Отчеты и формы: захват, объединение, отправка | LiteLog
Создавайте формы без помощи ИТ-специалистов, оценивайте сообщения и формируйте ответы в установленные сроки и автоматически отправляйте отчеты клиентам в защищенном от аудита формате PDF/A.
Собственные формы без ИТ
Создавайте свои собственные формы и контрольные списки без программирования: объединяйте поля, определяйте обязательные поля, публикуйте их — с этого момента они сразу же будут доступны в приложении. Таким образом, вы можете оцифровать протоколы испытаний, передачи и контроля качества в точном соответствии с вашим процессом.
- ✓Различные типы полей и обязательные поля
- ✓Без программирования, прямо в настройках
- ✓Доступно сразу в приложении
Готовы к работе прямо сейчас: готовые шаблоны – мобильные и оффлайн
Пять стандартных шаблонов доступны сразу после регистрации — межотраслевые и готовые к использованию сразу. Также имеется библиотека готовых шаблонов для службы безопасности: нужные можно одним кликом принять в качестве черновиков, адаптировать и опубликовать.
Он заполняется везде, где ведется работа – на смартфоне, даже в подвале без сети. Как только соединение будет восстановлено, LiteLog автоматически синхронизирует ответы; Все результаты попадают в комбинированные отчеты ниже на этой странице.
- ✓5 стандартных шаблонов с первой минуты
- ✓Библиотека шаблонов безопасности для внедрения
- ✓Каждый шаблон свободно настраивается
- ✓Пункт чек-листа становится настоящей задачей
Создайте шаблон с помощью ИИ — из текста, PDF или Excel.
Вам не придется воссоздавать существующие бумажные формы: загрузите PDF (до 8 страниц) или файл Excel — или опишите форму одним предложением — и ИИ будет использовать ее для создания черновика шаблона в конструкторе. Вы просматриваете, адаптируете и публикуете. Создание форм AI включено бесплатно во все пакеты.
- ✓Загрузка PDF или Excel становится черновиком шаблона
- ✓Или просто опишите форму одним предложением
- ✓Черновик остается полностью редактируемым — ничего не публикуется без проверки.
График отчетов и ответов на формы
Больше не нужно переключаться между списками: сообщения и заполненные формы объединяются по всем объектам на общей временной шкале. Это означает, что диспетчеры и управляющие недвижимостью могут сразу увидеть, что произошло, в хронологическом и понятном виде.
Записи записываются там, где они возникают: в виде сообщения непосредственно на сайте или в виде заполненной формы.
Каждая запись имеет значки категории и серьезности — часто автоматически из категории AI. Фильтруйте по объекту, периоду времени, категории или срочности и находите именно те процессы, которые измеряются секундами.
- ✓Значки по категориям и серьезности
- ✓Фильтровать по объекту, периоду времени и срочности
- ✓Подписанное фото и медиа-превью прямо в записи
Отчеты, которые вы составляете сами
Каждый клиент хочет разные доказательства. С LiteLog вы можете составить именно тот отчет, который вам нужен, из стандартных блоков вместо ручной работы в Excel.
Вы выбираете контент, период времени и объект. LiteLog создает отчет и автоматически отправляет его в формате PDF/A: защищенный от аудита и пригодный для долгосрочного архивирования.
- ✓Выберите модули: учет времени, посещаемость, экскурсии, книга охраны, происшествия или показатели собственности.
- ✓Установите область действия: фильтруйте по периоду времени, объекту, смене или местоположению.
- ✓Определите получателя и частоту: один раз, ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Автоматическая отправка клиентам
После настройки доставка осуществляется автоматически. LiteLog создает отчет в указанную дату и отправляет его указанным получателям, внутренним командам, а также клиентам.
Это означает, что доказательство будет доступно вовремя, и никому не придется о нем думать.
- ✓Выберите модули: учет времени, посещаемость, экскурсии, книга охраны, происшествия или показатели собственности.
- ✓Установите область действия: фильтруйте по периоду времени, объекту, смене или местоположению.
- ✓Определите получателя и частоту: один раз, ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Доказательство аудита в формате PDF/A
Отчеты отправляются в формате PDF/A, стандартизированном архивном формате для надежного долгосрочного архивирования (ISO 19005, в Германии как DIN ISO 19005).
PDF/A остается читаемым без изменений в течение многих лет. Он подходит для аудита, проверки клиентов и требований юридической документации и поддерживает регистрацию в соответствии с требованиями GoBD, а также требования к доказательствам в соответствии с GDPR.
- ✓стандартизированный формат архива (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓разборчивый и проверяемый годами
- ✓подходит для клиентских доказательств и аудитов
- ✓поддерживает архивирование, совместимое с GoBD
Цепочка конца месяца
Ежемесячный отчет является завершением цепочки, которая запускается автоматически в течение месяца и поступает из [time Recording](/de/features/time Recording), tours и сообщений, отправленных в собственном брендинге.
- ✓стандартизированный формат архива (ISO 19005 / DIN ISO 19005)
- ✓разборчивый и проверяемый годами
- ✓подходит для клиентских доказательств и аудитов
- ✓поддерживает архивирование, совместимое с GoBD
Запись сообщений прямо на объекте
Ваша команда записывает инциденты там, где они происходят: с помощью фотографии, голосовой заметки или короткого текста — даже без Интернета. Как только устройство снова подключается к сети, сообщение попадает на портал, ответственные лица получают уведомление, и запись появляется в той же временной шкале, что и ответы в форме.
- ✓Фото, голосовая заметка или текст — можно записать в автономном режиме.
- ✓Push-уведомление ответственных лиц
- ✓Передача клиенту или куратору
Цепочка дефектов: от фотографии до выполненного заказа
Отчет редко является концом - обычно это начало цепочки: ИИ классифицирует его, рабочий процесс превращает его в задачу, а в конце появляется доказательство для клиента. Вот как работает стандартный случай:
Цепочка конца месяца
Ежемесячный отчет является завершением цепочки, которая запускается автоматически в течение месяца и поступает из [time Recording](/de/features/time Recording), tours и сообщений, отправленных в собственном брендинге.
Собственные поля для ваших основных данных
Централизованно определите, что вашей отрасли дополнительно необходимо: подтверждение опыта, класс водительских прав, статус вакцинации или ключевой номер. Поля автоматически появляются в каждом профиле сотрудника и могут быть созданы как обязательные поля или список выбора — таким образом данные остаются полными и согласованными.
- ✓После централизованного определения, доступного повсюду
- ✓Обязательные поля и списки выбора для чистых данных
- ✓Ушедшие сотрудники архивируются, а не удаляются
FAQ
Часто задаваемые вопросы об отчетах и формах (FAQ)
В чем разница между сообщением и ответом формы?
Отчет документирует событие (например, инцидент или передачу обслуживания). Ответ на форму — это заполненная форма, например контрольный список или контрольный журнал. Единый вид объединяет оба процесса в единую временную шкалу.
Какие шаблоны доступны сразу после регистрации?
Пять стандартных шаблонов доступны сразу после регистрации и могут использоваться во всех отраслях — для быстрого старта без настройки.
Может ли ИИ создать для меня форму?
Да. Опишите форму одним предложением или загрузите существующий PDF-файл (до 8 страниц) или файл Excel — ИИ будет использовать его для создания черновика шаблона с соответствующими типами полей. Вы сами проверяете и публикуете черновик. Функция включена бесплатно во все пакеты.
Могу ли я заполнять формы офлайн?
Да. Формы также можно заполнять без Интернета; LiteLog автоматически синхронизирует ответы, как только соединение будет снова установлено.
Могу ли я составить свои собственные отчеты?
Да. С помощью конструктора отчетов LiteLog вы сами выбираете контент, фильтры и макет. Вам не нужны никакие технические знания: выберите компоненты, установите период времени, определите получателей.
Может ли LiteLog отправлять отчеты автоматически?
Да. Вы указываете получателя и периодичность: один раз, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. LiteLog создает отчет и автоматически отправляет его внутренним командам или клиентам.
В каком формате отправляются отчеты?
Отчеты отправляются в формате PDF/A, стандартизированном архивном формате для надежного долгосрочного архивирования (ISO 19005, в Германии как DIN ISO 19005). Также возможен экспорт в форматы CSV и Excel.
Могут ли отчеты архивироваться таким образом, чтобы их нельзя было проверить?
Да. Благодаря формату PDF/A LiteLog поддерживает архивирование, защищенное от аудита и соответствующее требованиям GoBD. Отчеты остаются неизменными и могут быть проверены в любое время.
Какие права необходимы пользователю для просмотра единого представления?
Представление ролевое: пользователи видят сообщения и формируют ответы только в том случае, если их роль имеет соответствующие права. Это означает, что данные клиента и внутренние процессы остаются четко разделенными.
Могу ли я также записывать отчеты в автономном режиме?
Да. Сообщения можно создавать в автономном режиме и автоматически синхронизировать, как только соединение снова будет установлено.
Кто получает уведомления о новых отчетах?
Уведомления можно определить для каждой группы получателей. Таким образом, вы можете предоставлять целевую информацию командам, управляющим недвижимостью или клиентам.
Как создать свое поле в профиле сотрудника?
Вы открываете настройки, переходите на вкладку «Мои поля» и нажимаете «Добавить поле». Вы выбираете имя, тип (текст, номер, дата, выбор, да/нет) и определяете, является ли поле обязательным. С этого момента он будет отображаться в профиле каждого сотрудника.