Registre du personnel — modèle 2026 et obligations
Le registre unique du personnel est obligatoire pour tout employeur dès le premier salarié, conformément à l'article L1221-13 du Code du travail. Téléchargez gratuitement le modèle PDF ou Excel ci-dessous, ou digitalisez directement votre registre avec LiteLog.
Qu'est-ce que le registre unique du personnel
Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire dans lequel l'employeur consigne, dans l'ordre chronologique des embauches, l'identité de chaque salarié travaillant dans l'établissement. Sa tenue est imposée par l'article L1221-13 du Code du travail à tout employeur, dès le premier salarié, quel que soit le secteur d'activité ou la taille de l'entreprise.
Il concerne tous les types de contrats : CDI, CDD, intérim, contrats d'apprentissage et de professionnalisation, stagiaires, ainsi que les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure. Chaque établissement distinct doit tenir son propre registre — une entreprise multi-sites ne peut pas centraliser un registre unique pour tous ses sites.
Le registre du personnel est l'un des premiers documents demandés en cas de contrôle URSSAF, Inspection du travail ou contrôle fiscal. Son absence ou son caractère incomplet expose l'employeur à des sanctions financières immédiates, sans avertissement préalable.
Téléchargez le modèle de registre du personnel
Vous trouverez ci-dessous deux formats prêts à l'emploi : un modèle PDF imprimable et un modèle Excel éditable. Le fichier reprend les colonnes obligatoires prévues par l'article D1221-23 du Code du travail : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat.
Le modèle est neutre et adapté à tous les secteurs : sécurité privée, propreté, facility management, services à la personne, BTP, restauration, commerce. Vous pouvez compléter le tableur Excel avec des colonnes propres à votre activité (numéro de site, agence de référence, autorisation de travail pour les ressortissants étrangers).
Mentions obligatoires du registre du personnel
L'article D1221-23 du Code du travail fixe la liste précise des informations à inscrire pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi occupé, qualification professionnelle, date d'entrée dans l'entreprise et date de sortie. Pour les salariés étrangers hors UE, le numéro et la nature du titre autorisant l'exercice d'une activité salariée doivent également apparaître.
Le type et la nature du contrat doivent être mentionnés : CDI, CDD (avec terme), contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation, contrat à temps partiel, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire. Pour les intérimaires, on précise le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ; pour les stagiaires, on indique le nom de l'établissement d'enseignement.
Les inscriptions doivent être portées dans l'ordre chronologique d'embauche, de manière indélébile, et conservées sans modification. Toute correction se fait par ajout, jamais par suppression. Le non-respect du caractère indélébile peut suffire à invalider le registre lors d'un contrôle.
Registre papier, Excel ou logiciel SIRH
Le registre papier reste la forme classique : un cahier ou un classeur tenu manuellement, dans l'ordre des embauches. Il est simple, peu coûteux et accepté par l'administration. Inconvénients : risque de perte ou de destruction, difficultés de mise à jour pour les entreprises multi-sites, et faible valeur probante dès lors que des pages peuvent être ajoutées ou retirées.
Le registre sous Excel ou tableur est très répandu dans les TPE et PME. Il permet d'automatiser certains calculs (effectif moyen, dates de sortie) et de filtrer rapidement les données. Le Code du travail n'interdit pas la forme dématérialisée, mais l'employeur doit garantir l'absence de modification a posteriori — ce qu'un simple fichier Excel ne permet pas, faute de journal d'audit.
Le logiciel SIRH ou registre dématérialisé dédié offre la meilleure force probante en cas de contrôle URSSAF ou de l'Inspection du travail. Chaque inscription est horodatée, signée numériquement, conservée de façon inaltérable et exportable en PDF à la demande. C'est la forme privilégiée par les entreprises de plus de 20 salariés et par celles dont l'effectif est très volatile (sécurité, propreté, intérim).
Sanctions en cas d'absence de registre
Le défaut de tenue du registre unique du personnel, ainsi que le caractère incomplet ou non conforme des mentions, est puni par l'article R1227-7 du Code du travail. Il s'agit d'une contravention de 4e classe : 750 euros d'amende par salarié concerné. Pour une entreprise de 10 salariés dont le registre est absent, l'amende théorique atteint 7 500 euros — montant doublé en cas de récidive.
À cette amende administrative peuvent s'ajouter, en cas de contrôle URSSAF, des redressements de cotisations sociales si l'absence de registre laisse soupçonner du travail dissimulé. L'Inspection du travail peut également dresser un procès-verbal transmis au procureur, avec à la clé des sanctions pénales pour entrave (en cas d'opposition au contrôle).
Le registre doit être conservé pendant 5 ans à compter du départ de chaque salarié de l'entreprise (article R1221-26 du Code du travail). Cette obligation s'applique même après la cessation d'activité de l'entreprise — les anciens registres doivent rester accessibles à l'administration pendant toute la durée de conservation.
Registre du personnel digital avec LiteLog
LiteLog combine registre du personnel dématérialisé, suivi de présence en temps réel et pointage mobile par QR code ou NFC. Chaque entrée et sortie de salarié est horodatée automatiquement, archivée de manière inaltérable et accessible en un clic pour l'export PDF demandé par l'URSSAF ou l'Inspection du travail.
La solution est particulièrement adaptée aux secteurs où l'effectif est mobile et à forte rotation : sociétés de sécurité privée, entreprises de propreté, prestataires de facility management, services à la personne. Le registre se met à jour automatiquement à chaque embauche et sortie, sans ressaisie manuelle, et fonctionne pour des structures multi-sites avec un registre par établissement.
Au-delà du registre légal, LiteLog ajoute la planification des tournées, la traçabilité des rondes, les alertes en cas d'absence sur site et les rapports automatiques pour le client final. Réservez une démonstration gratuite pour voir comment digitaliser votre registre du personnel sans changer vos processus internes.
Tout ce qu'il faut savoir sur l'obligation, les mentions et la digitalisation
Questions fréquentes sur le registre du personnel
Le registre du personnel est-il obligatoire ?
Oui. L'article L1221-13 du Code du travail impose à tout employeur, dès le premier salarié, la tenue d'un registre unique du personnel par établissement distinct. L'obligation ne dépend ni du secteur, ni de la taille de l'entreprise, ni de la durée des contrats — un seul CDD de courte durée suffit à déclencher l'obligation.
Quelles mentions sont obligatoires dans le registre ?
L'article D1221-23 du Code du travail liste les mentions à porter pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, ainsi que le type de contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation). Pour les salariés étrangers hors UE, il faut ajouter le numéro et la nature du titre de séjour autorisant le travail.
Quelles sont les sanctions en cas d'absence de registre ?
L'article R1227-7 du Code du travail prévoit une contravention de 4e classe : 750 euros d'amende par salarié concerné par l'irrégularité. Le montant est doublé en cas de récidive. À cela peuvent s'ajouter des redressements URSSAF si l'administration soupçonne du travail dissimulé, ainsi que des sanctions pénales pour entrave en cas d'obstruction au contrôle.
Combien de temps faut-il conserver le registre ?
Le registre du personnel doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date à laquelle chaque salarié a quitté l'entreprise, conformément à l'article R1221-26 du Code du travail. Cette durée court par salarié — un registre comportant des sorties anciennes et récentes doit donc être conservé jusqu'à expiration du délai pour le dernier salarié sorti.
Le registre dématérialisé est-il légal ?
Oui, le Code du travail n'impose pas de support papier. Une circulaire DRT du 7 septembre 1998 et une jurisprudence constante admettent le registre tenu sous forme électronique, à condition que les inscriptions soient indélébiles, infalsifiables et accessibles immédiatement à l'inspecteur du travail. Un simple fichier Excel non sécurisé reste fragile en cas de contrôle ; un logiciel dédié avec horodatage et journal d'audit offre une force probante supérieure.
Comment passer d'un registre papier à un logiciel ?
La transition se fait en deux temps : d'abord la reprise des inscriptions actives (salariés présents) dans l'outil numérique avec leurs dates d'entrée historiques, ensuite l'archivage du registre papier qui doit rester accessible jusqu'à expiration des 5 ans pour le dernier salarié sorti. LiteLog accompagne cette bascule avec un import depuis Excel et une période d'essai gratuite — contactez-nous pour planifier la migration.