Ewidencja czasu pracy — system i aplikacja
Prowadź ewidencję czasu pracy zgodnie z Kodeksem pracy: przez aplikację mobilną, NFC lub kod QR. Czas, miejsce i osoba rejestrowane są automatycznie — audytowalnie, odpornie na fałszerstwo i gotowe do kontroli PIP.
- Zgodność z art. 149 Kodeksu pracy
- Eksport PDF/Excel dla PIP i audytów
- Tryb offline · NFC · QR · GPS
- Hosting w Niemczech, zgodny z RODO
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to obowiązek pracodawcy wynikający z Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja obejmuje faktyczny czas pracy, godziny nadliczbowe, pracę w nocy, pracę w niedzielę i święta, dyżury, urlopy i inne nieobecności.
Ewidencja musi być dokładna, nadążalna i udostępniana pracownikowi na jego żądanie. Formalnie może być prowadzona papierowo, w Excelu lub elektronicznie — ale w praktyce tylko systemy cyfrowe dostarczają dowodu, który obroni się przed kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Cyfrowy system ewidencji czasu pracy automatyzuje cały proces: pracownik melduje się przez aplikację, NFC lub QR, a system zapisuje czas, miejsce i osobę ze znacznikiem czasu odpornym na manipulację. Raporty dla PIP, płac i zarządu generowane są jednym kliknięciem.
Jak działa cyfrowa ewidencja czasu pracy z LiteLog
Pracownik loguje się
Przez aplikację, skan NFC, kod QR lub kliknięcie. Zameldowanie zajmuje kilka sekund i nie wymaga dodatkowego sprzętu.
System zapisuje dowód
LiteLog automatycznie rejestruje czas, lokalizację, osobę i podpis odporny na fałszerstwo. Dane trafiają natychmiast do centralnego systemu.
Kierownictwo widzi na żywo
Pulpit pokazuje wszystkie zameldowania w czasie rzeczywistym. Nieobecności, spóźnienia i nadgodziny są widoczne natychmiast.
Raport gotowy w sekundach
Eksport dla PIP, listy płac lub zleceniodawcy jako PDF, Excel lub CSV — ze znacznikiem czasu, lokalizacją i cyfrowym podpisem.
Funkcje systemu ewidencji czasu pracy LiteLog
Zameldowanie przez NFC, QR, GPS lub kliknięcie
Cztery metody rejestracji — wybór zależy od procesu. W firmach ochroniarskich i sprzątaniu typowo NFC, w biurze kliknięcie, w budownictwie GPS.
Powiązanie z lokalizacją
Każde zameldowanie zawiera pozycję GPS lub przypisany punkt kontrolny. Dowód, że pracownik rzeczywiście był na miejscu — nie tylko zalogowany zdalnie.
Tryb offline
Zameldowania działają bez Internetu. Dane zapisują się lokalnie i synchronizują automatycznie po odzyskaniu połączenia — ważne w piwnicach, halach i terenach odległych.
Automatyczne raporty dla PIP
Eksport dokumentacji dla Państwowej Inspekcji Pracy jednym kliknięciem — wraz ze znacznikiem czasu, lokalizacją, rodzajem zameldowania i identyfikatorem użytkownika.
Godziny nadliczbowe i praca w nocy
System automatycznie wylicza godziny nadliczbowe, pracę w nocy, niedziele i święta zgodnie z Kodeksem pracy. Brak ręcznego liczenia.
Urlopy i nieobecności
Urlop wypoczynkowy, chorobowy, macierzyński i inne nieobecności rejestrowane są w tym samym systemie — jeden obraz pracownika, jedna ewidencja.
Planowanie zmian
Zmiany można planować z wyprzedzeniem, przypisywać do pracowników i automatycznie porównywać plan z rzeczywistością.
Alarmy i eskalacja
Gdy ktoś się nie zameldował lub przekroczył zaplanowany czas, system alarmuje kierownictwo push, e-mail, SMS lub telefonicznie.
Hosting zgodny z RODO
Wszystkie dane przechowywane są na serwerach w Niemczech, szyfrowane w transmisji i zapisie. Umowa powierzenia przetwarzania danych standardowo dostępna.
Ewidencja czasu pracy a Kodeks pracy — co musi zawierać
Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy musi zawierać:
Imię i nazwisko pracownika, okres rozliczeniowy, liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dniach (w tym godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, w niedziele i święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz w ramach dyżuru), zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie i udostępniana pracownikowi na jego żądanie. Przechowywana musi być przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy obejmuje sprawdzenie kompletności i wiarygodności ewidencji. Papierowa ewidencja jest formalnie dopuszczalna, ale w praktyce trudna do obrony — łatwo zgubić, można podejrzewać manipulację, żmudna do eksportu.
Cyfrowa ewidencja czasu pracy z LiteLog spełnia wszystkie wymagania prawne: każdy wpis ze znacznikiem czasu, identyfikatorem użytkownika i lokalizacją, brak możliwości późniejszej modyfikacji, kompletny eksport dla PIP w każdej chwili.
Dla jakich branż sprawdza się cyfrowa ewidencja czasu pracy
Firmy ochroniarskie
Pracownicy ochrony meldują się przez NFC na obiekcie. Czas pracy i punkty kontrolne rejestrowane są wspólnie. Audytowalne dowody dla zleceniodawców i PIP.
Dowiedz się więcej →Firmy sprzątające
Wykonane zadania i godziny na obiekt dokumentowane cyfrowo. Zleceniodawcy otrzymują audytowalne dowody wykonanej pracy.
Dowiedz się więcej →Konserwatorzy i Facility Management
Czas pracy na kilka budynków i zleceniodawców. Jeden system na wszystkie obiekty, bez papierkologii.
Dowiedz się więcej →Papier vs. Excel vs. system cyfrowy
Papierowa ewidencja
- Łatwo zgubić i zniszczyć
- Brak możliwości szybkiego eksportu
- Łatwo zmienić wpis
- Trudna do kontroli PIP
- Brak podglądu na żywo
Excel
- Brak zabezpieczenia przed manipulacją
- Ręczne wpisywanie godzin
- Błędy formuł i przepisywania
- Brak powiązania z lokalizacją
- Brak integracji z płacami
System cyfrowy (LiteLog)
- Automatyczne zameldowanie NFC/QR/GPS
- Eksport PDF/Excel jednym kliknięciem
- Odporne na manipulację, audytowalne
- Powiązanie z miejscem i osobą
- Integracja z listami płac
Prawo, praktyka, technologia — wszystko w jednym miejscu.
Najczęstsze pytania o ewidencję czasu pracy
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to zapis faktycznego czasu pracy pracownika prowadzony przez pracodawcę. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję, która obejmuje godziny pracy, nadgodziny, pracę w nocy, w niedziele i święta, dyżury, urlopy i inne nieobecności.
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Tak. Art. 149 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Obowiązek nie zależy od wielkości firmy — dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających na podstawie umowy o pracę.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja musi zawierać: imię i nazwisko pracownika, okres rozliczeniowy, liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dniach (w tym nadgodziny, pracę w nocy, w niedziele i święta, w dniach wolnych i w ramach dyżuru), zwolnienia od pracy i inne usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności.
Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencję czasu pracy przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy pracownika (dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 r.). Dla starszych umów okres wynosi 50 lat.
Czy ewidencję można prowadzić w Excelu?
Formalnie tak, ale praktycznie jest to ryzykowne. Excel nie zabezpiecza przed manipulacją, łatwo w nim o błędy i brakuje automatycznego powiązania z lokalizacją lub osobą. Przy kontroli PIP Excel jest trudny do obrony. Systemy cyfrowe jak LiteLog dostarczają audytowalny dowód.
Czy aplikacja do ewidencji czasu pracy jest zgodna z RODO?
LiteLog jest w pełni zgodny z RODO. Wszystkie dane przechowywane są na serwerach w Niemczech, szyfrowane w transmisji i zapisie, chronione uprawnieniami opartymi na rolach. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest standardowo dostępna.
Czy pracownik ma prawo do wglądu w swoją ewidencję?
Tak. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca musi udostępnić pracownikowi ewidencję jego czasu pracy na jego żądanie. LiteLog umożliwia eksport ewidencji dla pojedynczego pracownika w dowolnym momencie.
Czy system działa bez Internetu?
Tak. LiteLog działa w trybie offline. Zameldowania zapisują się lokalnie na urządzeniu i synchronizują automatycznie po odzyskaniu połączenia — ważne w obiektach bez zasięgu, piwnicach i terenach odległych.
Jak wygląda kontrola PIP z cyfrową ewidencją?
Kontrola staje się prostsza. Zamiast szukać segregatorów, eksportujesz ewidencję za dany okres jednym kliknięciem — jako PDF lub Excel. Eksport zawiera wszystkie wymagane dane: godziny, nadgodziny, nieobecności, znaczniki czasu, identyfikatory użytkowników.
Ile kosztuje system ewidencji czasu pracy?
LiteLog dostarcza indywidualne oferty na zapytanie. Rozliczenie przebiega na obiekt, z nielimitowaną liczbą użytkowników. Brak kosztów wdrożenia, okres testowy bez karty kredytowej. Szczegóły na stronie /pl/cennik.
Czy można integrować z systemem kadrowo-płacowym?
Tak. LiteLog oferuje eksporty w standardowych formatach (PDF, Excel, CSV) do integracji z systemami kadrowo-płacowymi. Pełne API dostępne na zapytanie.
Czy system rozlicza automatycznie nadgodziny?
Tak. LiteLog automatycznie wylicza godziny nadliczbowe, pracę w nocy, niedziele, święta i dni wolne zgodnie z konfiguracją. Wyniki widoczne w pulpicie i eksporcie.
Ewidencja czasu pracy zgodna z Kodeksem pracy — dziś
Zastąp Excel i papier cyfrową ewidencją czasu pracy. Skonfigurujemy z Tobą pilotażowy obszar tak, abyś w kilka dni miał audytowalny dowód dla PIP i listy płac.