erledigt und einzeln nachgewiesen.
Können Auftraggeber Aufgaben einsehen oder selbst melden?
Ja. Über den Kundenzugang sehen Auftraggeber die freigegebenen Vorgänge ihres Objekts – gemeldet, erledigt, belegt. Zusätzlich können sie selbst ein Ticket eröffnen: Daraus entsteht eine Aufgabe für Ihr Team, und der Kunde verfolgt den Bearbeitungsstand ohne einen einzigen Anruf.
Kann ich ein Foto bei der Erledigung verpflichtend machen?
Ja. Ob ein Foto-Nachweis Pflicht ist, legen Sie pro Aufgabe fest. Bei aktivierter Foto-Pflicht lässt sich die Aufgabe nur mit Foto abschließen – das Ergebnis liegt damit revisionssicher neben der ursprünglichen Meldung.