LiteLog dans la maison de retraite
Documentez numériquement la documentation des soins, les enregistrements des repas et les visites pièce par pièce : LiteLog enregistre la présence des résidents pendant les repas via un code QR, documente les visites de soins de manière transparente et fournit des preuves à l'épreuve des audits pour les autorités de facturation et d'audit. Conforme au RGPD, compatible hors ligne, sans matériel supplémentaire.
Preuve de participation aux repas et aux visites de la salle – ce n'est plus possible avec un stylo et un morceau de papier.
Dans de nombreux établissements de soins, la présence des résidents aux repas est encore enregistrée sur des listes papier. Pour la facturation, les bouts de papier sont dactylographiés à la fin du mois. Chaque étape manuelle coûte du temps et augmente le risque d’erreurs. Si un résident est oublié ou compté deux fois, les règlements avec les caisses d'assurance maladie et ses proches ne seront finalement pas corrects.
Parallèlement, le personnel soignant doit documenter ses tournées : chaque pièce doit être visitée et chaque personne doit être vue. Les listes papier peuvent difficilement être vérifiées par la suite. Si une autorité de contrôle demande si chaque chambre a effectivement été contrôlée mercredi à 22 heures, il n'existe aucune preuve fiable.
À cela s’ajoute la protection des données. De nombreux foyers hésitent à recourir aux solutions numériques car ils craignent que les noms des résidents soient affichés ouvertement sur des prospectus ou des listes. Les vrais noms sur la table ou sur la porte de la chambre sont sensibles en termes de protection des données - en particulier dans les maisons très fréquentées.
La documentation numérique des soins résout ces deux problèmes : la présence aux repas et les visites des chambres sont enregistrées à l'aide d'un code QR. L'identifiant de résident sur le code ne contient pas de vrai nom. Les analyses sont automatiquement documentées avec un horodatage et un employé - et sont immédiatement disponibles pour la facturation, la gestion du domicile et la supervision.
LiteLog documente la documentation des soins, des repas et des visites - à l'épreuve des audits et sans papier.
Documentation numérique des soins infirmiers
Présence, participation aux repas, rondes et quarts de travail infirmiers dans un seul système. Chaque entrée reçoit automatiquement un horodatage et un identifiant d'employé - traçables et vérifiables.
Preuve de repas via QR code
Il y a un code QR avec l'identifiant du résident sur chaque table - sans vrai nom. L'employé scanne, confirme l'enregistrement, LiteLog l'attribue automatiquement au créneau horaire approprié (petit-déjeuner, déjeuner, soirée).
Preuve pièce par pièce
Définissez des itinéraires de visite avec des points de contrôle QR sur les portes des chambres. Chaque scan prouve la visite de la chambre. Si une pièce est omise, l'écart est immédiatement constaté, et pas seulement lors de l'audit suivant.
Chaîne de traçabilité à l’épreuve des audits
Les entrées ne peuvent pas être modifiées une fois qu'elles ont été saisies. Les corrections sont enregistrées dans le cadre d'un processus distinct. La chaîne complète de preuves est prête à être exportée à tout moment – pour la gestion du domicile, les autorités de contrôle ou les discussions avec les proches.
Export pour comptabilité et caisses enregistreuses
A la fin du mois : un clic, un aperçu. Par résident, par repas, par jour. Pas de saisie, pas de listes manuscrites. Les données peuvent être transférées vers le logiciel de facturation.
Conforme au RGPD et compatible hors ligne
Le code QR contient un identifiant anonyme, pas un vrai nom. Les données sont hébergées en Allemagne, transmises sous forme cryptée et protégées en fonction des rôles. Même sans WiFi au sous-sol ou dans la chambre, l'application continue de documenter et de se synchroniser automatiquement.
Processus typiques dans une maison de retraite – avec LiteLog
Répartition des repas : Le plan de repas est enregistré comme une fréquentation récurrente - petit-déjeuner de 7h00 à 10h00, déjeuner de 11h00 à 14h00, dîner de 18h00 à 18h00. à 20h00 Le personnel soignant ou l'équipe de service scanne le code QR à table et confirme l'enregistrement. LiteLog attribue automatiquement le résident à la fenêtre de repas actuelle. L'analyse suivante se déroule de la même manière : rapidement, sans listes, sans stylo.
Tournée de soins infirmiers : les contrôles de nuit et de jour sont cartographiés sous forme d'itinéraire avec des points de contrôle QR sur chaque porte de chambre. L'infirmière scanne et la chambre est considérée comme visitée. Si une pièce a été omise, un écart apparaît dans l'aperçu. La direction des services de soins à domicile et de soins reconnaît immédiatement quelle pièce n'a pas été atteinte - et peut expliquer pourquoi.
Documentation des équipes : le personnel soignant documente le début du service, les pauses et la fin du service via un scanner QR ou un bouton. Les temps peuvent être vérifiés - ce qui est important pour les feuilles de temps selon l'arrêt de la CJCE et pour la comptabilité des équipes internes.
Facturation et reporting : La gestion du foyer et la comptabilité voient la fréquentation des repas par résident et par période. Les exportations pour les fonds de soins, la surveillance à domicile ou les proches sont accessibles à tout moment - sans retouche, sans fusion Excel.
Voici comment commencer à suivre vos repas en trois étapes
Générez et attachez des codes QR
Une pièce d'identité anonyme est imprimée sous forme de code QR pour chaque résident et attachée à la table ou au siège. Pas de vrai nom. De plus, des codes QR sont fournis pour les portes des chambres.
Créer un plan de repas et des itinéraires de randonnée
Les fenêtres de repas sont enregistrées une seule fois en tant que fréquentation récurrente. Les itinéraires de visite pour les contrôles de nuit et de jour sont liés aux points de contrôle des portes des chambres.
Scan, document, facture
Analyses des équipes de soins et de service au quotidien. Les flux de données sont directement intégrés dans la vue d'ensemble. Les autorités de gestion, de comptabilité et d'audit reçoivent des preuves probantes sur simple pression d'un bouton.
À l’épreuve des audits, conformes au RGPD et à l’épreuve des audits – dès la première analyse
Dans une maison de retraite, la documentation détermine la facturation, la responsabilité et la confiance. Si des preuves manquent, il y aura des remboursements, des amendes ou des problèmes de responsabilité lors des audits de surveillance. Les registres de soins et d’alimentation doivent donc être vérifiables, immuables et traçables.
LiteLog est exploité sur des serveurs en Allemagne. Toutes les données sont transmises et stockées cryptées. Un accord de traitement des commandes (AVV) selon le RGPD est disponible en standard. Les périodes de conservation peuvent être configurées pour chaque établissement, conformément à la loi sur les maisons de retraite, aux exigences en matière de documentation des soins et aux directives internes.
Le code QR sur la table ou sur la porte de la chambre ne contient qu'un identifiant de résident anonyme. Les noms, diagnostics ou niveaux de soins ne figurent jamais sur le code. L'affectation s'effectue exclusivement dans le système protégé – et uniquement pour les collaborateurs autorisés.
Chaque entrée contient automatiquement un horodatage et un identifiant d'employé. Les entrées ne peuvent pas être modifiées une fois qu'elles ont été saisies. Les corrections sont documentées comme un processus distinct afin que la chaîne de contrôle complète soit maintenue.
Vous utilisez le système de rôles et d'autorisations pour contrôler qui consulte les données de repas, modifie les entrées de soins ou crée des exportations. Les modifications apportées aux autorisations sont enregistrées - ce qui est pertinent pour les audits internes et les contrôles externes.
Les rapports peuvent être exportés par résident, période et type de prestation pour la surveillance à domicile, les examens médicaux ou la facturation à la caisse d'assurance soins infirmiers. Les exports contiennent la chaîne documentaire complète : scans des repas, visites des salles, horaires de travail et corrections.
Documentation complémentaire
Vous pouvez trouver des instructions détaillées étape par étape avec des captures d'écran et des exemples dans Guide des installations pour la fréquentation et les visites.
Réponse brève – pratique, sans phrases marketing.
Questions fréquemment posées sur le logiciel de documentation infirmière LiteLog
Quel logiciel aide à la documentation des soins infirmiers ?
Un logiciel de documentation infirmière comme LiteLog numérise la présence aux repas, les visites des chambres et les horaires de travail. Chaque entrée est automatiquement documentée avec un horodatage et un employé - traçable et à l'épreuve des audits.
Combien coûte un logiciel pour maison de retraite ?
Les coûts dépendent du nombre de résidents, des fonctions souhaitées et des intégrations. LiteLog crée des offres individuelles après une brève clarification des besoins. Contrairement à de nombreux systèmes matériels, il n’y a aucun coût pour les pointeuses ou les collecteurs de données.
Pourquoi la documentation est-elle importante en soins infirmiers ?
Les documents de soins documentent les services fournis – pour la facturation, la surveillance à domicile et les proches. L'absence de preuves peut entraîner des réclamations auprès de la caisse d'assurance soins ou des problèmes de responsabilité en cas d'incident. Une documentation fiable protège l’établissement et le personnel soignant.
Comment vérifier la présence des résidents lors des repas ?
Il y a un code QR avec la carte d'identité du résident accroché sur la table. Le personnel soignant ou de service scanne à leur arrivée et confirme l'enregistrement. LiteLog attribue automatiquement l'analyse à la fenêtre de repas appropriée : petit-déjeuner, déjeuner ou dîner. A la fin du mois, toutes les fréquentations par résident sont prêtes à être exportées.
La solution QR code est-elle conforme au RGPD s’il n’y a pas de vrai nom sur le code ?
Oui. Le code QR ne contient qu'un identifiant anonyme. L'affectation au résident s'effectue dans un système protégé avec contrôles de rôle et d'autorisation. Les données sont hébergées en Allemagne et stockées cryptées. Un AVV selon le RGPD est disponible en standard.
Comment documenter les visites pièce par pièce dans une maison de retraite ?
Un point de contrôle QR sera installé sur chaque porte de chambre. L'infirmière scanne chaque pièce pendant la tournée. Les pièces sautées apparaissent comme des écarts dans la vue d'ensemble - la gestion du domicile et la direction du service de soins peuvent immédiatement voir où le travail doit être effectué.
LiteLog fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui. L'application continue d'enregistrer les analyses de repas et les visites même sans WiFi ni communications mobiles. Les données sont enregistrées localement et automatiquement synchronisées lors de votre prochaine connexion. C'est ainsi que la documentation de soins fonctionne également dans les sous-sols, les bâtiments anciens et les grandes surfaces.
LiteLog remplace-t-il un logiciel complet de gestion domestique ?
Non. LiteLog se concentre sur les présences, les enregistrements de repas, les visites et la documentation des équipes. Pour la planification des soins, la documentation des médicaments ou des plaies, vous pouvez continuer à travailler avec votre logiciel domestique existant. LiteLog les complète là où le papier et les listes sont encore courants.