Formulaires et rapports gratuits : créer, signer, automatiser | LiteLog
Formulaires gratuits sans informatique : remplissez en déplacement avec une signature numérique, les défauts deviennent des tâches via le workflow, les rapports sont envoyés au client sous forme de PDF/A à l'épreuve des audits.
Formulaires gratuits sans informatique – LiteLog s’adapte
Rapport de dommages, rapport de remise, contrôle qualité : recréez n'importe quelle forme numériquement – sans programmation. Compiler les champs, définir les champs obligatoires, publier ; Dès lors, votre équipe le remplit dans l'application, avec photo et signature numérique, directement sur son smartphone. LiteLog s'adapte à votre flux de travail, et non l'inverse.
- ✓17 types de champs, champs obligatoires et conditions
- ✓Signature numérique – avec contre-signature du client sur demande
- ✓Sans programmation, directement dans les paramètres
- ✓Disponible immédiatement dans l'application
Contrôle qualité avec système de points
Pour le contrôle qualité, ce n'est pas seulement le fait que le test a été effectué qui compte, mais aussi la qualité de son exécution. Attribuez des points par réponse et fixez une note de passage en pourcentage. Le rapport terminé indique alors : réussi ou échoué.
Si quelqu'un signale un défaut, le formulaire demande immédiatement une photo et une note. Et si le résultat tombe en dessous de votre limite, une règle automatique peut y réagir. La page Logiciel de gestion de la qualité montre comment les prestataires de facility management peuvent l'utiliser pour construire leur gestion de la qualité.
- ✓Points par réponse, pondération par champ
- ✓Note de passage en pourcentage – résultat dans le rapport
- ✓Photo et note obligatoires en cas de défaut
Prêt à l'emploi : modèles prêts à l'emploi – ou créés à l'aide de l'IA
Vous ne partez pas de zéro : les modèles prêts à l'emploi sont prêts - adoptez, adaptez, publiez. Et vous n'avez pas besoin de recréer des formulaires papier existants : téléchargez un PDF ou un Excel ou décrivez le formulaire en une phrase - l'IA le transforme en brouillon dans le générateur.
- ✓Modèles prêts dès la première minute
- ✓Le téléchargement PDF ou Excel devient un brouillon grâce à l'IA
- ✓Rien n'est publié sans contrôle
Chacun travaille dans sa langue
Beaucoup d'équipes ne parlent pas qu'une seule langue – et un formulaire que personne ne comprend est mal rempli. Avec LiteLog, vous créez le modèle une seule fois ; sur demande, l'IA le traduit en 15 langues lors de la publication. Vos collaborateurs voient les champs, les options de sélection et les listes de contrôle dans leur langue maternelle – même hors ligne dans l'application LiteLog. Les réponses en texte libre reviennent traduites pour le responsable de site, l'original reste enregistré et consultable à tout moment. Vous vérifiez et corrigez chaque traduction directement dans l'éditeur.
- ✓Un modèle, 15 langues – l'IA traduit à la publication
- ✓Les réponses reviennent traduites, l'original est conservé
- ✓Traductions consultables et corrigeables dans l'éditeur
La chaîne des défauts : de la photo à la commande finalisée
Un formulaire n'est pas un point final avec LiteLog. C'est un déclencheur : attachez des Workflows à chaque réponse. Si votre équipe signale une lacune ou si un contrôle passe en dessous du seuil de réussite, la règle s'applique. Elle crée une tâche avec responsabilité et délai. Il informe les bonnes personnes via push. Et cela s'intensifie lorsque personne ne répond. L'IA classe le défaut selon la catégorie et la gravité. Voici comment fonctionne le cas standard :
Validation et envoi au client
Tous les rapports ne doivent pas partir chez le client sans vérification. Activez la validation par modèle : les rapports soumis attendent alors dans une file, les responsables sont notifiés et valident – ou ignorent. Lors de la validation, l'IA propose l'objet et le message d'accompagnement dans la langue du client et met en forme les textes libres pour le PDF, avec un marquage clair. Avant l'envoi, vous vérifiez et modifiez tout ; l'original reste inchangé dans le portail. Ce que le client voit ensuite : voir l'accès client.
- ✓Validation activable par modèle – valider ou ignorer
- ✓L'IA propose l'objet et le message d'accompagnement dans la langue du client
- ✓Version PDF mise en forme, clairement signalée – l'original est conservé
- ✓Tout reste modifiable avant l'envoi, dans le portail et l'application LiteLog
Vos avantages en un coup d'œil
Tout ce que vos formulaires génèrent reste évaluable et déclenche automatiquement l'étape suivante si vous le souhaitez.
S'adapte à vous
Vos propres formulaires, votre propre évaluation, votre propre logique – ils représentent votre processus, pas le nôtre.
Peut être automatisé avec des flux de travail
Un défaut devient automatiquement une tâche assignée avec un délai.
Afficher les flux de travail →Exportation automatique
Rapports et tableaux au format PDF/A ou CSV – envoyés au client par simple pression sur un bouton ou automatiquement.
Mobile et hors ligne
Il est renseigné partout où des travaux sont effectués – même sans réseau. LiteLog se synchronise automatiquement.
FAQ
Questions fréquemment posées sur les rapports et les formulaires (FAQ)
Quelle est la différence entre un message et une réponse de formulaire ?
Un rapport documente un événement (par exemple un incident ou un transfert). Une réponse à un formulaire est un formulaire rempli, tel qu'une liste de contrôle ou une piste d'audit. La vue unifiée rassemble les deux dans une chronologie commune.
Quels modèles sont immédiatement disponibles après l'inscription ?
Immédiatement après l'inscription, des modèles standard prêts à l'emploi sont disponibles et peuvent être utilisés dans tous les secteurs, pour un démarrage rapide sans configuration.
L’IA peut-elle créer un formulaire pour moi ?
Oui. Décrivez le formulaire en une phrase ou téléchargez un PDF existant (jusqu'à 8 pages) ou un fichier Excel - l'IA l'utilisera pour créer un brouillon de modèle avec les types de champs appropriés. Vous vérifiez et publiez vous-même le brouillon. La fonction est incluse gratuitement dans tous les forfaits.
Puis-je remplir des formulaires hors ligne ?
Oui. Les formulaires peuvent également être remplis sans Internet ; LiteLog synchronise automatiquement les réponses dès qu'une connexion est à nouveau établie.
Les formulaires peuvent-ils être signés numériquement ?
Oui. Ajoutez le champ de signature dans le constructeur - la signature est signée directement sur le smartphone, soit par l'employé, soit comme contre-signature par le client, avec nom si vous le souhaitez. La signature est enregistrée avec la réponse et peut être consultée sur le portail.
Puis-je créer mes propres rapports ?
Oui. Avec le générateur de rapports de LiteLog, vous choisissez vous-même le contenu, les filtres et la mise en page. Vous n'avez besoin d'aucune connaissance technique : choisissez les éléments de base, fixez une période de temps, déterminez les destinataires.
LiteLog peut-il envoyer des rapports automatiquement ?
Oui. Vous déterminez le destinataire et la fréquence : une fois, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. LiteLog crée le rapport et l'envoie automatiquement aux équipes internes ou aux clients.
Sous quel format les rapports sont-ils envoyés ?
Les rapports sont envoyés au format PDF/A, le format d'archive standardisé pour un archivage à long terme sans risque d'audit (ISO 19005, en Allemagne sous le nom de DIN ISO 19005). Les exportations au format CSV et Excel sont également possibles.
Les rapports peuvent-ils être archivés de manière sécurisée ?
Oui. Grâce au format PDF/A, LiteLog prend en charge un archivage à l'épreuve des audits et conforme à GoBD. Les rapports restent inchangés et peuvent être consultés à tout moment.
De quels droits un utilisateur a-t-il besoin pour voir la vue unifiée ?
La vue est basée sur les rôles : les utilisateurs ne voient les messages et ne forment des réponses que si leur rôle dispose des droits correspondants. Cela signifie que les données clients et les processus internes restent clairement séparés.
Puis-je également enregistrer des rapports hors ligne ?
Oui. Les messages peuvent être créés hors ligne et sont automatiquement synchronisés dès qu'une connexion est à nouveau établie.
Qui reçoit les notifications concernant les nouveaux rapports ?
Les notifications peuvent être définies par groupe de destinataires. Vous pouvez ainsi fournir des informations ciblées aux équipes, aux gestionnaires immobiliers ou aux clients.
Dans quelles langues les collaborateurs peuvent-ils remplir les formulaires ?
En 15 langues. Vous créez le modèle une seule fois – sur demande, l'IA le traduit lors de la publication, et les collaborateurs voient les champs, les options et les listes de contrôle dans leur langue maternelle, même hors ligne. Chaque traduction peut être vérifiée et corrigée dans l'éditeur ; les réponses en texte libre reviennent traduites pour le responsable de site, l'original reste enregistré.
Puis-je vérifier les rapports avant l'envoi au client ?
Oui. Activez la validation par modèle : les rapports soumis attendent alors une décision – valider ou ignorer. Les responsables sont notifiés, et un compteur dans le portail indique combien de rapports sont en attente.
Que fait l'IA lors de l'envoi au client ?
Sur demande, l'IA propose l'objet et un court message d'accompagnement dans la langue du client et met en forme les textes libres du rapport. La version PDF retravaillée est signalée comme telle, l'original reste inchangé dans le portail – et vous pouvez tout vérifier et modifier avant l'envoi. La fonction est optionnelle et désactivée par défaut.