Champs propres sur le profil de l'employé | LiteLog
Définissez les champs de données spécifiques au secteur de manière centralisée - automatiquement dans chaque profil d'employé. Avec des identifiants cohérents et une logique de champ obligatoire.
Les entreprises de sécurité, de nettoyage et d'installations font confiance à LiteLog.
Pourquoi posséder des champs ?
Chaque secteur a ses propres données obligatoires sur le profil de l'employé - le numéro de garde dans le service de sécurité, la classe d'infirmière en soins infirmiers, le jeu de clés chez le gardien ou le groupe de district dans le nettoyage. Quiconque conserve ces champs sous forme de texte libre dans un bloc-notes général sera confronté à des fautes de frappe, à des orthographes différentes et à la perte de données évaluables.
Avec vos propres champs, vous pouvez définir une seule fois quels champs de données doivent apparaître dans le profil du collaborateur. A partir de ce moment, les identifiants sont cohérents, les valeurs peuvent être filtrées et exportées, et personne n'a besoin de se rappeler si le champ s'appelle N° du personnel ou Numéro du personnel.
- ✓Définir une fois, disponible dans chaque profil
- ✓Noms cohérents – pas de variantes de fautes de frappe
- ✓Évaluable dans les rapports et les filtres
Exemples spécifiques à l'industrie
Les services de sécurité utilisent des champs tels que le numéro de certificat de garde, la date du test de connaissances §34a, l'indicatif d'appel radio, la carte de possession d'arme. Entreprises de nettoyage document groupe de quartier, autorisation boîte à clés, permis machine. Les services de soins organisent des cours de soins infirmiers, un module d'activités selon le numéro de certificat SGB XI et MDK. fermement. Les entreprises de conciergerie gèrent les jeux de clés, les codes d'accès aux ateliers et les permis de conduire des machines.
Ce qui suit s'applique à tous les secteurs : ces données n'ont pas leur place dans un bloc de texte libre, mais plutôt de manière structurée dans le profil - afin que les preuves de conformité puissent être prouvées devant les tribunaux.
- ✓Sécurité : numéro de gardien, date §34a, indicatif d'appel radio
- ✓Nettoyage : groupe de zone, permis machine, boite à clés
- ✓Soins infirmiers : cours de soins infirmiers, certificat MDK, module d'activités
Champs obligatoires, listes de sélection et intégrité des données
Vous sélectionnez le type de données approprié pour chaque champ : texte sur une seule ligne, texte sur plusieurs lignes, nombre, date, liste de sélection ou commutateur oui/non. Les listes de sélection empêchent chaque employé d'utiliser sa propre orthographe - vous obtenez ainsi des valeurs réellement évaluables. Les champs obligatoires sont appliqués lors de l'enregistrement d'un profil, de sorte que les données de conformité critiques (par exemple, test de compétence expiré) ne manquent jamais.
Le format de date est standardisé (AAAA-MM-JJ), les nombres sont validés numériquement. Cela signifie qu’il n’y a pas d’entrées de données inutiles qui doivent être laborieusement nettoyées ultérieurement.
- ✓Six types de champs : texte, multiligne, nombre, date, sélection, oui/non
- ✓Logique de champ obligatoire lors de la sauvegarde
- ✓Validation standardisée – pas de saisie de données inutiles
Archivage au lieu de suppression
Les champs peuvent être archivés au lieu d'être supprimés. Cela vous protège en cas d'audits et de demandes RGPD : les valeurs existantes dans le profil du collaborateur sont conservées de manière sécurisée, le champ n'apparaît plus que dans les nouveaux profils. Vous pouvez réactiver les champs archivés à tout moment - par exemple si les exigences légales changent à nouveau.
C’est une différence cruciale, notamment dans les secteurs où les durées de conservation légale sont longues (services de sécurité, soins) : vous ne perdez jamais de preuves historiques.
- ✓L'archivage protège les données historiques
- ✓Réactivation possible à tout moment
- ✓Prêt pour le RGPD et l'audit grâce à un stockage à l'épreuve des audits
FAQ
Questions fréquemment posées sur vos propres champs sur le profil de l'employé
Comment créer mon propre champ dans le profil du salarié ?
Vous ouvrez les paramètres, accédez à l'onglet Mes champs et cliquez sur Ajouter un champ. Vous choisissez le nom, le type (texte, numéro, date, sélection, oui/non) et déterminez si le champ est obligatoire. À partir de ce moment, il apparaîtra dans le profil de chaque employé.
Vais-je perdre des données si j'archive un champ ?
Non. Lors de l'archivage, le champ est masqué dans les nouveaux profils, mais les valeurs existantes sont conservées de manière sécurisée. Vous pouvez réactiver le champ à tout moment sans perdre aucune donnée.
Qu'arrive-t-il aux employés existants si je définis un nouveau champ obligatoire ?
Les profils existants restent enregistrés. L'obligation s'applique la prochaine fois que vous enregistrez un profil - vous pouvez ainsi mettre à jour les données de manière contrôlée sans que tous les profils soient évalués comme vides d'un seul coup.
Puis-je définir différents domaines par secteur d’activité ?
Oui. Les champs peuvent être librement sélectionnés pour chaque client. Par exemple, un service de sécurité conserve un numéro de garde. et la date §34a, tandis qu'une classe de soins d'une entreprise de soins infirmiers et un numéro de certificat MDK. utilise.
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