LiteLog dans le service de sécurité
Enregistrez les visites, documentez les incidents, convainquez les clients : LiteLog remplace les livres de garde sur papier et les systèmes matériels coûteux par un système de contrôle de garde numérique avec NFC, QR et GPS. Preuves à l'épreuve des tribunaux, aperçu en temps réel et rapports automatiques pour les centres de contrôle et les clients.
Les carnets de surveillance en papier et les pointeuses obsolètes coûtent confiance et marges.
Dans de nombreuses entreprises de sécurité, la documentation se fait encore via des registres de garde manuscrits, des collecteurs de données séparés ou des photos via Messenger. Cela fonctionne dans la vie de tous les jours – jusqu'à ce qu'un client demande si la visite a réellement eu lieu. Ou jusqu'à ce qu'un incident aboutisse devant un tribunal et qu'il n'y ait aucune preuve fiable.
Les carnets de surveillance en papier peuvent être contrefaits. Les horloges matérielles ne fournissent les données qu'avec un certain retard. Les rapports d'incidents sont distribués sur WhatsApp, par courrier électronique et par notes. Le résultat : pas de chaîne de traçabilité fiable, pas de vue d'ensemble en temps réel, pas de confiance du client.
Dans le même temps, la pression augmente : les clients exigent des rapports numériques. Les nouveaux appels d'offres nécessitent un système de contrôle des gardes. Quiconque ne documente pas numériquement perd ses commandes - non pas parce que les performances sont médiocres, mais parce qu'il n'y a aucune preuve.
Un système de contrôle numérique des gardes documente les tournées, les incidents et les temps de travail. Les performances deviennent visibles, les écarts deviennent contrôlables et les clients reçoivent des preuves à l'épreuve des tribunaux au lieu de listes papier.
LiteLog rend les services de sécurité prouvables – en temps réel et devant les tribunaux.
Système de contrôle de sécurité numérique (WKS)
Définissez des itinéraires de visite avec des points de contrôle NFC ou QR. Chaque analyse est documentée avec un horodatage, une position GPS et un employé. Les écarts sont immédiatement reconnus.
Livre de garde électronique (e-livre de garde)
Enregistrez numériquement les incidents, les observations et les transferts - avec photo, catégorie et emplacement. Toutes les entrées sont versées dans un livre de garde central et à l'épreuve des audits.
Rapports d'écart automatiques
Si une visite est manquée, commence en retard ou si des points de contrôle sont ignorés, le centre de contrôle et la direction des opérations reçoivent automatiquement un message.
Chaîne de possession à l'épreuve des tribunaux
Chaque entrée contient un horodatage, des données GPS et un identifiant utilisateur. Les entrées ne peuvent pas être modifiées une fois qu'elles ont été saisies. La chaîne de contrôle complète peut être exportée à tout moment.
Rapports clients automatiques
Rapports PDF périodiques par objet, période de temps et type de service - créés automatiquement et prêts pour les clients, sans retouche manuelle.
Compatible hors ligne et robuste
La documentation fonctionne également dans les parkings souterrains, les zones industrielles ou les zones isolées sans réception. La synchronisation s'effectue automatiquement dès qu'il y a une connexion.
Processus typiques dans les services de sécurité – avec LiteLog
Service de patrouille et protection des biens : les itinéraires de visite sont définis comme des tâches récurrentes. Les employés de sécurité scannent les points de contrôle à l'aide de codes NFC ou QR, documentent les anomalies et enregistrent les incidents directement sur place - avec photos et GPS.
Protection des événements : des points de contrôle temporaires sont mis en place lors des événements. Le comptage des personnes, les contrôles d'accès et les incidents sont documentés de manière structurée. Après l'événement, les clients reçoivent un rapport complet.
Service d'accueil et contrôle d'accès : les mouvements des visiteurs, les remises de clés et les incidents particuliers sont enregistrés dans le livret de garde électronique. Les transferts de quarts de travail sont entièrement documentés.
Fonctionnement du centre de contrôle : l'aperçu en temps réel montre toutes les tournées en cours, les messages ouverts et les écarts. En cas d'alarme ou d'absence de tournée, une escalade automatique prend effet.
Gestion des incidents – structurée plutôt que dispersée
Capturer
L'incident est documenté directement sur place : catégorie, photo, note, urgence et position GPS.
Escalader et attribuer
Les incidents critiques déclenchent des notifications automatiques. La responsabilité et le délai sont fixés.
Compléter et prouver
La mesure est documentée. Les preuves sont automatiquement incluses dans le livret de garde et le rapport client – à l’épreuve du tribunal et compréhensibles.
Chaîne de traçabilité à l'épreuve des tribunaux – à l'épreuve des audits et conforme au RGPD
Dans le service de sécurité, les preuves peuvent trancher sur les questions de responsabilité. Qu'il s'agisse d'une visite, d'un rapport d'incident ou d'un journal de travail : si les documents ne résistent pas au tribunal, l'entreprise de sécurité est responsable. La preuve judiciaire n’est pas une option, mais une exigence.
LiteLog est exploité sur des serveurs en Allemagne. Toutes les données sont transmises et stockées cryptées. Un accord de traitement des commandes (AVV) est disponible en standard. Les périodes de conservation peuvent être configurées pour chaque objet - cela signifie que les preuves sont conservées aussi longtemps que vos obligations documentaires ou votre situation contractuelle l'exigent.
Chaque entrée dans le système de contrôle des gardes et dans le livret de garde électronique contient un horodatage, une position GPS et un identifiant utilisateur - automatiquement et sans post-traitement manuel. Les entrées ne peuvent pas être modifiées une fois qu'elles ont été saisies. Les corrections sont documentées comme un processus distinct afin que la chaîne de contrôle complète soit maintenue.
Vous utilisez le système de rôles et d'autorisations pour contrôler qui consulte les données de tournée, traite les incidents ou exporte les rapports. Les modifications apportées aux autorisations sont enregistrées - ce qui est pertinent pour les audits internes et les contrôles clients.
Les rapports peuvent être exportés pour les clients et les autorités par objet, période et type de service. Les exportations contiennent la chaîne documentaire complète : visites, analyses de points de contrôle, incidents, mesures et historiques temporels.
Cela signifie que les services de sécurité sont non seulement fournis, mais documentés de manière à l'épreuve des audits - sans livrets de garde papier, sans compilation manuelle et sans risque lors du prochain audit client.
Réponse brève – pratique, sans phrases marketing.
Questions fréquemment posées sur le logiciel de service de sécurité LiteLog
Qu'est-ce qu'un logiciel de service de sécurité ?
Le logiciel de service de sécurité numérise les processus essentiels de la protection de la sécurité : contrôle des tournées, rapports d'incidents, livre de garde et rapports clients. LiteLog combine ces fonctions dans une seule application – sans matériel supplémentaire.
Comment LiteLog remplace-t-il un système de contrôle de sécurité ?
Au lieu d'horloges et de collecteurs de données coûteux, LiteLog utilise des balises NFC ou des codes QR comme points de contrôle. Les employés de sécurité scannent avec leur smartphone. Chaque analyse est documentée avec un horodatage, un GPS et un identifiant utilisateur. Les données sont immédiatement disponibles dans le centre de contrôle, et pas seulement lors de leur prochaine lecture.
Ai-je besoin de matériel spécial pour les visites ?
Non. Les étiquettes NFC disponibles dans le commerce ou les codes QR imprimés suffisent. Les agents de sécurité utilisent leur smartphone ou un appareil de travail peu coûteux. Il n’est pas nécessaire de recourir à du matériel spécial coûteux.
La preuve est-elle valable devant le tribunal ?
Oui. Chaque entrée contient un horodatage, une localisation GPS et un identifiant utilisateur. Les entrées ne peuvent pas être modifiées une fois qu'elles ont été saisies. Les corrections sont documentées comme un processus distinct. Cela crée une chaîne de contrôle complète et à l’épreuve des audits.
Comment fonctionne le livret de garde électronique ?
Les incidents, observations et transferts sont enregistrés directement dans l'application - avec photo, catégorie, texte libre et position GPS. Toutes les entrées sont versées dans un livre de garde central et à l'épreuve des audits. Les entrées ne peuvent pas être modifiées ultérieurement.
Puis-je créer des rapports automatiques pour les clients ?
Oui. LiteLog crée des rapports PDF périodiques pour chaque objet et période de temps - automatiquement et sans retouche manuelle. Les rapports incluent des visites, des analyses de points de contrôle, des incidents et des actions.
Le logiciel est-il conforme au RGPD ?
Oui. LiteLog exploite des serveurs en Allemagne. Les données sont transmises et stockées sous forme cryptée. Un accord de traitement des commandes (AVV) selon le RGPD est disponible en standard. Les périodes de conservation peuvent être configurées individuellement.