Übergabeprotokoll für möblierte Wohnungen: kostenlos als PDF, Word & Excel
Vorlage für Einzug und Auszug in Ferienwohnungen, Serviced Apartments und möblierten Mietwohnungen: Zustand je Raum mit Mangel-Vermerk, Ausstattung und Inventar, Zählerstände, Schlüssel, bekannte Mängel und Unterschriften beider Seiten. Zum Ausdrucken oder Bearbeiten, oder direkt digital mit der LiteLog-App und dem Vergleich Einzug gegen Auszug.
- Zustand je Raum mit Mangel und Foto-Verweis
- Inventar, Zähler, Schlüssel, bekannte Mängel
- Kostenlos, ohne Anmeldung
- Identisch in der LiteLog-App hinterlegt
Wofür braucht man ein Übergabeprotokoll bei möblierten Wohnungen?
Bei einer möblierten Wohnung wechselt nicht nur der Schlüssel den Besitzer, sondern die komplette Einrichtung: Betten, Küche, Geschirr, Handtücher, Fernseher. Das Übergabeprotokoll hält beim Einzug fest, in welchem Zustand Räume und Ausstattung übergeben wurden, und beim Auszug, in welchem Zustand sie zurückkommen. Nur mit beiden Protokollen lässt sich ein neuer Schaden von einem alten unterscheiden.
Für Betreiber von Ferienwohnungen und Serviced Apartments ist das Protokoll Alltag: Bei Aufenthalten von wenigen Wochen bis mehreren Monaten gibt es viele Wechsel, und jede Kaution hängt an der Frage, was beim Auszug anders ist als beim Einzug. Wer beides auf demselben Formular dokumentiert, spart die Diskussion.
Entscheidend ist die Vergleichbarkeit: gleiche Räume, gleiche Positionen, gleiche Reihenfolge in beiden Protokollen. Deshalb folgt die Vorlage einem festen Raster je Raum, das Sie beim Auszug Position für Position gegen den Einzug halten können.
Die Vorlage entspricht dem Formular „Übergabeprotokoll (Ein- und Auszug)“, das LiteLog für die Branche Ferienwohnungen mitliefert. Wer vom Papier auf die App wechselt, arbeitet mit denselben Positionen weiter.
Übergabeprotokoll jetzt herunterladen, kostenlos
Das PDF ist druckfertig für den Termin vor Ort. Word und Excel lassen sich an Ihre Objekte anpassen, etwa mit eigenen Räumen, Inventarlisten oder Ihrem Logo. Alle Formate enthalten dieselben Positionen wie die digitale Vorlage in der LiteLog-App.
Übergabeprotokoll als PDF
Druckfertig: Räume mit Zustand OK/Mangel, Inventar, Zähler, Schlüssel, Unterschriften.
PDF herunterladenÜbergabeprotokoll als Word
Bearbeitbar: Räume ergänzen, Inventar je Wohnung anpassen, Logo einsetzen.
Word herunterladenÜbergabeprotokoll als Excel
Tabellarisch: Einzug und Auszug in Spalten nebeneinander, Differenzen sichtbar.
Excel herunterladenAlle Vorlagen gesammelt per E-Mail
Wir senden Ihnen das komplette Vorlagen-Paket als PDF, Excel und Word — zusammen mit praktischen Tipps zur digitalen Dokumentation.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll für möblierte Wohnungen?
Die Vorlage enthält die Positionen, die beim Auszug den Unterschied zwischen Kaution zurück und Streit ausmachen.
Objekt, Wohnung, Art der Übergabe
Adresse, Wohnungsnummer, Datum, Uhrzeit und ob es sich um Einzug oder Auszug handelt. Beide Protokolle gehören zusammen.
Übergeber und Übernehmer
Name des Vermieters oder Übergabeteams und des Mieters oder Gastes, dazu E-Mail für den Versand des fertigen Protokolls.
Zustand mit Mangel-Vermerk
Wohnzimmer, Küche, Schlafzimmer, Bad, Flur, Balkon: je Raum Wände, Boden, Fenster, Türen, Möbel und Geräte als OK oder Mangel, mit Beschreibung und Foto-Verweis.
Inventar und Wäsche
Geschirr, Handtücher, Bettwäsche und Geräte mit Anzahl. Beim Auszug zählen Sie gegen, was fehlt oder beschädigt ist.
Strom, Wasser, Heizung
Zählernummer und Zählerstand mit Datum. Die Differenz zwischen Einzug und Auszug ergibt die Abrechnung.
Schlüssel und Zugänge
Anzahl je Schlüsselart, Codes für Schlüsselbox oder Zugangssystem, Rückgabe beim Auszug abgehakt.
Vom Vermieter noch zu beheben
Freitext für Mängel, die beim Einzug schon bekannt sind und nicht dem Mieter angelastet werden. Erspart beim Auszug die Diskussion.
Unterschriften beider Seiten
Übergeber und Übernehmer unterschreiben mit Name, Ort und Datum. Verweigert eine Seite, wird das im Protokoll vermerkt.
Papier, Excel oder App: wie vergleicht man Einzug und Auszug am besten?
Das Protokoll selbst ist schnell ausgefüllt. Die Arbeit beginnt beim Auszug, wenn Sie den Zustand gegen das Einzugsprotokoll halten.
PDF-Vorlage zum Ausdrucken
Immer einsatzbereit, keine Technik nötig. Nachteile: Das Einzugsprotokoll muss beim Auszug gesucht und Position für Position verglichen werden, Fotos liegen woanders, und Handschrift ist nach Monaten schwer zu lesen.
Word- oder Excel-Vorlage
In Excel stehen Einzug und Auszug in Spalten nebeneinander, das erleichtert den Vergleich. Nachteile: Ausfüllen vor Ort am Handy ist mühsam, Fotos hängen nicht an der Position, Unterschriften brauchen einen Ausdruck.
App wie LiteLog
Protokoll auf dem Smartphone ausfüllen, Foto direkt am Mangel, Unterschrift des Mieters auf dem Gerät, PDF per E-Mail an den Mieter. Beim Auszug stellt der Knopf „Vergleichen“ beide Protokolle nebeneinander: Position, Einzug, Auszug, Bewertung neu, vorbestehend oder behoben, Foto als Beleg.
Einzug und Auszug digital protokollieren und vergleichen
In LiteLog liegt das Übergabeprotokoll als Formular bereit. Ihr Team füllt es in der Wohnung am Smartphone aus: Zustand je Raum, Foto beim Mangel, Zählerstände, Schlüssel. Der Mieter unterschreibt auf dem Gerät und braucht dafür kein eigenes Konto. Das fertige PDF geht mit einem Knopf an seine E-Mail-Adresse.
Beim Auszug öffnen Sie das Einzugsprotokoll und wählen „Vergleichen“. LiteLog stellt beide Berichte Position für Position gegenüber und bewertet jede Zeile: neu, vorbestehend, behoben oder unverändert. Neue Schäden stehen mit dem Foto vom Einzug und dem Foto vom Auszug nebeneinander. Die Zählerdifferenz rechnet die App aus.
Muss ein Protokoll später ergänzt werden, etwa weil ein Mangel Wochen nach dem Einzug behoben wurde, erstellen Sie eine korrigierte Fassung mit Begründung. Das Original bleibt als Beleg erhalten und verlinkt.
Für Betreiber von Ferienwohnungen, Serviced Apartments und möblierten Mietwohnungen mit mehreren Objekten: Wohnungen je Haus, Reinigungsaufgaben aus dem Buchungskalender, Kundenzugang für Eigentümer. 14 Tage kostenlos testen, die Vorlage ist schon drin.
Was Vermieter, Betreiber und Übergabeteams zu Einzug und Auszug wissen müssen.
Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll für möblierte Wohnungen
Was unterscheidet das Übergabeprotokoll einer möblierten Wohnung von einem normalen Wohnungsübergabeprotokoll?
Die Ausstattung. Bei einer leeren Wohnung reichen Räume, Zähler und Schlüssel. Bei einer möblierten Wohnung oder Ferienwohnung kommen Möbel, Geräte, Geschirr, Wäsche und Dekoration dazu, jeweils mit Anzahl und Zustand. Die Vorlage hat dafür einen eigenen Inventar-Block je Raum.
Brauche ich beim Einzug und beim Auszug jeweils ein eigenes Protokoll?
Ja, und beide sollten demselben Raster folgen. Nur so lässt sich beim Auszug jede Position gegen den Einzug halten. In der Excel-Variante stehen beide Spalten nebeneinander, in der LiteLog-App übernimmt der Vergleich das Gegenüberstellen automatisch.
Wie dokumentiere ich Mängel, die schon beim Einzug bekannt sind?
Im Block „Bekannte Mängel, vom Vermieter noch zu beheben“. Was dort steht, wird dem Mieter beim Auszug nicht angelastet. Wird der Mangel später behoben, vermerken Sie das mit Datum, in der App als korrigierte Fassung mit Begründung.
Müssen Fotos zum Protokoll gehören?
Sie müssen nicht, aber sie entscheiden im Streitfall. Auf Papier vermerken Sie je Position, ob ein Foto existiert, und legen die Fotos mit Datum bei. In der App hängt das Foto direkt an der Position und erscheint beim Auszug neben dem Foto vom Einzug.
Kann der Mieter das Protokoll digital unterschreiben, ohne selbst eine App zu haben?
In LiteLog ja: Der Mieter unterschreibt auf dem Gerät des Übergabeteams. Er braucht kein Konto. Anschließend bekommt er das fertige PDF an die im Protokoll eingetragene E-Mail-Adresse.
Was passiert, wenn ich das Protokoll nachträglich ändern muss?
Auf Papier bleibt nur ein Nachtrag mit Datum und Unterschrift. In LiteLog erstellen Sie eine korrigierte Fassung mit Pflichtbegründung. Das Original bleibt unverändert erhalten und ist mit der neuen Fassung verknüpft, so bleibt die Historie nachvollziehbar.