Pour l'asile, les dortoirs et les logements sociaux
Des résidents présents ? — répondu en 60 secondes.
Obligation de surveillance, liste d'évacuation, notification d'occupation aux payeurs, le tout dans une plateforme conforme au RGPD. Des identifiants pseudonymisés au lieu de vrais noms, des serveurs en Allemagne, des cartes d'habitation pour les résidents sans smartphone.
problème
Listes papier, vrais noms à l'accueil, Risque RGPD.
La gestion du domicile jongle avec les listes de présence quotidiennes, les rapports d'occupation et les tâches d'évacuation. Si tout est fait sur papier ou Excel, la protection et la surveillance des données sont menacées.
01 / RGPD
Des listes de vrais noms sont disponibles à la réception
Listes d'occupation avec noms réels, statut de séjour et date de naissance à l'accueil ou dans le livre de quart - particulièrement cruciales en matière d'asile et de données sociales.
02 / ÉVACUATION
Alarme incendie : qui est vraiment dehors ?
Sans présence en direct, la direction du domicile au point de rassemblement ne sait pas qui est resté dans le bâtiment. Risque d'encadrement en cas d'incidents, notamment chez les résidents ayant une barrière linguistique.
03/ PREUVE
Rapport d'occupation à partir de 5 fichiers Excel
Les payeurs et le BAMF exigent une preuve d'occupation mensuelle. Si les emplacements sont gérés individuellement, la création de rapports prend des jours et est sujette à des erreurs.
Trois segments d'hébergement · une plateforme
Asile, dortoirs, formes sociales de logement — tout est couvert.
Les logements partagés diffèrent en termes de groupe cible et d'obligations - le noyau reste le même : des documents de présence vérifiés et une obligation d'évacuation. Une plateforme, trois configurations de segments.
Asile et hébergement d’urgence
Hébergements pour réfugiés, refuges d'urgence pour sans-abri et structures d'accueil - identifiants de résident pseudonymisés, rapports d'occupation conformes au BAMF, cartes d'accueil pour les résidents sans smartphone, bornes d'accueil multilingues.
Dortoirs pédagogiques
Dortoirs d'étudiants, internats, dortoirs d'apprentis - fréquentation obligatoire pour les élèves mineurs des internats, voyages de week-end à la maison, preuve de l'aide au logement BAföG et transmission du règlement intérieur aux parents ou tuteurs.
Formulaires de logement social
Protection de l'enfance et de la jeunesse, colocation pour personnes âgées, résidences-services, refuges pour femmes - enregistrement des présences des résidents inscrits et radiés, transfert des équipes du personnel soignant, données sensibles pseudonymisées.
Journée type à la propriété
Dès l'enregistrement des résidents au point de rassemblement.
Trois briques qui fonctionnent au quotidien dans chaque logement : l'enregistrement des résidents à l'accueil, l'occupation en direct par logement, l'appel d'évacuation en moins d'une minute au point de rassemblement.
Enregistrement des résidents avec carte d'accueil
Les résidents sans smartphone scannent leur carte d'habitation à la borne d'accueil. La gestion de la maison voit l'occupation en direct par maison et par étage. Fonctionne en plusieurs langues : fonctionnement basé sur des icônes pour les barrières linguistiques.
Inscription et désinscription par quart de travail
Le personnel de quart enregistre les inscriptions et les départs des résidents, les rendez-vous chez le médecin et les rendez-vous avec les autorités. Le transfert de poste voit tous les points ouverts et anomalies - plus de livre de transfert papier.
Alarme incendie — Appel en direct
En cas d'alarme incendie, la direction de la maison ouvre la liste des résidents sur le smartphone au point de rassemblement. Les présences de la dernière heure sont déjà là. Toute personne manquante est signalée directement - une vue complète de toutes les maisons en direct, en moins d'une minute.
Aperçu de l'emplacement · Aujourd'hui 14h08En direct
Quincaillerie pour la réception, le sol et la vie extérieure
carte de maison, Borne de réception, application de gestion de la maison.
Trois méthodes d'enregistrement — librement combinables par maison ou par emplacement. Fonctionne avec les cartes d'accueil, les tablettes d'accueil ou les smartphones. Service d'accueil multilingue pour les résidents ayant des barrières linguistiques.
Carte d'accueil (NFC)Borne de réceptionApplication de gestion de la maisonTablette QRPortail WebMultilingueMode hors ligne
Les résidents sans smartphone reçoivent une carte d'accueil. Les résidents possédant un smartphone peuvent se connecter et se déconnecter à l'aide de QR ou de leur propre application. Le terminal de réception est multilingue (allemand, anglais, arabe, ukrainien, turc, français) et basé sur des symboles pour les barrières linguistiques.
Exemple · Alarme incendie — liste d'évacuation en 60 secondes
De l'alarme incendie au rapport complet au point de rassemblement - structuré, vérifiable, en moins d'une minute.
- 1L'alarme incendie se déclenche, le système passe automatiquement en mode évacuation
- 2La direction de la maison ouvre la liste des résidents sur le smartphone au point de rassemblement
- 3Les résidents sont scannés comme présents à la borne de collecte grâce à leur carte d'accueil
- 4Le système marque en rouge les personnes disparues et la direction de la maison lance une recherche ciblée dans le bâtiment.
Hébergement d'asile sud · alarme incendie 08:42
08:42:11 · Alarme incendie de la maison B, étage 2 déclenchée
08:42:13 · Mode d'évacuation actif · Liste des résidents chargée
08:43:44 · Premiers résidents au point de rassemblement · 38 / 226 présents
08:46:08 · 180 / 226 présents · 46 en attente
08:48:22 · 225 / 226 présents · 1 disparu (ID de résident 2041)
08:48:54 · ✓ Personne disparue dans la salle de bain au 1er étage · toutes les personnes présentes
Conformité et protection des données
RGPD · Convient au BAMF · Conforme à la réglementation.
Serveur en Allemagne, identifiants pseudonymisés au lieu de noms réels, accès basé sur les rôles, contrat de traitement des commandes inclus. Les périodes de conservation peuvent être configurées par client.
- Preuve d'occupation conforme au BAMFPreuve d'occupation par résident et par période sous forme de PDF vérifiable - acceptée par le BAMF, l'Office d'aide sociale, les responsables des coûts et les audits de financement. Rapports mensuels sur simple pression d'un bouton.
- RGPD · Pseudonymisation facultativeLes résidents sont enregistrés avec un identifiant de résident au lieu de leur vrai nom - aucune donnée directement personnelle n'est stockée dans le système. Résolution de nom réel uniquement pour les rôles de gestion domestique autorisés, avec journal d'audit.
- Preuve de surveillanceEn cas d'incidents, de plaintes ou de questions de l'assistance sociale : il est possible de vérifier à tout moment qui se trouvait où, quand, qui effectuait quel travail et quelles mesures ont été prises à quel moment.
- Hébergement en AllemagneServeurs dans des centres de données allemands, accord de traitement des commandes (AVV) pour chaque fournisseur ou commune. Pas de transfert de données vers des pays tiers.
Valeurs de la vie quotidienne à la maison
Quels porteurs et gestion de la maison mesurer.
Valeurs moyennes de 14 prestataires dans la région DACH - logements pour demandeurs d'asile, résidences universitaires, appartements partagés pour seniors et protection de l'enfance et de la jeunesse.
<60 s
Appel d’évacuation au point de rassemblement
100%
Preuve d'occupation mensuelle avec preuve d'audit
0
Listes de vrais noms ouvertes à la réception
— voix porteuse
„Nous exploitons cinq centres d'accueil pour demandeurs d'asile dans deux districts. Au préalable, nous avons constitué des justificatifs d'occupation pour les offices sociaux à partir de cinq fichiers Excel, soit des heures à chaque fois. Aujourd'hui, le système exporte, sur simple pression d'un bouton, une preuve d'occupation à l'épreuve des audits pour chaque maison et chaque mois. Lorsque la première alarme incendie s'est déclenchée, la gestion de la maison était pleine en 47 secondes."
5 → 1
Des fichiers Excel remplacés par une plateforme
47p
Appel d’évacuation lors de la première véritable alarme
226
Les résidents de cinq maisons sont gérés sous un pseudonyme
0
Plaintes relatives à la protection des données depuis l'introduction
Preuve de gestion des résidents et d'évacuation sous forme de brochure
Enregistrement des présences conforme au RGPD pour l'asile, les dortoirs et les logements sociaux - expliqué en quelques mots.
Télécharger la brochure de l'hébergementListe d'évacuation au point de rassemblement en moins de 60 secondes
Preuve d'occupation conforme au BAMF par résident et par période
Identifiants pseudonymisés au lieu de vrais noms – conformes au RGPD
Cartes personnelles ou tablettes QR - même sans smartphone privé
FAQ
Questions fréquemment posées par la direction de la maison et les prestataires.
Questions issues des ateliers des prestataires, des briefings des bureaux de protection sociale et des intégrations sur la gestion à domicile. Courte conversation le nettoie en 15 minutes.
Oui. Les cartes résidentielles (NFC) sont la solution standard pour les résidents ne possédant pas de smartphone. Les résidents scannent leur carte à la borne d'accueil ou sur la tablette du point de retrait - pas besoin de leur propre application ou numéro de téléphone. La carte est délivrée lors de votre emménagement et restituée lors de votre déménagement.
Moins d'une minute. En cas d'alarme incendie, le système passe automatiquement en mode évacuation et charge la liste des résidents avec la présence actuelle. La gestion de la maison voit en direct au point de rassemblement les personnes manquantes - filtrées par maison, étage ou famille. Les personnes disparues sont marquées en rouge.
Oui. Preuve d'occupation par résident et par mois sous forme de PDF vérifiable avec horodatage et statut de séjour - acceptée par le BAMF, les offices sociaux et les responsables des frais. Des rapports mensuels sont générés sur simple pression d'un bouton, éventuellement automatiquement par e-mail au service.
Les résidents sont enregistrés dans le système avec un identifiant de résident au lieu de leur vrai nom. Aucune donnée directement personnelle n’est donc stockée. La résolution du nom réel n'est visible que par les rôles de gestion de la maison autorisés - et chaque accès est enregistré. Les serveurs sont situés dans des centres de données allemands, AVV est standard.
Les standards sont : la gestion de la gestion (aperçu multi-sites, rapports), la gestion du domicile (propre maison, administration des résidents, transfert d'équipe), le personnel d'équipe (enregistrement des présences + incidents), la réception (enregistrement + enregistrement des visiteurs). Les rouleaux sont personnalisables par transporteur.
Oui. L'aperçu multi-sites montre toutes les maisons d'un fournisseur dans une seule vue - filtrées par maison, région ou segment de résidents. Les certificats d'occupation sont générés par maison et consolidés par prestataire. La plateforme s'étend de 20 résidentes dans un refuge pour femmes à 4 000 résidentes réparties sur 30 sites.
Oui. La présence/l'absence/la déconnexion peuvent être évaluées pour chaque résident et chaque période - important pour les demandes de renseignements du bureau de protection sociale, le soutien aux résidents et les programmes de soutien. Des seuils peuvent également être configurés (par exemple notification d'absences répétées pour la gestion de la maison).
Généralement en quelques jours : mise en place des maisons, des segments de résidents et des bornes d'accueil, délivrance des cartes de domicile, formation de la gestion du foyer et du personnel d'équipe. Pour les prestataires disposant de plusieurs sites, notre équipe accompagne le déploiement avec un plan de projet et des ateliers de formation.
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RGPD · Serveur en Allemagne
ID de résident pseudonymisés, AVV inclus, journal d'audit basé sur les rôles
Convient au BAMF et aux services sociaux
Preuve d'occupation par résident et par mois, à l'épreuve d'un audit
Conforme à la réglementation
Appel d'évacuation en moins de 60 secondes, transfert de poste numériquement
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