Créez vos propres rapports et envoyez-les au format PDF/A | LiteLog
Compilez vos propres rapports sur les horaires, la fréquentation et les visites. LiteLog l'envoie automatiquement sous forme de PDF/A à l'épreuve des audits.
Des rapports que vous réalisez vous-même
Chaque client veut une preuve différente. Avec LiteLog, vous pouvez créer exactement le rapport dont vous avez besoin, à partir de modules au lieu d'un travail manuel sur Excel.
Vous choisissez le contenu, la période et l'objet. LiteLog crée le rapport et l'envoie automatiquement au format PDF/A : à l'épreuve des audits et archivable à long terme.
Obtenez le rapport final en trois étapes
Un rapport est créé sans connaissances techniques. Trois étapes suffisent :
- ✓Sélectionnez les modules : saisie des temps, présences, tournées, livre de garde, incidents ou chiffres clés immobiliers.
- ✓Définir la portée : filtrer par période, objet, équipe ou lieu.
- ✓Déterminez le destinataire et la fréquence : une fois, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
Quelles données peuvent être incluses dans le rapport
Les rapports accèdent à tous les modules opérationnels. Voici comment les preuves proviennent d’une source unique :
- ✓Saisie des temps et heures de travail par personne et par équipe
- ✓Présence avec check-in, check-out et localisation
- ✓Visites et points de contrôle avec horodatage
Expédition automatique aux clients
Une fois configurée, l’expédition s’effectue automatiquement. LiteLog crée le rapport à la date spécifiée et l'envoie aux destinataires spécifiés, aux équipes internes ainsi qu'aux clients.
Cela signifie que la preuve est disponible à temps sans que personne n'ait à y penser.
À l’épreuve des audits au format PDF/A
Les rapports sont envoyés au format PDF/A, le format d'archive standardisé pour un archivage à long terme sans risque d'audit (ISO 19005, en Allemagne sous le nom de DIN ISO 19005).
Un PDF/A reste lisible inchangé pendant des années. Il convient aux audits, aux exigences de preuve client et de documentation légale et prend en charge le dépôt conforme au GoBD ainsi que les exigences de preuve selon le RGPD.
- ✓format d'archives standardisé (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓lisible et vérifiable au fil des années
- ✓adapté aux preuves clients et aux audits
La bonne preuve pour chaque secteur
Le kit de reporting s’adapte au secteur. La preuve requise est créée à partir des mêmes éléments de base :
- ✓Service de sécurité : rapport client par objet et par période
- ✓Nettoyage : Preuve de performance par bâtiment
- ✓Care : Rapport pour les audits internes et les proches
Conclusion
Avec le kit de construction de rapports, vous pouvez rassembler vous-même toutes les preuves : à travers les modules, envoyés automatiquement et à l'épreuve des audits au format PDF/A. Le travail manuel sur Excel n’est plus nécessaire.
FAQ
Questions fréquemment posées sur les rapports individuels (FAQ)
Puis-je créer mes propres rapports ?
Oui. Avec le générateur de rapports de LiteLog, vous choisissez vous-même le contenu, les filtres et la mise en page. Vous n'avez besoin d'aucune connaissance technique : choisissez les éléments de base, fixez une période de temps, déterminez les destinataires.
Sous quel format les rapports sont-ils envoyés ?
Les rapports sont envoyés au format PDF/A, le format d'archive standardisé pour un archivage à long terme sans risque d'audit (ISO 19005, en Allemagne sous le nom de DIN ISO 19005). Les exportations au format CSV et Excel sont également possibles.
Qu’est-ce que PDF/A et pourquoi est-ce important ?
PDF/A est une variante PDF standardisée (ISO 19005) pour l'archivage à long terme. Un PDF/A reste lisible pendant des années et convient donc aux exigences de documentation client, d'audit et de documentation juridique.
Les rapports peuvent-ils être archivés de manière sécurisée ?
Oui. Grâce au format PDF/A, LiteLog prend en charge un archivage à l'épreuve des audits et conforme à GoBD. Les rapports restent inchangés et peuvent être consultés à tout moment.
LiteLog peut-il envoyer des rapports automatiquement ?
Oui. Vous déterminez le destinataire et la fréquence : une fois, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. LiteLog crée le rapport et l'envoie automatiquement aux équipes internes ou aux clients.
Quelles données puis-je inclure dans un rapport ?
Les rapports peuvent contenir des données de tous les modules : enregistrement des temps, présences, tournées, livret de garde numérique, incidents ainsi que évaluations de localisation et de propriété.
Les rapports peuvent-ils être envoyés à des clients externes ?
Oui. Les rapports peuvent être envoyés aux utilisateurs internes et aux clients externes sous forme d'enregistrement PDF/A fixe pour chaque objet et période de temps.