Download, Pflichtangaben & DSGVO erklärt
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Was ist eine Anwesenheitsliste?
Kurzdefinition:
Eine Anwesenheitsliste ist ein Dokument zur rechtssicheren Erfassung, welche Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich anwesend waren – etwa in Schulen, Unternehmen oder bei Veranstaltungen.
Sie dient unter anderem als:
- offizieller Nachweis (z. B. für Zertifikate oder Förderungen)
- Dokumentation für Organisationen und Behörden
- Grundlage für Abrechnung oder Leistungsnachweise
- Sicherheitsinstrument (z. B. Evakuierungs- oder Notfalllisten)
Wofür werden Anwesenheitslisten genutzt?
Schulen & Bildungseinrichtungen
Zur Dokumentation von Unterricht, Prüfungen, Pflichtveranstaltungen und Klassenfahrten.
Unternehmen
Für Schulungen, Sicherheitsunterweisungen, Meetings und Compliance-Nachweise.
Vereine & Organisationen
Zur Erfassung von Trainings, Sitzungen und Mitgliederversammlungen.
Baustellen & Handwerk
Zur täglichen Anwesenheitskontrolle von Teams und Subunternehmern.
Sicherheitsdienste
Für Objektanwesenheit, Wachgänge und Notfalldokumentation.
Pflichtangaben einer Anwesenheitsliste
Damit eine Anwesenheitsliste korrekt und verwendbar ist, sollten folgende Felder enthalten sein:
Erforderliche Angaben
- Name der Veranstaltung
- Datum und Uhrzeit
- Name der anwesenden Person
- Unterschrift oder digitale Bestätigung
- Verantwortliche Person
Optionale Angaben
- Organisation, Klasse oder Team
- Funktion oder Rolle
- Dauer der Anwesenheit
- Bemerkungen oder Hinweise
DSGVO & rechtliche Hinweise
Da Anwesenheitslisten personenbezogene Daten enthalten, gelten klare Regeln:
- Rechtsgrundlage: z. B. gesetzliche Pflicht, Vertrag oder organisatorische Notwendigkeit
- Datenminimierung: nur notwendige Angaben erfassen
- Zugriffsschutz: keine offen ausliegenden Papierlisten
- Aufbewahrung: je nach Zweck meist 2–10 Jahre
Digitale Lösungen erleichtern die DSGVO-konforme Umsetzung erheblich.
Kostenlose Anwesenheitsliste Vorlage (PDF & Word)
Die Vorlagen enthalten:
- strukturierte Tabellen
- Platz für Unterschriften
- optionale Zusatzfelder
- neutrale Gestaltung für viele Einsatzbereiche
Geeignet für:
Schulen · Seminare · Vereine · Behörden · Baustellen · Projektteams
Beispiel einer Anwesenheitsliste
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Häufige Fehler bei Anwesenheitslisten
- fehlende Unterschriften
- unleserliche Einträge
- falsche oder unvollständige Vorlagen
- DSGVO-Verstöße durch offene Listen
Die Lösung: digitale Anwesenheitserfassung.
Digitale Anwesenheitsliste als Alternative
Digitale Systeme ersetzen Papierlisten vollständig und bieten:
- automatische Zeitstempel
- fehlerfreie Erfassung
- einfache Auswertung & Export
- sichere, DSGVO-konforme Speicherung
Beispiel:
Mit LiteLog erfassen Teilnehmende ihre Anwesenheit per App oder QR-Code – mit Echtzeit-Übersicht, Export und Archivierung in Sekunden.