Matériel et équipement : documenter l'inventaire par objet | LiteLog
Consommables et équipements par objet : inventaire vérifiable via journal, alarme d'inventaire minimum, sortie avec signature et preuve de consommation au format PDF ou CSV.
Comment les prestataires de facility management gèrent-ils les consommables sur la propriété sans gérer l'entrepôt ?
Produits d’entretien, gants, lampes : il y a de la matière sur chaque objet, et personne ne sait avec certitude quelle quantité. LiteLog conserve l'inventaire par objet - non pas comme un numéro conservé, mais comme un journal : chaque réapprovisionnement, retrait et correction est une réservation, l'inventaire est le total du décompte le plus récent.
- ✓L'inventaire est calculé, pas tenu à jour : Chaque mouvement est une réservation dans le journal - chaque numéro peut être retracé jusqu'à la réservation.
- ✓Fiche d'articles une seule fois, stocks par objet : Vous gérez de manière centralisée le nom, l'unité, la catégorie et le prix d'achat ; L'inventaire est géré pour l'objet individuel.
- ✓Facultatif par objet : Vous n'allumez le module que là où il est nécessaire - pour les objets de nettoyage et de gardien, il est pré-activé dans le système.
- ✓Aucun système de commande : Pas de fournisseurs, pas de commandes, pas d'entrepôts multiples — LiteLog conserve les stocks et les enregistrements, pas les achats.
Statut des feux tricolores et stock minimum : réapprovisionnement avant qu'il ne manque quelque chose
Sinon, le premier quart de travail remarquera que le produit de nettoyage est vide - LiteLog le remarque à l'avance. Vous précisez le stock minimum et la quantité cible pour chaque article et objet ; L'état des feux tricolores rend la situation visible en un coup d'œil et vous êtes automatiquement averti lorsque le seuil est dépassé.
- ✓Feu tricolore par article : Assez, Rare, Vide - et "Comptage requis" si le stock calculé devient négatif.
- ✓Alarme une fois par sous-utilisation : Si le stock tombe en dessous du stock minimum, LiteLog le notifie automatiquement - sans déclenchement continu pour chaque départ supplémentaire.
- ✓Également comme déclencheur de flux de travail : "Matériel en dessous du stock minimum" est disponible dans l'automatisation - pour vos propres destinataires et escalades.
- ✓Quantité cible pour le réapprovisionnement : Les exigences suggèrent la différence entre la quantité cible et le stock.
Enregistrer la consommation là où elle se produit : lors de la réalisation d'une tâche
La gestion des stocks échoue rarement sur le portail - elle échoue parce que personne sur place n'a le temps de remplir les formulaires. C'est pourquoi l'enregistrement dépend de l'étape de travail déjà existante : l'achèvement de la tâche dans l'application LiteLog.
- ✓Pré-rempli au lieu d'être saisi : Le contenu attendu de la tâche pré-remplit l'étape matérielle - une astuce le confirme, seuls les écarts sont modifiés.
- ✓Capable hors ligne : Les réservations peuvent également être effectuées au sous-sol sans réception ; Il sera synchronisé automatiquement dès que la connexion sera à nouveau établie.
- ✓Journal propre en passant : Chaque transaction confirmée devient une réservation - la preuve de consommation est créée dans les affaires quotidiennes.
Matériel pour personnes : Délivrance avec signature et récépissé
Uniformes, clés, radios : tout ce qui est délivré aux personnes nécessite des preuves autres que les consommables. LiteLog tient un compte d'équipement pour chaque personne - avec une signature à l'émission et un reçu qui met fin à la discussion en cas de doute.
- ✓Trois types d'articles : Consommables, équipements par quantité (comme les uniformes) et articles individuels avec numéros de série – radios, machines, clés.
- ✓Problème avec signature : La personne accuse réception à l'écran, le récépissé de sortie est créé au format PDF.
- ✓Copies uniques : Numéro de série, puce NFC ou étiquette QR pour chaque article individuel ; Statut disponible, émis, perdu, retiré.
- ✓Retour, perte, transfert : Le transfert de personne à personne est également réservé - dans le portail ou via l'analyse de l'appareil dans l'application, compatible hors ligne.
Exigences avec approbation : réapprovisionnement de manière ordonnée
« Apportez des sacs poubelles la prochaine fois » – quelque chose comme ça se perd en criant. Dans LiteLog, la demande de matériel est une opération avec le statut : demandée, validée ou rejetée, exécutée. Toutes les personnes impliquées voient où elles en sont.
- ✓Trois façons, une seule procédure : Les employés demandent du matériel dans l'application (également hors ligne), le personnel du bureau de la propriété, votre client via le module du portail client - peut être activé en tant que module séparé.
- ✓Approbation par les rôles de gestion : Approuver, rejeter (si vous le souhaitez avec justification) ou exécuter - Remplir enregistre la recharge directement dans le journal.
- ✓Statut au lieu d'acclamation : Les demandeurs suivent eux-mêmes le statut et retirent les demandes ouvertes.
- ✓Automatiquement informé : Des déclencheurs pour les demandes reçues et décidées sont disponibles dans l'automatisation du flux de travail.
Preuve de consommation et facturation ultérieure
En fin de compte, ce qui compte, c'est ce que vous pouvez prouver : au client, au service comptable et à vos propres calculs. Le rapport de consommation de matériaux fournit les réceptions, les sorties et les coûts par objet et par période - et LiteBill transforme la consommation en un projet de facture.
- ✓Rapport de consommation de matériaux : Arrivées, départs, coûts et dernier décompte par objet et période - au format CSV ou PDF, livré automatiquement via plan d'expédition si vous le souhaitez.
- ✓Prix fixes : Chaque réservation est tarifée au moment de la réservation - les modifications de prix ultérieures ne faussent pas l'ancienne évaluation.
- ✓Autre calcul via LiteBill : LiteLog regroupe les articles liés par client et par période dans un projet de facture avec les articles pour le prix de vente.
Inventaire, problème et exigences — les questions les plus fréquemment posées sur le module Matériaux
Questions fréquemment posées sur les matériaux et équipements (FAQ)
Qu'est-ce que le module Matériaux de LiteLog ?
Un module optionnel qui répertorie les consommables et équipements par objet. L'inventaire est créé à partir des réservations dans le journal et du décompte le plus récent - chaque numéro peut être vérifié. Il existe également un statut de feu tricolore pour chaque article, l'alarme de stock minimum, la délivrance aux personnes avec signature, les besoins en matériel avec approbation et la preuve de consommation sous forme de rapport.
Comment l’inventaire reste-t-il précis sans que quelqu’un ne compte constamment ?
L'inventaire n'est pas tenu sous forme de nombre, mais plutôt calculé : chaque réapprovisionnement, retrait et correction est une entrée dans le journal, l'inventaire est le total du décompte le plus récent. Si quelque chose s'effondre, l'état "comptage requis" l'indique - cela est alors compté une fois et la chaîne est à nouveau correcte.
Comment puis-je savoir quand les stocks sont faibles ?
Vous stockez un inventaire minimum pour chaque article et objet. Un feu de signalisation indique Assez, Court ou Vide à tout moment ; Si le stock tombe en dessous du seuil, LiteLog vous en informe automatiquement - une fois pour chaque fois que le stock tombe en dessous du seuil, et non comme un incendie continu. Le déclencheur est également disponible dans l'automatisation du workflow, par exemple pour vos propres destinataires ou escalades.
Les employés et les clients peuvent-ils demander du matériel ?
Oui. Les employés demandent du matériel dans l'application LiteLog - même hors ligne -, le back-office directement sur place et votre client via le module du portail client, que vous activez comme votre propre module. Les rôles de gestion décident de la libération : libération, rejet ou exécution. Fulfill publie la recharge directement dans le journal et les demandeurs suivent eux-mêmes le statut.
Le module matériel remplace-t-il mon système de commande ?
Non, pas consciemment. Il n'y a pas de fournisseurs, pas de commandes et pas d'entrepôts multiples dans LiteLog. Le module conserve l'inventaire et les preuves et vous indique de manière ordonnée ce qui est nécessaire pour l'objet - les commandes continuent d'être passées de la manière habituelle.
Puis-je répercuter la consommation de matières sur mes clients ?
Oui. Vous liez les articles Material à vos articles LiteBill ; LiteLog agrège ensuite la consommation d'une période sur les objets du client et crée un projet de facture avec les éléments liés au prix de vente. Le package de facturation LiteBill est requis.
Dois-je utiliser le module pour tous les objets ?
Non. Le matériel est un module opt-in et est activé par objet. Pour les objets de nettoyage et de conciergerie, il est pré-activé dans le système, partout ailleurs tout reste inchangé jusqu'à ce que vous l'activiez.