Eigene Felder am Mitarbeiterprofil
Branchenspezifische Datenfelder zentral definieren — einmal anlegen, in jedem Profil nutzen.
Sicherheits-, Reinigungs- und Facility-Unternehmen vertrauen LiteLog.
Warum eigene Felder?
Jede Branche hat eigene Pflichtdaten am Mitarbeiterprofil — die Wachschein-Nr. im Sicherheitsdienst, die Pflegeklasse in der Pflege, das Schlüssel-Set beim Hausmeister oder die Reviergruppe in der Reinigung. Wer diese Felder als Freitext in einem allgemeinen Notizblock pflegt, kämpft mit Tippfehlern, unterschiedlichen Schreibweisen und dem Verlust auswertbarer Daten.
Mit eigenen Feldern definieren Sie genau einmal, welche Datenfelder am Mitarbeiterprofil erscheinen sollen. Ab diesem Moment sind die Bezeichner konsistent, Werte sind filter- und exportierbar, und niemand muss sich daran erinnern, ob das Feld nun Personalnr. oder Personalnummer heißt.
- ✓Einmal definieren, in jedem Profil verfügbar
- ✓Konsistente Bezeichnungen — keine Tippfehler-Varianten
- ✓Auswertbar in Berichten und Filtern
Branchenspezifische Beispiele
Sicherheitsdienste nutzen Felder wie Wachschein-Nr., §34a-Sachkundeprüfung-Datum, Funkrufzeichen, Waffenbesitzkarte. Reinigungsbetriebe dokumentieren Reviergruppe, Schlüsselkasten-Berechtigung, Maschinen-Schein. Pflegedienste halten Pflegeklasse, Tätigkeits-Modul nach SGB XI und MDK-Schein-Nr. fest. Hausmeisterbetriebe verwalten Schlüssel-Set, Werkstatt-Zugangscode und Maschinenführerscheine.
In allen Branchen gilt: diese Daten gehören nicht in einen Freitext-Block, sondern strukturiert ins Profil — damit Compliance-Nachweise gerichtsfest belegt werden können.
- ✓Sicherheit: Wachschein-Nr., §34a-Datum, Funkrufzeichen
- ✓Reinigung: Reviergruppe, Maschinen-Schein, Schlüsselkasten
- ✓Pflege: Pflegeklasse, MDK-Schein, Tätigkeits-Modul
Pflichtfelder, Auswahl-Listen und Datenintegrität
Pro Feld wählen Sie den passenden Datentyp: einzeiligen Text, mehrzeiligen Text, Zahl, Datum, Auswahl-Liste oder Ja/Nein-Schalter. Auswahl-Listen verhindern, dass jeder Mitarbeiter eine eigene Schreibweise nutzt — Sie bekommen also wirklich auswertbare Werte. Pflichtfelder werden beim Speichern eines Profils erzwungen, sodass kritische Compliance-Daten (z.B. abgelaufene Sachkundeprüfung) niemals fehlen.
Das Datum-Format ist standardisiert (YYYY-MM-DD), Zahlen werden numerisch validiert. So entstehen keine Datenmüll-Einträge, die später aufwendig bereinigt werden müssen.
- ✓Sechs Feldtypen: Text, mehrzeilig, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein
- ✓Pflichtfeld-Logik beim Speichern
- ✓Standardisierte Validierung — keine Datenmüll-Einträge
Archivierung statt Löschung
Felder lassen sich archivieren statt löschen. Das schützt Sie bei Audits und DSGVO-Anfragen: bestehende Werte am Mitarbeiterprofil bleiben revisionssicher erhalten, das Feld erscheint nur in neuen Profilen nicht mehr. Sie können archivierte Felder jederzeit reaktivieren — etwa, wenn sich gesetzliche Anforderungen wieder ändern.
Gerade in Branchen mit langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Sicherheitsdienste, Pflege) ist das ein entscheidender Unterschied: Sie verlieren niemals historische Nachweise.
- ✓Archivierung schützt historische Daten
- ✓Reaktivierung jederzeit möglich
- ✓DSGVO- und auditfähig durch revisionssichere Aufbewahrung
FAQ
Häufige Fragen zu eigenen Feldern am Mitarbeiterprofil
Wie lege ich ein eigenes Feld am Mitarbeiterprofil an?
Sie öffnen die Einstellungen, wechseln zum Reiter Eigene Felder und klicken auf Feld hinzufügen. Sie wählen Bezeichnung, Typ (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein) und legen fest, ob das Feld Pflicht ist. Ab diesem Moment erscheint es in jedem Mitarbeiterprofil.
Verliere ich Daten, wenn ich ein Feld archiviere?
Nein. Beim Archivieren wird das Feld in neuen Profilen ausgeblendet, bestehende Werte bleiben revisionssicher erhalten. Sie können das Feld jederzeit reaktivieren, ohne dass Daten verloren gehen.
Was passiert mit bestehenden Mitarbeitern, wenn ich ein neues Pflichtfeld definiere?
Bestehende Profile bleiben gespeichert. Die Pflicht greift beim nächsten Speichern eines Profils — so können Sie Daten kontrolliert nachpflegen, ohne dass alle Profile auf einen Schlag leer ausgewertet werden.
Kann ich pro Branche unterschiedliche Felder definieren?
Ja. Die Felder sind je Mandant frei wählbar. Ein Sicherheitsdienst pflegt zum Beispiel Wachschein-Nr. und §34a-Datum, während ein Pflegebetrieb Pflegeklasse und MDK-Schein-Nr. nutzt.
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