Matériel et équipement : gestion du matériel pour le nettoyage et le facility management, consommables par objet | LiteLog
Consommables par objet et entrepôt : demandes depuis l'application, remise avec signature, preuve cible/réel par tâche – stock justifiable en journal.
Comment les prestataires de facility management gèrent-ils les consommables et les entrepôts par objet ?
Produits d’entretien, gants, lampes : il y a de la matière sur chaque objet, et personne ne sait avec certitude quelle quantité. LiteLog conserve l'inventaire par objet - non pas comme un numéro conservé, mais comme un journal : chaque réapprovisionnement, retrait et correction est une réservation, l'inventaire est le total du décompte le plus récent.
- ✓L'inventaire est calculé, pas tenu à jour : Chaque mouvement est une réservation dans le journal - chaque numéro peut être retracé jusqu'à la réservation.
- ✓Fiche d'articles une seule fois, stocks par objet : Vous gérez de manière centralisée le nom, l'unité, la catégorie et le prix d'achat ; L'inventaire est géré pour l'objet individuel.
- ✓Facultatif par objet : Vous n'allumez le module que là où il est nécessaire - pour les objets de nettoyage et de gardien, il est pré-activé dans le système.
- ✓Aucun système de commande : Pas de fournisseurs, pas de commandes — LiteLog gère les stocks, les entrepôts et les justificatifs, pas les achats.
- ✓Plusieurs entrepôts, une seule procédure : En plus de l'objet, vous tenez des stocks dans des entrepôts – avec transfert d'entrepôt à entrepôt, un entrepôt par défaut par objet et une visibilité des entrepôts par personne.
Statut des feux tricolores et stock minimum : réapprovisionnement avant qu'il ne manque quelque chose
Sinon, le premier quart de travail remarquera que le produit de nettoyage est vide - LiteLog le remarque à l'avance. Vous précisez le stock minimum et la quantité cible pour chaque article et objet ; L'état des feux tricolores rend la situation visible en un coup d'œil et vous êtes automatiquement averti lorsque le seuil est dépassé.
- ✓Feu tricolore par article : Assez, Rare, Vide – plus "Comptage requis" si le stock calculé devient négatif, et "Pas de cible" pour les articles sans quantité minimale ; 0 pièce affiche toujours "Vide".
- ✓Alarme une fois par sous-utilisation : Si le stock tombe en dessous du stock minimum, LiteLog le notifie automatiquement - sans déclenchement continu pour chaque départ supplémentaire.
- ✓Également comme déclencheur de flux de travail : "Matériel en dessous du stock minimum" est disponible dans l'automatisation - pour vos propres destinataires et escalades.
- ✓Quantité cible pour le réapprovisionnement : Les exigences suggèrent la différence entre la quantité cible et le stock.
Enregistrer la consommation là où elle se produit : lors de la réalisation d'une tâche
La gestion des stocks échoue rarement sur le portail - elle échoue parce que personne sur place n'a le temps de remplir les formulaires. C'est pourquoi l'enregistrement dépend de l'étape de travail déjà existante : l'achèvement de la tâche dans l'application LiteLog.
- ✓Pré-rempli au lieu d'être saisi : Le contenu attendu de la tâche pré-remplit l'étape matérielle - une astuce le confirme, seuls les écarts sont modifiés.
- ✓Capable hors ligne : Les réservations peuvent également être effectuées au sous-sol sans réception ; Il sera synchronisé automatiquement dès que la connexion sera à nouveau établie.
- ✓Journal propre en passant : Chaque transaction confirmée devient une réservation - la preuve de consommation est créée dans les affaires quotidiennes.
- ✓Tuile « Matériel » sur l'écran d'accueil : Réserver, compter et demander sont accessibles directement depuis le démarrage de l'application – même sans tâche ouverte.
Consommables par passage de nettoyage : sur les aires de service, les sites et les objets
Exemple d'aire de service : pour le nettoyage des sanitaires, vous enregistrez essuie-mains en papier, sacs poubelle et désinfectant par passage comme retrait sur la tâche. Lorsque l'agent termine le passage dans l'application, LiteLog déduit la consommation du stock du site. Si un article passe sous la cible, le feu tricolore réagit – et la demande est envoyée d'une seule pression.
- ✓Sens par article : Le matériel attendu sur la tâche est un retrait ou un réapprovisionnement – selon que le passage consomme du matériel ou remplit le distributeur.
- ✓Écart d'une seule pression : La consigne est préremplie ; qui a utilisé plus ou moins ne modifie que la quantité.
- ✓Rapport cible/réel par tâche : Consigne multipliée par les achèvements face aux quantités enregistrées – l'écart par article et par objet figure dans le rapport.
- ✓Preuve avec personne, heure et réception : Chaque enregistrement indique qui l'a saisi et quand, et quand il a été reçu – les saisies tardives restent reconnaissables.
Matériel pour personnes : Délivrance avec signature et récépissé
Uniformes, clés, radios : tout ce qui est délivré aux personnes nécessite des preuves autres que les consommables. LiteLog tient un compte d'équipement pour chaque personne - avec une signature à l'émission et un reçu qui met fin à la discussion en cas de doute.
- ✓Trois types d'articles : Consommables, équipements par quantité (comme les uniformes) et articles individuels avec numéros de série – radios, machines, clés.
- ✓Problème avec signature : La personne accuse réception à l'écran, le récépissé de sortie est créé au format PDF.
- ✓Copies uniques : Numéro de série, puce NFC ou étiquette QR pour chaque article individuel ; Statut disponible, émis, perdu, retiré.
- ✓Retour, perte, transfert : Le transfert de personne à personne est également enregistré – dans le portail ou par scan de l'appareil dans l'application, même hors ligne. Une perte exige un motif (perdu, défectueux, autre), avec note et photo justificative de son propre équipement si vous le souhaitez.
Exigences avec approbation : réapprovisionnement de manière ordonnée
« Apportez des sacs poubelles la prochaine fois » – quelque chose comme ça se perd en criant. Dans LiteLog, la demande de matériel est une opération avec le statut : demandée, validée ou rejetée, exécutée. Toutes les personnes impliquées voient où elles en sont.
- ✓Trois façons, une seule procédure : Les employés demandent du matériel dans l'application (également hors ligne), le personnel du bureau de la propriété, votre client via le module du portail client - peut être activé en tant que module séparé.
- ✓Stock visible, quantité manquante proposée : L'application affiche le stock de chaque article sur l'objet ; la première pression fixe la quantité manquante jusqu'à la cible, « Tout compléter jusqu'à la cible » règle toute la liste d'un coup.
- ✓Approbation par les rôles de gestion : Approuver, rejeter (si vous le souhaitez avec justification) ou exécuter – l'exécution enregistre la liste des positions depuis un entrepôt au choix : entrée de marchandises sur l'objet, sortie dans l'entrepôt.
- ✓Statut au lieu d'acclamation : Les demandeurs suivent eux-mêmes le statut et retirent les demandes ouvertes.
- ✓Automatiquement informé : Des déclencheurs pour les demandes reçues et décidées sont disponibles dans l'automatisation du flux de travail.
Preuve de consommation et facturation ultérieure
En fin de compte, ce qui compte, c'est ce que vous pouvez prouver : au client, au service comptable et à votre propre calcul. Cinq rapports fournissent la preuve par objet et par période – et via LiteBill, la consommation devient un projet de facture.
- ✓Rapport de consommation de matériaux : avec quatre autres rapports – stock avec valeur d'inventaire, journal avec heure de réception, liste de réapprovisionnement et cible/réel par tâche – au format CSV ou PDF, livrés automatiquement via plan d'expédition si vous le souhaitez.
- ✓Prix fixes : Chaque réservation est tarifée au moment de la réservation - les modifications de prix ultérieures ne faussent pas l'ancienne évaluation.
- ✓Autre calcul via LiteBill : Le prix de vente et le taux de TVA figurent sur l'article de matériel ; LiteLog regroupe la consommation par client et par période dans un projet de facture avec des positions au prix de vente – sans lien avec les articles LiteBill.
- ✓Modifications des consignes documentées : Un audit de configuration enregistre qui a modifié les quantités cibles et les consignes des tâches, et quand.
Inventaire, problème et exigences — les questions les plus fréquemment posées sur le module Matériaux
Questions fréquemment posées sur les matériaux et équipements (FAQ)
Qu'est-ce que le module Matériaux de LiteLog ?
Un module optionnel qui répertorie les consommables et équipements par objet. L'inventaire est créé à partir des réservations dans le journal et du décompte le plus récent - chaque numéro peut être vérifié. Il existe également un statut de feu tricolore pour chaque article, l'alarme de stock minimum, la délivrance aux personnes avec signature, les besoins en matériel avec approbation et la preuve de consommation sous forme de rapport.
Comment l’inventaire reste-t-il précis sans que quelqu’un ne compte constamment ?
L'inventaire n'est pas tenu sous forme de nombre, mais plutôt calculé : chaque réapprovisionnement, retrait et correction est une entrée dans le journal, l'inventaire est le total du décompte le plus récent. Si quelque chose s'effondre, l'état "comptage requis" l'indique - cela est alors compté une fois et la chaîne est à nouveau correcte.
Comment puis-je savoir quand les stocks sont faibles ?
Vous stockez un inventaire minimum pour chaque article et objet. Un feu de signalisation indique Assez, Court ou Vide à tout moment ; Si le stock tombe en dessous du seuil, LiteLog vous en informe automatiquement - une fois pour chaque fois que le stock tombe en dessous du seuil, et non comme un incendie continu. Le déclencheur est également disponible dans l'automatisation du workflow, par exemple pour vos propres destinataires ou escalades.
Les employés et les clients peuvent-ils demander du matériel ?
Oui. Les employés demandent du matériel dans l'application LiteLog - même hors ligne -, le back-office directement sur place et votre client via le module du portail client, que vous activez comme votre propre module. Les rôles de gestion décident de la libération : libération, rejet ou exécution. Fulfill publie la recharge directement dans le journal et les demandeurs suivent eux-mêmes le statut.
Le module matériel remplace-t-il mon système de commande ?
Non, volontairement. Il n'y a ni fournisseurs ni commandes dans LiteLog. Les entrepôts, eux, existent bel et bien : plusieurs entrepôts, transferts d'entrepôt à entrepôt et un entrepôt par défaut par objet. Le module tient les stocks et les justificatifs et vous indique de manière ordonnée ce dont l'objet a besoin – les commandes continuent d'être passées de la manière habituelle.
Puis-je répercuter la consommation de matières sur mes clients ?
Oui. La base est le prix de vente et le taux de TVA enregistrés sur l'article de matériel – aucun lien avec les articles LiteBill n'est nécessaire ; LiteLog agrège ensuite la consommation d'une période sur les objets du client et crée un projet de facture avec les éléments liés au prix de vente. Le package de facturation LiteBill est requis.
Dois-je utiliser le module pour tous les objets ?
Non. Le matériel est un module opt-in et est activé par objet. Pour les objets de nettoyage et de conciergerie, il est pré-activé dans le système, partout ailleurs tout reste inchangé jusqu'à ce que vous l'activiez.