Übergabeprotokoll
Einzug und Auszug digital, mit Vergleich
Das Übergabeprotokoll für Wohnung, Ferienwohnung oder möblierte Vermietung entsteht in der App: Zustand je Raum, Zählerstände, Schlüssel und die Unterschrift des Mieters oder Gastes auf dem Gerät. Beim Auszug stellt der Knopf „Vergleichen“ Einzug und Auszug gegenüber, Position für Position.
Was das Übergabeprotokoll umfasst
Ein Bericht in der App, zwei Termine, ein Vergleich: Einzug und Auszug sauber dokumentiert, ohne Zettel und ohne Nachtippen.
Zustand je Raum
OK oder Mangel, Foto nur beim Mangel. Räume wiederholen sich beliebig.
Zähler und Schlüssel
Zählerstände und ausgehändigte Schlüssel gehören ins Protokoll.
Unterschrift und Versand
Der Mieter unterschreibt auf dem Gerät, das PDF geht per E-Mail raus.
Vergleich Einzug/Auszug
Ein Knopf stellt beide Protokolle gegenüber und bewertet jede Abweichung.
Einzug: Zustand je Raum festhalten
Beim Einzug öffnen Sie das Übergabeprotokoll in der App und gehen die Räume durch. Jede Position bekommt eine Bewertung: OK oder Mangel. Nur beim Mangel machen Sie ein Foto und beschreiben ihn kurz.
- ✓Je Raum, je Position: Wände, Boden, Fenster, Türen, Einbauten. Bad 1, Bad 2, Schlafzimmer 3: Räume wiederholen sich, ohne die Vorlage anzupassen.
- ✓Foto nur beim Mangel: Ein Kratzer im Parkett wird fotografiert, eine intakte Wand nicht. Das hält das Protokoll kurz und lesbar.
- ✓Zählerstände: Strom, Gas, Wasser, Wärme mit Zählernummer und Stand, auf Wunsch mit Foto des Zählers.
- ✓Schlüssel: Art und Anzahl der ausgehändigten Schlüssel, etwa Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller.
- ✓Bekannte Mängel: Was der Vermieter noch behebt, steht mit Frist im Protokoll.
- ✓Möblierte Wohnung: Inventar je Raum als eigene Positionen, mit Zustand und Foto beim Mangel.
Auszug: dasselbe Protokoll, neuer Termin
Beim Auszug nutzen Sie dasselbe Formular. Sie gehen dieselben Räume und Positionen durch und bewerten erneut. So entstehen zwei Protokolle mit identischer Struktur, die sich vergleichen lassen.
- ✓Gleiche Positionen: Was beim Einzug erfasst wurde, steht beim Auszug an derselben Stelle.
- ✓Neue Fotos: Mängel, die beim Auszug auffallen, werden fotografiert und beschrieben.
- ✓Zähler und Schlüssel erneut: Endstände und Rückgabe der Schlüssel im selben Protokoll.
- ✓Zeitstempel: Datum, Uhrzeit und erfassende Person stehen automatisch im Bericht.
Vergleichen: Einzug gegen Auszug, Position für Position
Der Knopf „Vergleichen“ stellt das Einzugsprotokoll dem Auszugsprotokoll gegenüber. Sie sehen auf einen Blick, was neu ist, was schon beim Einzug da war und was sich nicht verändert hat.
- ✓Fünf Spalten: Position, Einzug, Auszug, Bewertung, Beleg.
- ✓Vier Bewertungen: neu, vorbestehend, behoben, unverändert.
- ✓Beleg je Zeile: Das Foto aus dem jeweiligen Protokoll hängt an der Zeile. Ein Mangel, der beim Einzug fotografiert wurde, gilt als vorbestehend.
- ✓Klare Grundlage: Was neu ist, besprechen Sie mit dem Mieter oder Gast anhand der Gegenüberstellung, nicht aus der Erinnerung.
Unterschrift auf dem Gerät und Versand an den Mieter
Der Mieter oder Gast unterschreibt direkt auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Er braucht dafür kein eigenes Konto und keine App. Danach senden Sie das Protokoll als PDF an seine E-Mail-Adresse.
- ✓Ohne Konto: Unterschrift des Mieters oder Gastes auf dem Gerät des Mitarbeitenden, mit Name in Druckschrift.
- ✓PDF mit Ihrem Logo: Das Protokoll trägt Ihr Logo und Ihre Farben, siehe Branding & White-Label.
- ✓Senden: Über „An Kunden senden“ tippen Sie die E-Mail-Adresse ein; beide Seiten haben dasselbe Dokument.
- ✓Archiv: Jedes Protokoll bleibt am Objekt gespeichert und ist jederzeit abrufbar, auch im Kundenzugang des Eigentümers.
Korrigierte Fassung mit Begründung, Original bleibt
Ein Zählerstand vertippt, ein Raum vergessen? Sie erstellen eine korrigierte Fassung und geben an, warum. Das Original bleibt unverändert erhalten, beide Fassungen sind einsehbar.
- ✓Nachvollziehbar: Jede Korrektur trägt Datum, Person und Begründung.
- ✓Nichts verschwindet: Das ursprüngliche Protokoll wird nie überschrieben.
- ✓Bei Rückfragen: Sie zeigen Original und korrigierte Fassung nebeneinander.
Für Ferienwohnungen, Serviced Apartments und möblierte Vermietung
Wo Wohnungen häufig wechseln, zählt ein Übergabeprotokoll, das in Minuten fertig ist und beim nächsten Wechsel wieder als Grundlage dient. LiteLog verbindet das Protokoll mit Reinigung, Hausmeister und Eigentümer.
- ✓Ferienwohnungen: Check-in und Check-out als Protokoll; der Buchungskalender aus Airbnb, Booking.com oder Hospitable legt je Check-out die Reinigungsaufgabe an, siehe Branche Ferienwohnungen.
- ✓Serviced Apartments und Hotels: Zustand je Einheit beim Wechsel, Mängel gehen als Aufgabe an Haustechnik oder Housekeeping.
- ✓Möblierte Vermietung: Inventar je Raum, Vergleich beim Auszug, Protokoll für Mieter und Eigentümer.
- ✓Hausmeister: Ein Mangel aus dem Protokoll wird zur Aufgabe mit Foto und Frist; Serienaufgaben von wöchentlich bis jährlich laufen daneben.
- ✓Offline: Im Keller oder ohne Empfang erfassen, später synchronisieren.
FAQ
Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll (FAQ)
Was gehört in ein Übergabeprotokoll bei Einzug?
Objekt und Datum, die beteiligten Parteien, der Zustand je Raum mit der Bewertung OK oder Mangel, ein Foto zu jedem Mangel, Zählerstände mit Zählernummer, die ausgehändigten Schlüssel sowie bekannte Mängel, die der Vermieter noch behebt. Zum Schluss die Unterschriften beider Seiten. In der LiteLog-App sind diese Positionen als Formular hinterlegt.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll beim Auszug?
Dieselben Positionen wie beim Einzug, damit sich beide Protokolle vergleichen lassen: Zustand je Raum, neue Mängel mit Foto, Endstände der Zähler, zurückgegebene Schlüssel und die Unterschriften. Der Vergleich in LiteLog zeigt anschließend je Position, ob ein Mangel neu, vorbestehend, behoben oder unverändert ist.
Wie funktioniert der Vergleich von Einzug und Auszug?
Sie öffnen das Auszugsprotokoll und tippen auf „Vergleichen“. LiteLog stellt beide Protokolle in einer Tabelle gegenüber: Position, Einzug, Auszug, Bewertung, Beleg. Die Bewertung lautet neu, vorbestehend, behoben oder unverändert; als Beleg hängt das Foto aus dem jeweiligen Protokoll an der Zeile.
Kann der Mieter oder Gast ohne eigenes Konto unterschreiben?
Ja. Der Mieter oder Gast unterschreibt auf dem Smartphone oder Tablet des Mitarbeitenden und trägt seinen Namen ein. Er braucht weder ein LiteLog-Konto noch eine App.
Wie bekommt der Mieter das Übergabeprotokoll?
Nach der Unterschrift senden Sie das Protokoll aus der App als PDF mit Ihrem Logo. Über „An Kunden senden“ tippen Sie die E-Mail-Adresse des Mieters ein. Das Dokument bleibt zusätzlich am Objekt gespeichert.
Was passiert, wenn nach der Wohnungsübergabe nachträglich Mängel auffallen?
Dann zählt, was im Protokoll steht. Ein Mangel, der beim Einzug fotografiert und als vorbestehend bewertet wurde, lässt sich dem Mieter nicht zuordnen. Ein Mangel, der im Auszugsprotokoll fehlt, ist nach der Übergabe schwer zu belegen. Deshalb lohnt es sich, jede Position mit Foto zu erfassen. Mehr dazu im Beitrag Nachträgliche Mängel nach der Wohnungsübergabe.
Eignet sich das Übergabeprotokoll für Ferienwohnungen und möblierte Wohnungen?
Ja. Für Ferienwohnungen und Serviced Apartments erfassen Sie beim Check-in und Check-out Zustand und Inventar je Raum; der Buchungskalender legt je Check-out die Reinigungsaufgabe an. Bei möblierter Vermietung stehen die Möbel als eigene Positionen im Protokoll, mit Foto beim Mangel.
Kann ich ein Übergabeprotokoll nachträglich korrigieren?
Ja, als korrigierte Fassung mit Begründung. Das Original bleibt erhalten, beide Fassungen sind mit Datum und Person einsehbar. So ist nachvollziehbar, was wann geändert wurde.
Gibt es eine Übergabeprotokoll-Vorlage als PDF?
Ja. Die Übergabeprotokoll-Vorlage für möblierte Wohnungen und Ferienwohnungen gibt es kostenlos als PDF, Word und Excel. Dieselben Felder sind in der LiteLog-App hinterlegt, dort mit Foto, Unterschrift und Vergleich.
Funktioniert das digitale Übergabeprotokoll offline?
Ja. Sie erfassen Räume, Fotos und Unterschrift auch ohne Empfang, etwa im Keller. Sobald das Gerät wieder online ist, synchronisiert die App das Protokoll.
Ist die Wohnungsübergabe-App auch ein Abnahmeprotokoll?
Das Formular deckt beides ab: die Übergabe an den Mieter oder Gast und die Abnahme beim Auszug. Wer eine Reinigung oder eine Handwerkerleistung abnimmt, nutzt dieselbe Struktur mit Zustand je Position, Foto beim Mangel und Unterschrift.