Приложение «Задача»: Отчет → Задача → Доказательства | LiteLog
Отчеты становятся задачами, дополненными фотодоказательствами. Серии, чек-листы и покрытие по объекту. Попробуйте прямо сейчас в течение 14 дней бесплатно.
Какое программное обеспечение подходит для управления задачами в службах уборки и безопасности зданий?
Поставщикам услуг по обслуживанию зданий необходимо управление задачами, которое фиксирует обнаруженные дефекты и обеспечивает возможность проверки их устранения. Решающими критериями являются: задачи возникают из сообщений, а не звонков, повторяющиеся серии запускаются автоматически, завершение документируется с помощью фотографии, а просроченные задачи сообщаются автоматически.
- ✓Источники задач. Заявки клиентов, создаваемые вручную, из сообщения, порога формы или шаблона рабочего процесса, также становятся задачами.
- ✓Предложение ИИ. Для отчетов ИИ предлагает категорию и срочность. Их можно перезаписать в любой момент.
- ✓Серии и контрольные списки. Повторяющиеся задачи, которые заканчиваются по дате или количеству повторений, контрольные списки для подэтапов, многократное назначение команде.
- ✓Фотоподтверждение: Подтвердите выполнение с помощью фотографии: для каждой задачи можно настроить требование к фотографии, а результат документируется в защищенном от аудита виде.
- ✓Просроченные автоматически. Просроченные и просроченные задачи вызывают уведомления и правила рабочего процесса.
- ✓Отрасли: Уборка зданий, услуги охраны, услуги смотрителя, управление объектами, управление недвижимостью.
От отчета к задаче
Пятно от воды на потолке, расшатанные перила: подобные вещи замечаются по пути — и теряются по дороге, если остаются лишь криком. В LiteLog за считанные секунды это становится сообщением: сделайте фотографию или коротко произнесите речь прямо над объектом. Категоризация AI предлагает категорию и срочность — вы можете отменить оба параметра в любое время. Управление недвижимостью превращает отчет в задачу с ответственностью и сроками, возлагаемую на смотрителя Тони.
Командный чат также приводит к задаче: если Марек пишет «лампа на третьем этаже сломана» в чате сотрудников, Сабина, как менеджер по недвижимости, одним щелчком мыши превращает это в задачу — с указанием местоположения, фотографии и ответственности. А формы могут действовать сами: если визуальный осмотр остается ниже указанного порогового значения, шаблон рабочего процесса автоматически создает сообщение и задачу «пост-очистки». Заявки из клиентского доступа также становятся задачами — так что ваша команда больше не будет упускать недостачи.
Серии, чек-листы и нужное место
Фильтр меняется каждые три месяца, еженедельный осмотр лестничной клетки в жилом парке Линденхоф: вы создаете повторяющуюся работу как серию, заканчивающуюся после определенной даты или после ряда событий. Каждое явление — это своя задача со своим завершением и своим доказательством. Контрольные списки делят более крупные задачи на помечаемые этапы, а множественное назначение позволяет распределить задачу нескольким сотрудникам одновременно. Задачи также можно привязать к контрольной точке или туру: они появляются на объекте во время сканирования и выполняются в каждом случае — работа выполняется там, где ей и место.
- ✓Серия, заканчивающаяся датой или количеством появлений
- ✓Чек-листы для подэтапов, множественные поручения команде
- ✓Привязка к чекпоинту или туру - выполнение за вхождение
Готово означает: задокументировано с фотографией
Тони заменяет лампу, ремонтирует перила — и сообщает о выполненной задаче с фотографией результата. До и после теперь расположены рядом друг с другом, защищены от аудита с отметкой времени и пользователем. Вы для каждого задания решаете, нужна ли фотография при его выполнении. А поскольку в подвале или на подземной парковке часто нет сети: выполнение задач также работает в автономном режиме — LiteLog автоматически синхронизирует статус и фотографии, как только соединение будет снова установлено. Клиент видит в своем клиентском доступе весь процесс: отчётно, выполнено, задокументировано – без единого звонка.
Просрочено, просрочено – и что дальше?
Задача со сроком выполнения сообщает сама себя: когда она наступает, LiteLog запускает событие «срок выполнения задачи»; Если срок истекает, следует «задача просрочена». Вы основываетесь на обоих событиях в правилах automation if-then, таких как push-сообщение ответственному лицу, когда наступает время события, и уведомление управлению имуществом, если ничего не происходит. Это означает, что никакие дефекты больше не проходят молча: оставленная задача оставляет документированный след вместо забытого листка бумаги в коридоре.
Два вида: список и обложка
LiteLog намеренно упрощает управление задачами — двух представлений достаточно. В списке отображаются все задачи со статусом, сроком выполнения, ответственностью и объектом, которые можно фильтровать, например, по офисному зданию Вестенд или по просроченным задачам. Обложка отвечает на вопрос, стоящий за ней: проводятся ли проверки на месте так часто, как запланировано? Вы устанавливаете ежедневную цель сканирований, и покрытие изо дня в день показывает, сколько сканирований фактически соответствует этой цели. Показатель «Выполнено (30T)» измеряет долю задач, которые были выполнены за последние 30 дней — честная цифра для вас и вашего клиента.
FAQ
Часто задаваемые вопросы об управлении задачами (FAQ)
Что такое управление задачами для поставщиков услуг строительства?
Управление задачами для поставщиков услуг по обслуживанию зданий регистрирует дефекты и рабочие задания в цифровом виде, назначает их сотрудникам и проверяемо документирует завершение. Задачи возникают вручную, из сообщений, из порогов форм или из заявок клиентов; Завершение документируется непроверяемым способом с фотографией, отметкой времени и пользователем.
Как сообщение становится задачей?
Сотрудники фиксируют дефект в виде отчета — с фотографией или голосовой заметкой, прямо на объекте. ИИ подсказывает категорию и срочность; оба могут быть перезаписаны. На основе отчета руководство объекта формирует задачу с ответственностью и сроками. Если проверка формы оказывается ниже порогового значения заданного значения, задачу также можно создать автоматически с использованием шаблона рабочего процесса.
Задачи также работают в автономном режиме?
Работа выполняется в автономном режиме: статус и фото-доказательства сохраняются локально и автоматически синхронизируются, как только соединение восстанавливается. Чтение ограничено в автономном режиме — отображается статус последней загрузки; новые задачи приходят только при следующем подключении.
Могу ли я создавать повторяющиеся задачи?
Да. Серии повторяют задачу через фиксированные промежутки времени, заканчиваясь после определенной даты или после определенного количества повторений. Каждое событие представляет собой отдельную задачу и выполняется индивидуально и проверяется индивидуально.
Могут ли клиенты самостоятельно просматривать задачи или сообщать о них?
Да. Благодаря доступу для клиентов клиенты могут видеть запущенные процессы для своей собственности - отчеты, завершенные и документированные. Кроме того, вы можете открыть заявку самостоятельно: это создает задачу для вашей команды, и клиент без единого звонка следит за статусом обработки.
Могу ли я сделать обязательным фотографирование при выполнении работы?
Да. Для каждого задания вы определяете, являются ли фотодоказательства обязательными. Если требование к фотографии активировано, задачу можно выполнить только с фотографией — поэтому результат будет защищен от аудита рядом с исходным отчетом.