Rapports et formulaires : capturer, regrouper, envoyer | LiteLog
Créez des formulaires sans informatique, évaluez les messages et formulez des réponses dans un calendrier et envoyez automatiquement des rapports aux clients au format PDF/A à l'épreuve des audits.
Posséder des formulaires sans informatique
Créez vos propres formulaires et listes de contrôle sans programmation : rassemblez des champs, définissez les champs obligatoires, publiez-les - ils sont désormais immédiatement disponibles dans l'application. De cette façon, vous pouvez numériser les rapports de test, les transferts et les contrôles qualité exactement en fonction de votre processus.
- ✓Différents types de champs et champs obligatoires
- ✓Sans programmation, directement dans les paramètres
- ✓Disponible immédiatement dans l'application
Prêt à l'emploi : modèles prêts à l'emploi – mobiles et hors ligne
Cinq modèles standards sont disponibles immédiatement après l'inscription - intersectoriels et utilisables immédiatement. Il existe également une bibliothèque de modèles préparés pour le service de sécurité : vous pouvez adopter ceux souhaités comme brouillons en un clic, les adapter et les publier.
Il est renseigné partout où l'on travaille – sur le smartphone, même dans la cave sans réseau. Dès que la connexion est rétablie, LiteLog synchronise automatiquement les réponses ; Tous les résultats se retrouvent dans la vue des rapports combinés plus bas sur cette page.
- ✓5 modèles standards dès la première minute
- ✓Bibliothèque de modèles de sécurité à adopter
- ✓Chaque modèle est librement personnalisable
Créez un modèle à l'aide de l'IA – à partir de texte, PDF ou Excel
Vous n'avez pas besoin de recréer les formulaires papier existants : téléchargez le PDF (jusqu'à 8 pages) ou le fichier Excel - ou décrivez le formulaire en une phrase - et l'IA l'utilisera pour créer un brouillon de modèle dans le générateur. Vous révisez, adaptez et publiez. La création de formulaires IA est incluse gratuitement dans tous les packages.
- ✓Le téléchargement PDF ou Excel devient un brouillon de modèle
- ✓Ou décrivez simplement le formulaire en une phrase
- ✓Le brouillon reste entièrement modifiable - rien n'est publié sans être vérifié
Un calendrier pour les rapports et les réponses aux formulaires
Plus besoin de basculer entre les listes : les messages et les formulaires remplis convergent vers tous les objets dans une chronologie commune. Cela signifie que les répartiteurs et les gestionnaires immobiliers peuvent voir d'un seul coup d'œil ce qui s'est passé, de manière chronologique et compréhensible.
Les entrées sont enregistrées là où elles surviennent : sous forme de message directement sur place ou sous forme de formulaire complété.
Chaque entrée porte des badges pour la catégorie et la gravité - souvent automatiquement à partir de la Catégorisation AI. Filtrez par objet, période de temps, catégorie ou urgence et trouvez exactement les processus qui comptent en secondes.
- ✓Badges pour la catégorie et la gravité
- ✓Filtrer par objet, période et urgence
- ✓Photo signée et aperçu média directement dans l'entrée
Des rapports que vous réalisez vous-même
Chaque client veut une preuve différente. Avec LiteLog, vous pouvez créer exactement le rapport dont vous avez besoin, à partir de modules au lieu d'un travail manuel sur Excel.
Vous choisissez le contenu, la période et l'objet. LiteLog crée le rapport et l'envoie automatiquement au format PDF/A : à l'épreuve des audits et archivable à long terme.
- ✓Sélectionnez les modules : saisie des temps, présences, tournées, livre de garde, incidents ou chiffres clés immobiliers.
- ✓Définir la portée : filtrer par période, objet, équipe ou lieu.
- ✓Déterminez le destinataire et la fréquence : une fois, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
Expédition automatique aux clients
Une fois configurée, l’expédition s’effectue automatiquement. LiteLog crée le rapport à la date spécifiée et l'envoie aux destinataires spécifiés, aux équipes internes ainsi qu'aux clients.
Cela signifie que la preuve est disponible à temps sans que personne n'ait à y penser.
À l’épreuve des audits au format PDF/A
Les rapports sont envoyés au format PDF/A, le format d'archive standardisé pour un archivage à long terme sans risque d'audit (ISO 19005, en Allemagne sous le nom de DIN ISO 19005).
Un PDF/A reste lisible inchangé pendant des années. Il convient aux audits, aux exigences de preuve client et de documentation légale et prend en charge le dépôt conforme au GoBD ainsi que les exigences de preuve selon le RGPD.
- ✓format d'archives standardisé (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓lisible et vérifiable au fil des années
- ✓adapté aux preuves clients et aux audits
- ✓prend en charge l'archivage conforme à GoBD
La chaîne des fins de mois
Le rapport mensuel est la fin d'une chaîne qui se déroule automatiquement tout au long du mois - alimentée par [enregistrement du temps](/de/features/time record), tours et des messages, envoyés en propre marque.
FAQ
Questions fréquemment posées sur les rapports et les formulaires (FAQ)
Quelle est la différence entre un message et une réponse de formulaire ?
Un rapport documente un événement (par exemple un incident ou un transfert). Une réponse à un formulaire est un formulaire rempli, tel qu'une liste de contrôle ou une piste d'audit. La vue unifiée rassemble les deux dans une chronologie commune.
Quels modèles sont immédiatement disponibles après l'inscription ?
Cinq modèles standards sont disponibles immédiatement après l'inscription et peuvent être utilisés dans tous les secteurs - pour un démarrage rapide sans configuration.
L’IA peut-elle créer un formulaire pour moi ?
Oui. Décrivez le formulaire en une phrase ou téléchargez un PDF existant (jusqu'à 8 pages) ou un fichier Excel - l'IA l'utilisera pour créer un brouillon de modèle avec les types de champs appropriés. Vous vérifiez et publiez vous-même le brouillon. La fonction est incluse gratuitement dans tous les forfaits.
Puis-je remplir des formulaires hors ligne ?
Oui. Les formulaires peuvent également être remplis sans Internet ; LiteLog synchronise automatiquement les réponses dès qu'une connexion est à nouveau établie.
Puis-je créer mes propres rapports ?
Oui. Avec le générateur de rapports de LiteLog, vous choisissez vous-même le contenu, les filtres et la mise en page. Vous n'avez besoin d'aucune connaissance technique : choisissez les éléments de base, fixez une période de temps, déterminez les destinataires.
LiteLog peut-il envoyer des rapports automatiquement ?
Oui. Vous précisez le destinataire et la fréquence : une fois, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. LiteLog crée le rapport et l'envoie automatiquement aux équipes internes ou aux clients.
Sous quel format les rapports sont-ils envoyés ?
Les rapports sont envoyés au format PDF/A, le format d'archive standardisé pour un archivage à long terme sans risque d'audit (ISO 19005, en Allemagne sous le nom de DIN ISO 19005). Les exportations au format CSV et Excel sont également possibles.
Les rapports peuvent-ils être archivés de manière sécurisée ?
Oui. Grâce au format PDF/A, LiteLog prend en charge un archivage à l'épreuve des audits et conforme à GoBD. Les rapports restent inchangés et peuvent être consultés à tout moment.
De quels droits un utilisateur a-t-il besoin pour voir la vue unifiée ?
La vue est basée sur les rôles : les utilisateurs ne voient les messages et ne forment des réponses que si leur rôle dispose des droits correspondants. Cela signifie que les données clients et les processus internes restent clairement séparés.