Бесплатные формы и отчеты: создавайте, подписывайте, автоматизируйте | LiteLog
Бесплатные формы без ИТ: заполняются на ходу с цифровой подписью, дефекты становятся задачами в рамках рабочего процесса, отчеты отправляются клиенту в защищенном от аудита формате PDF/A.
Свободные формы без ИТ – LiteLog адаптируется
Отчет о повреждении, отчет о передаче, контроль качества: Воссоздайте любую форму в цифровом виде – без программирования. Компилировать поля, определять обязательные поля, публиковать; С этого момента ваша команда заполняет его в приложении с фотографией и цифровой подписью прямо на своем смартфоне. LiteLog адаптируется к вашему рабочему процессу, а не наоборот.
- ✓17 типов полей, обязательные поля и условия
- ✓Цифровая подпись – с подписью клиента по требованию.
- ✓Без программирования, прямо в настройках
- ✓Доступно сразу в приложении
Контроль качества с помощью балльной системы.
Для контроля качества важно не только то, что испытание было проведено, но и то, насколько хорошо оно было проведено. Начисляйте баллы за ответ и устанавливайте проходной балл в процентах. В готовом отчете потом написано: пройдено или не пройдено.
Если кто-то сообщает о дефекте, форма сразу запрашивает фото и примечание. И если результат окажется ниже вашего лимита, на это может отреагировать автоматическое правило. На странице Программное обеспечение для управления качеством показано, как поставщики услуг по обслуживанию зданий могут использовать это для построения своего управления качеством.
- ✓Баллы за ответ, вес по полю
- ✓Проходной балл в процентах – результат в отчете
- ✓Обязательное фото и примечание в случае дефекта
Готово к работе: готовые шаблоны или созданные с помощью ИИ
Вы не начинаете с нуля: готовы готовые шаблоны — внедряйте, адаптируйте, публикуйте. И вам не придется воссоздавать существующие бумажные формы: загрузите PDF или Excel или опишите форму одним предложением — ИИ превратит ее в черновик в конструкторе.
- ✓Готовые шаблоны с первой минуты
- ✓Загрузка PDF или Excel становится черновиком с помощью искусственного интеллекта.
- ✓Ничего не публикуется без проверки
Каждый работает на своем языке
Многие команды говорят не только по-немецки — а форму, которую никто не понимает, заполняют неправильно. В LiteLog вы создаете шаблон один раз; по желанию ИИ при публикации переводит его на 15 языков. Ваши сотрудники видят поля, варианты выбора и чек-листы на родном языке — в том числе офлайн в приложении LiteLog. Ответы в свободном тексте возвращаются руководителю объекта в переводе, оригинал остается сохраненным и доступен в любой момент. Каждый перевод вы можете проверить и исправить прямо в конструкторе.
- ✓Один шаблон, 15 языков — ИИ переводит при публикации
- ✓Ответы возвращаются в переводе, оригинал сохраняется
- ✓Переводы можно просмотреть и исправить в конструкторе
Цепочка дефектов: от фотографии до выполненного заказа
Форма не является конечной точкой LiteLog. Это триггер: прикрепите Рабочие процессы к каждому ответу. Если ваша команда сообщает о недостатке или контрольный показатель падает ниже порога прохождения, правило применяется. Она создает задачу с ответственностью и сроками. Он информирует нужных людей посредством push. И ситуация обостряется, когда никто не отвечает. ИИ классифицирует дефект в соответствии с категорией и серьезностью. Вот как работает стандартный случай:
Согласование и отправка заказчику
Не каждый отчет должен уходить заказчику без проверки. Включите согласование для нужных шаблонов: отправленные отчеты попадают в очередь, ответственные получают уведомление и одобряют отчет — или игнорируют. При согласовании ИИ предлагает тему и сопроводительное письмо на языке клиента и приводит свободные тексты для PDF в аккуратную форму, с четкой пометкой. Перед отправкой вы все проверяете и можете изменить; оригинал остается на портале без изменений. Что заказчик увидит потом, показывает клиентский доступ.
- ✓Согласование включается для каждого шаблона — одобрить или игнорировать
- ✓ИИ предлагает тему и сопроводительное письмо на языке клиента
- ✓Отредактированная версия PDF с пометкой — оригинал сохраняется
- ✓Все можно изменить перед отправкой — на портале и в приложении LiteLog
Ваши преимущества с первого взгляда
Все, что генерируют ваши формы, остается доступным для оценки и при желании автоматически запускает следующий шаг.
Адаптируется к вам
Ваши собственные формы, ваша собственная оценка, ваша собственная логика – они представляют ваш процесс, а не наш.
Может быть автоматизирован с помощью рабочих процессов
Дефект автоматически становится назначенной задачей со сроком выполнения.
Просмотр рабочих процессов →Автоматический экспорт
Отчеты и таблицы в формате PDF/A или CSV – отправляются клиенту одним нажатием кнопки или автоматически.
Мобильный и оффлайн
Он заполняется везде, где ведутся работы – даже без сети. LiteLog синхронизируется автоматически.
FAQ
Часто задаваемые вопросы об отчетах и формах (FAQ)
В чем разница между сообщением и ответом формы?
Отчет документирует событие (например, инцидент или передачу обслуживания). Ответ на форму — это заполненная форма, например контрольный список или контрольный журнал. Единый вид объединяет оба процесса в единую временную шкалу.
Какие шаблоны доступны сразу после регистрации?
Сразу после регистрации доступны готовые стандартные шаблоны — можно использовать во всех отраслях, для быстрого старта без настройки.
Может ли ИИ создать для меня форму?
Да. Опишите форму одним предложением или загрузите существующий PDF-файл (до 8 страниц) или файл Excel — ИИ будет использовать его для создания черновика шаблона с соответствующими типами полей. Вы сами проверяете и публикуете черновик. Функция включена бесплатно во все пакеты.
Могу ли я заполнять формы офлайн?
Да. Формы также можно заполнять без Интернета; LiteLog автоматически синхронизирует ответы, как только соединение будет снова установлено.
Могут ли формы быть подписаны цифровой подписью?
Да. Добавьте поле подписи в конструкторе — подпись подписывается непосредственно на смартфоне либо сотрудником, либо в качестве контрассигнации клиентом, включая при желании имя. Подпись сохраняется вместе с ответом и ее можно посмотреть на портале.
Могу ли я составить свои собственные отчеты?
Да. С помощью конструктора отчетов LiteLog вы сами выбираете контент, фильтры и макет. Вам не нужны никакие технические знания: выберите компоненты, установите период времени, определите получателей.
Может ли LiteLog отправлять отчеты автоматически?
Да. Вы сами определяете получателя и периодичность: один раз, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. LiteLog создает отчет и автоматически отправляет его внутренним командам или клиентам.
В каком формате отправляются отчеты?
Отчеты отправляются в формате PDF/A, стандартизированном архивном формате для надежного долгосрочного архивирования (ISO 19005, в Германии как DIN ISO 19005). Также возможен экспорт в форматы CSV и Excel.
Могут ли отчеты архивироваться таким образом, чтобы их нельзя было проверить?
Да. Благодаря формату PDF/A LiteLog поддерживает архивирование, защищенное от аудита и соответствующее требованиям GoBD. Отчеты остаются неизменными и могут быть проверены в любое время.
Какие права необходимы пользователю для просмотра единого представления?
Представление ролевое: пользователи видят сообщения и формируют ответы только в том случае, если их роль имеет соответствующие права. Это означает, что данные клиента и внутренние процессы остаются четко разделенными.
Могу ли я также записывать отчеты в автономном режиме?
Да. Сообщения можно создавать в автономном режиме и автоматически синхронизировать, как только соединение снова будет установлено.
Кто получает уведомления о новых отчетах?
Уведомления можно определить для каждой группы получателей. Таким образом, вы можете предоставлять целевую информацию командам, управляющим недвижимостью или клиентам.
На каких языках сотрудники могут заполнять формы?
На 15 языках. Вы создаете шаблон один раз — по желанию ИИ переводит его при публикации, и сотрудники видят поля, варианты и чек-листы на родном языке, в том числе офлайн. Каждый перевод можно проверить и исправить в конструкторе; ответы в свободном тексте возвращаются руководителю объекта в переводе, оригинал остается сохраненным.
Могу ли я проверять отчеты перед отправкой заказчику?
Да. Включите согласование для нужных шаблонов: отправленные отчеты будут ждать решения — одобрить или игнорировать. Ответственные получают уведомление, а счетчик на портале показывает, сколько отчетов ожидает.
Что делает ИИ при отправке заказчику?
По желанию ИИ предлагает тему и короткое сопроводительное письмо на языке клиента и приводит свободные тексты отчета в аккуратную форму. Отредактированная версия PDF имеет соответствующую пометку, оригинал остается на портале без изменений — а перед отправкой вы можете все проверить и изменить. Функция необязательна и по умолчанию отключена.