Zprávy a formuláře: zachycení, svazek, odeslání | LiteLog
Vytvářejte formuláře bez IT, vyhodnocujte zprávy a odpovědi na formuláře v časové ose a automaticky posílejte zprávy klientům jako PDF/A, které jsou odolné proti auditu.
Vlastní formuláře bez IT
Vytvářejte si vlastní formuláře a kontrolní seznamy bez programování: dejte dohromady pole, definujte povinná pole, publikujte je – od té doby jsou okamžitě k dispozici v aplikaci. Tímto způsobem můžete digitalizovat zkušební protokoly, předání a kontroly kvality přesně podle vašeho procesu.
- ✓Různé typy polí a povinná pole
- ✓Bez programování, přímo v nastavení
- ✓Ihned k dispozici v aplikaci
Okamžitě připraveno: hotové šablony – mobilní a offline
Pět standardních šablon je k dispozici ihned po registraci – napříč odvětvími a okamžitě použitelné. K dispozici je také knihovna připravených šablon pro bezpečnostní službu: požadované můžete jedním kliknutím převzít jako koncepty, upravit je a publikovat.
Vyplňuje se všude, kde se pracuje – na chytrém telefonu, dokonce i ve sklepě bez sítě. Jakmile je spojení obnoveno, LiteLog automaticky synchronizuje odpovědi; Všechny výsledky skončí v zobrazení kombinovaných přehledů níže na této stránce.
- ✓5 standardních šablon od první minuty
- ✓Knihovna šablon zabezpečení k přijetí
- ✓Každá šablona je volně přizpůsobitelná
- ✓Položka kontrolního seznamu se stává skutečným úkolem
Vytvořte šablonu pomocí AI – z textu, PDF nebo Excelu
Nemusíte znovu vytvářet existující papírové formuláře: nahrajte PDF (až 8 stránek) nebo soubor Excel - nebo popište formulář jednou větou - a AI to použije k vytvoření návrhu šablony v Builderu. Zkontrolujete, přizpůsobíte a zveřejníte. Tvorba AI formulářů je součástí všech balíčků zdarma.
- ✓Nahrání PDF nebo Excelu se stane návrhem šablony
- ✓Nebo jednoduše popište formu jednou větou
- ✓Koncept zůstává plně upravitelný – nic není publikováno bez kontroly
Časová osa pro zprávy a odpovědi formuláře
Už žádné přepínání mezi seznamy: zprávy a vyplněné formuláře se sbíhají napříč všemi objekty ve společné časové ose. To znamená, že dispečeři a správci nemovitostí mohou na první pohled vidět, co se stalo – chronologicky a srozumitelně.
Záznamy se zaznamenávají tam, kde vzniknou: jako zpráva přímo na místě nebo jako vyplněný formulář.
Každý záznam nese odznaky pro kategorii a závažnost – často automaticky z [kategorizace AI] (/de/features/ki-incident-categorization). Filtrujte podle objektu, časového období, kategorie nebo naléhavosti a najděte přesně ty procesy, které se počítají v sekundách.
- ✓Odznaky pro kategorii a závažnost
- ✓Filtrujte podle objektu, časového období a naléhavosti
- ✓Podepsaná fotografie a náhled média přímo v záznamu
Přehledy, které si sestavíte sami
Každý klient chce jiný důkaz. S LiteLog můžete sestavit přesně tu sestavu, kterou potřebujete, ze modulů namísto ruční práce v Excelu.
Vyberete si obsah, časové období a objekt. LiteLog vytvoří zprávu a automaticky ji odešle jako PDF/A: ověřené pro audit a dlouhodobě archivovatelné.
- ✓Vyberte moduly: záznam času, docházka, prohlídky, strážní kniha, události nebo klíčová čísla majetku.
- ✓Nastavte rozsah: filtrujte podle časového období, objektu, směny nebo umístění.
- ✓Určete příjemce a frekvenci: jednou, denně, týdně nebo měsíčně.
Automatická expedice ke klientům
Po nastavení probíhá doprava automaticky. LiteLog vytvoří sestavu k určenému datu a odešle ji určeným příjemcům, interním týmům i klientům.
To znamená, že důkaz je k dispozici včas, aniž by o tom někdo musel přemýšlet.
- ✓Vyberte moduly: záznam času, docházka, prohlídky, strážní kniha, události nebo klíčová čísla majetku.
- ✓Nastavte rozsah: filtrujte podle časového období, objektu, směny nebo umístění.
- ✓Určete příjemce a frekvenci: jednou, denně, týdně nebo měsíčně.
Kontrolní jako PDF/A
Zprávy jsou zasílány jako PDF/A, standardizovaný archivní formát pro dlouhodobou archivaci bez auditu (ISO 19005, v Německu jako DIN ISO 19005).
PDF/A zůstává čitelné beze změny po celá léta. Je vhodný pro audity, požadavky na důkazy klienta a právní dokumentaci a podporuje podávání v souladu s GoBD a také požadavky na důkazy podle GDPR.
- ✓standardizovaný formát archivu (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓čitelné a ověřitelné v průběhu let
- ✓vhodné pro evidenci a audity klientů
- ✓podporuje archivaci kompatibilní s GoBD
Řetězec na konci měsíce
Měsíční přehled je koncem řetězce, který se automaticky spouští po celý měsíc – dodává se z [časový záznam](/de/funkce/časový záznam), prohlídky a zprávy odeslané ve vlastní značka.
- ✓standardizovaný formát archivu (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓čitelné a ověřitelné v průběhu let
- ✓vhodné pro evidenci klientů a audity
- ✓podporuje archivaci kompatibilní s GoBD
Nahrávejte zprávy přímo u objektu
Váš tým zaznamenává incidenty tam, kde k nim dojde: pomocí fotografie, hlasové poznámky nebo krátkého textu – i bez internetu. Jakmile je zařízení opět online, zpráva skončí na portálu, odpovědní dostanou upozornění a záznam je ve stejné časové ose jako odpovědi formuláře.
- ✓Fotografie, hlasová poznámka nebo text – lze nahrávat offline
- ✓Zašlete oznámení odpovědným osobám
- ✓Předání klientovi nebo správci
Řetězec vad: od fotografie po dokončenou zakázku
Zpráva je málokdy koncem – obvykle je to začátek řetězce: AI kategorizuje, workflow z ní udělá úkol a na konci je důkaz pro klienta. Takto funguje standardní případ:
Řetězec na konci měsíce
Měsíční přehled je koncem řetězce, který se automaticky spouští po celý měsíc – načítá se z [časový záznam](/de/funkce/časový záznam), prohlídky a zprávy odeslané v [vlastní značka](/de/funkce/značka-bílý štítek).
Vlastní pole pro vaše kmenová data
Definujte, co vaše odvětví navíc potřebuje centrálně: doklad o odbornosti, třída řidičského průkazu, stav očkování nebo klíčové číslo. Pole se automaticky objevují v každém profilu zaměstnance a lze je vytvořit jako povinné pole nebo výběrový seznam – data tak zůstávají kompletní a konzistentní.
- ✓Jakmile je centrálně definováno, dostupné všude
- ✓Povinná pole a výběrové seznamy pro čistá data
- ✓Zaměstnanci, kteří odešli, jsou archivováni, nikoli smazáni
FAQ
Často kladené otázky o sestavách a formulářích (FAQ)
Jaký je rozdíl mezi zprávou a odpovědí formuláře?
Zpráva dokumentuje událost (např. incident nebo předání). Odpověď na formulář je vyplněný formulář, například kontrolní seznam nebo auditní záznam. Jednotný pohled spojuje obojí ve společné časové ose.
Které šablony jsou ihned po registraci k dispozici?
Pět standardních šablon je k dispozici ihned po registraci a lze je použít ve všech odvětvích – pro rychlý start bez nastavování.
Může pro mě AI vytvořit formulář?
Ano. Popište formulář jednou větou nebo nahrajte existující PDF (až 8 stránek) nebo soubor Excel – AI jej použije k vytvoření návrhu šablony s vhodnými typy polí. Koncept si zkontrolujete a publikujete sami. Funkce je součástí všech balíčků zdarma.
Mohu vyplňovat formuláře offline?
Ano. Formuláře lze také vyplnit bez internetu; LiteLog automaticky synchronizuje odpovědi, jakmile je znovu navázáno spojení.
Mohu sestavit své vlastní zprávy?
Ano. S nástrojem pro tvorbu sestav LiteLog si sami vybíráte obsah, filtry a rozvržení. Nepotřebujete žádné technické znalosti: vyberte si moduly, nastavte časové období, určete příjemce.
Může LiteLog odesílat zprávy automaticky?
Ano. Zadáte příjemce a frekvenci: jednou, denně, týdně nebo měsíčně. LiteLog vytvoří zprávu a automaticky ji odešle interním týmům nebo klientům.
V jakém formátu se zprávy zasílají?
Zprávy jsou zasílány jako PDF/A, standardizovaný archivní formát pro dlouhodobou archivaci bez auditu (ISO 19005, v Německu jako DIN ISO 19005). Možné jsou také exporty jako CSV a Excel.
Mohou být zprávy archivovány způsobem, který je zabezpečený proti auditu?
Ano. Díky formátu PDF/A podporuje LiteLog archivaci zabezpečenou auditem a v souladu s GoBD. Přehledy zůstávají nezměněny a lze je kdykoli zkontrolovat.
Jaká práva potřebuje uživatel k zobrazení jednotného zobrazení?
Zobrazení je založené na rolích: uživatelé vidí zprávy a odpovědi formulářů, pouze pokud má jejich role odpovídající práva. To znamená, že klientská data a interní procesy zůstávají jasně odděleny.
Mohu také zaznamenávat zprávy offline?
Ano. Zprávy lze vytvářet offline a jsou automaticky synchronizovány, jakmile je znovu navázáno spojení.
Kdo dostává oznámení o nových přehledech?
Oznámení lze definovat pro skupinu příjemců. Tímto způsobem můžete poskytovat cílené informace týmům, správcům nemovitostí nebo zákazníkům.
Jak si vytvořím vlastní pole v profilu zaměstnance?
Otevřete nastavení, přejděte na kartu Moje pole a klikněte na Přidat pole. Zvolíte si jméno, typ (text, číslo, datum, výběr, ano/ne) a určíte, zda je pole povinné. Od této chvíle se objeví v profilu každého zaměstnance.