Application de tâches : Rapport → Tâche → Preuve | LiteLog
Les rapports deviennent des tâches – complétées par des preuves photographiques. Séries, listes de contrôle et couverture par objet. Essayez-le maintenant pendant 14 jours gratuitement.
Quel logiciel est adapté à la gestion des tâches dans les services de nettoyage et de sécurité des bâtiments ?
Les prestataires de facility management ont besoin d'une gestion des tâches qui enregistre les défauts là où ils sont remarqués et permet de vérifier qu'ils ont été réalisés. Les critères décisifs sont les suivants : les tâches résultent de messages plutôt que d'appels, les séries récurrentes se déroulent automatiquement, l'achèvement est documenté par une photo et les tâches en retard sont automatiquement signalées.
- ✓Sources de tâches : Créés manuellement, à partir d'un message, d'un seuil de formulaire ou d'un modèle de workflow : les tickets clients deviennent également des tâches.
- ✓Suggestion IA : Pour les rapports, l'IA suggère la catégorie et l'urgence - elles peuvent être écrasées à tout moment.
- ✓Séries et listes de contrôle : Tâches récurrentes qui se terminent par date ou nombre d'occurrences, listes de contrôle pour les sous-étapes, affectations multiples à l'équipe.
- ✓Preuve photo : Prouvez l'achèvement avec une photo - les exigences en matière de photo peuvent être configurées pour chaque tâche et le résultat est documenté de manière à l'épreuve des audits.
- ✓En retard automatique : Les tâches échues et en retard déclenchent des notifications et des règles de flux de travail.
- ✓Industries : Nettoyage de bâtiments, services de sécurité, services de gardiennage, gestion d'installations, gestion immobilière.
Du rapport à la tâche
Une tache d'eau au plafond, une balustrade desserrée : des choses comme celles-ci se remarquent en cours de route - et se perdent en cours de route si elles ne restent qu'un cri. Dans LiteLog, cela devient un message en quelques secondes : prenez une photo ou parlez brièvement, directement sur l'objet. La Catégorisation AI suggère la catégorie et l'urgence - vous pouvez remplacer les deux à tout moment. La gestion immobilière transforme le rapport en une tâche avec responsabilité et délai, confiée à Toni, le gardien.
Le chat d'équipe mène également à la tâche : si Marek écrit "lampe du troisième étage cassée" dans le chat des employés, Sabine, en tant que gestionnaire immobilier, en fait une tâche en un clic - avec emplacement, photo et responsabilité. Et forms peuvent agir eux-mêmes : si l'inspection visuelle reste en dessous du seuil de points spécifié, le modèle de workflow crée automatiquement un message et la tâche de « post-nettoyage ». Les tickets issus de l'accès client deviennent également des tâches - votre équipe ne manquera donc plus de pénuries.
Séries, listes de contrôle et le bon endroit
Le changement de filtre tous les trois mois, l'inspection hebdomadaire des cages d'escalier dans le parc résidentiel Lindenhof : vous créez des œuvres récurrentes en série - se terminant après une date ou après un certain nombre d'occurrences. Chaque événement est sa propre tâche avec sa propre réalisation et sa propre preuve. Les listes de contrôle divisent les tâches plus importantes en étapes cochables, et la multi-affectation vous permet de distribuer une tâche à plusieurs employés en même temps. Les tâches peuvent également être liées à un point de contrôle ou à une visite : elles apparaissent sur place lors de l'analyse et sont terminées par occurrence - le travail se déroule là où il doit être effectué.
- ✓Série se terminant par date ou nombre d'occurrences
- ✓Listes de contrôle pour les sous-étapes, affectations multiples à l'équipe
- ✓Liaison à un point de contrôle ou à une visite - achèvement par occurrence
Terminé signifie : documenté avec une photo
Toni remplace la lampe, répare la balustrade et rapporte le travail accompli avec une photo du résultat. L'avant et l'après sont désormais côte à côte, à l'épreuve des audits, avec un horodatage et un utilisateur. Vous décidez pour chaque tâche si une photo est requise pour la réaliser. Et parce qu'il n'y a souvent pas de réseau dans le sous-sol ou dans le parking souterrain : faire avancer les choses fonctionne également hors ligne - LiteLog synchronise automatiquement le statut et les photos dès que la connexion est à nouveau établie. Le client voit l'ensemble du processus dans son accès client : signalé, complété, documenté - sans un seul appel.
En retard, en retard – et après ?
Une tâche avec une échéance se signale d'elle-même : lorsqu'elle est due, LiteLog déclenche l'événement « tâche due » ; Si le délai est dépassé, « tâche en retard » suit. Vous vous basez sur les deux événements dans les règles if-then automation - comme un message push à la personne responsable lorsque l'événement est dû et une notification à la gestion immobilière si rien ne se passe. Cela signifie qu'aucun défaut ne passe plus sous silence : une tâche laissée derrière soi laisse une trace documentée au lieu d'un morceau de papier oublié dans le couloir.
Deux vues : liste et couverture
LiteLog maintient délibérément la gestion des tâches allégée – deux vues suffisent. La liste affiche toutes les tâches avec statut, délai, responsabilité et objet - filtrables par exemple par immeuble de bureaux Westend ou par tâches en retard. La couverture répond à la question qui se cache derrière : les contrôles sur place sont-ils effectués aussi souvent que prévu ? Vous définissez un objectif quotidien d'analyses et la couverture indique jour après jour combien d'analyses sont réellement par rapport à cet objectif. Le taux « Terminé (30T) » mesure la proportion de tâches terminées au cours des 30 derniers jours – un chiffre honnête pour vous et votre client.
FAQ
Questions fréquemment posées sur la gestion des tâches (FAQ)
Qu’est-ce que la gestion des tâches pour les prestataires de facility management ?
La gestion des tâches pour les prestataires de facility management enregistre numériquement les défauts et les ordres de travail, les attribue aux employés et documente de manière vérifiable l'achèvement. Les tâches naissent manuellement, à partir de messages, de seuils de formulaire ou de tickets clients ; L'achèvement est documenté de manière sûre avec une photo, un horodatage et un utilisateur.
Comment un message devient-il une tâche ?
Les employés enregistrent le défaut sous forme de rapport - avec une photo ou un message vocal, directement sur la propriété. L'IA suggère la catégorie et l'urgence ; les deux peuvent être écrasés. À partir du rapport, la gestion immobilière crée la tâche avec responsabilité et délai. Si une vérification de formulaire tombe en dessous du seuil défini, la tâche peut également être créée automatiquement à l'aide d'un modèle de workflow.
Les tâches fonctionnent-elles également hors ligne ?
Faire avancer les choses fonctionne hors ligne : le statut et les preuves photographiques sont enregistrés localement et automatiquement synchronisés dès que la connexion est rétablie. La lecture est restreinte hors ligne - le dernier état chargé est affiché ; les nouvelles tâches n'arrivent qu'à la prochaine connexion.
Puis-je créer des tâches récurrentes ?
Oui. Les séries répètent une tâche à intervalles fixes - se terminant après une date ou après un certain nombre d'occurrences. Chaque occurrence constitue sa propre tâche et est complétée individuellement et vérifiée individuellement.
Les clients peuvent-ils visualiser les tâches ou les signaler eux-mêmes ?
Oui. Grâce à l'accès client, les clients peuvent voir les processus publiés pour leur propriété - signalés, terminés et documentés. De plus, vous pouvez ouvrir vous-même un ticket : cela crée une tâche pour votre équipe et le client suit l'état du traitement sans un seul appel.
Puis-je rendre obligatoire la prise de photo lors de l'exécution des travaux ?
Oui. Vous déterminez pour chaque tâche si une preuve photographique est obligatoire. Si l'exigence de photo est activée, la tâche ne peut être accomplie qu'avec une photo - le résultat est donc à l'épreuve des audits à côté du rapport original.