Registrare tour, documentare incidenti, convincere i clienti: LiteLog sostituisce i registri cartacei e i costosi sistemi hardware con un sistema di controllo della guardia digitale con NFC, QR e GPS. Prove a prova di tribunale, panoramica in tempo reale e report automatici per centri di controllo e clienti.
In molte società di sicurezza, la documentazione viene ancora effettuata tramite registri di guardia scritti a mano, raccoglitori di dati separati o foto tramite messenger. Funziona nella vita di tutti i giorni, finché un cliente non chiede se il tour è realmente avvenuto. O fino a quando un incidente non finisce in tribunale e non ci sono prove attendibili.
I libretti degli orologi di carta possono essere falsificati. Gli orologi hardware forniscono i dati solo con un ritardo. I rapporti sugli incidenti vengono distribuiti su WhatsApp, e-mail e note. Il risultato: nessuna catena di custodia affidabile, nessuna panoramica in tempo reale, nessuna fiducia da parte del cliente.
Allo stesso tempo, la pressione aumenta: i clienti richiedono report digitali. Le nuove gare richiedono un sistema di controllo della guardia. Chi non documenta digitalmente perde gli ordini, non perché le prestazioni siano scarse, ma perché non ci sono prove.
Un sistema di controllo digitale della guardia documenta i tour, gli incidenti e i tempi di turno. Le prestazioni diventano visibili, le deviazioni diventano controllabili e i clienti ricevono prove a prova di tribunale invece di elenchi cartacei.
Il registro delle guardie e la registrazione delle presenze risolvono diversi problemi. Oggi i clienti pretendono entrambe le cose, e in tribunale la carta conta sempre meno.
Abbiamo già un registro delle guardie: perché registrare le presenze?
Il libro delle guardie documenta gli eventi. La registrazione delle presenze documenta la copertura del percorso, ovvero che il dipendente si trovava effettivamente presso la struttura e ha completato il suo tour. I clienti li richiedono entrambi perché l’uno non può sostituire l’altro.
Se la guardia di sicurezza fosse lì, non so se abbia effettivamente seguito il tour.
Se non fosse stato lì, il tour sicuramente non sarebbe andato bene. Con le scansioni dei checkpoint e la presenza documentata viene creata una catena completa di prove: in caso di sinistro, questa è la differenza tra il pagamento dell'assicurazione e una controversia.
La registrazione delle presenze è più riservata alle pulizie o ai custodi.
Nei servizi di sicurezza è il fulcro: i turni senza soluzione di continuità sono il servizio che vendi. Al giorno d'oggi senza prova digitale difficilmente è possibile partecipare a gare d'appalto per KRITIS, sicurezza o protezione di eventi.
Definisci i percorsi del tour con checkpoint NFC o QR. Ogni scansione è documentata con timestamp, posizione GPS e dipendente. Le deviazioni vengono riconosciute immediatamente.
Registra digitalmente incidenti, osservazioni e passaggi di consegne, con foto, categoria e posizione. Tutte le voci confluiscono in un registro centrale, a prova di audit.
Se un tour viene mancato, inizia in ritardo o vengono saltati i checkpoint, il centro di controllo e la gestione operativa ricevono automaticamente un messaggio.
Ogni voce contiene timestamp, dati GPS e ID utente. Le voci non possono essere modificate dopo essere state inserite. La catena di custodia completa può essere esportata in qualsiasi momento.
Report PDF periodici per oggetto, periodo di tempo e tipo di servizio: creati automaticamente e pronti per i clienti, senza rielaborazioni manuali.
La documentazione funziona anche in parcheggi sotterranei, aree industriali o zone remote senza ricezione. La sincronizzazione avviene automaticamente non appena viene stabilita una connessione.
La documentazione funziona anche in parcheggi sotterranei, aree industriali o zone remote senza ricezione. La sincronizzazione avviene automaticamente non appena viene stabilita una connessione.
Servizio di pattuglia e protezione della proprietà: i percorsi di visita sono definiti come attività ricorrenti. Gli addetti alla sicurezza scansionano i checkpoint utilizzando codici NFC o QR, documentano anomalie e registrano incidenti direttamente sul posto, con foto e GPS.
Protezione degli eventi: in occasione degli eventi vengono allestiti checkpoint temporanei. Il conteggio delle persone, i controlli degli accessi e gli incidenti sono documentati in modo strutturato. Dopo l'evento, i clienti ricevono un rapporto completo.
Servizio di accoglienza e controllo accessi: movimenti dei visitatori, consegna delle chiavi ed eventi particolari vengono registrati nel registro elettronico. I passaggi di turno sono completamente documentati.
Funzionamento del centro di controllo: la panoramica in tempo reale mostra tutti i tour in corso, i messaggi aperti e le deviazioni. In caso di allarme o di assenza di tour, entra in vigore l'escalation automatica.
L'incidente è documentato direttamente sul posto: categoria, foto, nota, urgenza e posizione GPS.
Gli incidenti critici attivano notifiche automatiche. Responsabilità e scadenza sono fissate.
La misura è documentata. Le prove vengono automaticamente incluse nel libro delle guardie e nel rapporto del cliente – a prova di tribunale e comprensibili.
Nel servizio di sicurezza le prove possono decidere in merito alle questioni di responsabilità. Che si tratti di una visita, di un rapporto di un incidente o di un registro dei turni: se la documentazione non regge in tribunale, la società di sicurezza è responsabile. La prova in tribunale non è un’opzione, ma un requisito.
LiteLog è gestito su server in Germania. Tutti i dati vengono trasmessi e archiviati crittografati. Di serie è disponibile un contratto di elaborazione degli ordini (AVV). I periodi di conservazione possono essere configurati per ciascun oggetto: ciò significa che le prove vengono conservate per tutto il tempo richiesto dai vostri obblighi di documentazione o dalla situazione contrattuale.
Ogni voce nel sistema di controllo della guardia e nel libro di guardia elettronico contiene una marca temporale, una posizione GPS e un ID utente, automaticamente e senza post-elaborazione manuale. Le voci non possono essere modificate dopo essere state inserite. Le correzioni vengono documentate come processo separato in modo da mantenere l'intera catena di custodia.
Puoi utilizzare il sistema di ruoli e autorizzazioni per controllare chi visualizza i dati del tour, elabora gli incidenti o esporta i report. Le modifiche alle autorizzazioni vengono registrate, rilevanti per gli audit interni e i controlli dei clienti.
È possibile esportare report per clienti ed enti per oggetto, periodo e tipologia di servizio. Le esportazioni contengono l'intera catena della documentazione: tour, scansioni dei checkpoint, incidenti, misure e cronologie.
Ciò significa che i servizi di sicurezza non vengono solo forniti, ma documentati in modo a prova di audit - senza registri cartacei, senza compilazione manuale e senza rischi durante il successivo audit del cliente.
Puoi trovare istruzioni dettagliate passo dopo passo con schermate ed esempi in Guida alla configurazione dei servizi di sicurezza.
La risposta è breve: pratica, senza frasi di marketing.
Il software per servizi di sicurezza digitalizza i processi fondamentali nella protezione della sicurezza: controllo dei tour, segnalazione degli incidenti, registro delle guardie e rapporti sui clienti. LiteLog combina queste funzioni in un'unica applicazione, senza hardware aggiuntivo.
Invece di costosi orologi e raccoglitori di dati, LiteLog utilizza tag NFC o codici QR come punti di controllo. Gli addetti alla sicurezza eseguono la scansione con il proprio smartphone. Ogni scansione è documentata con timestamp, GPS e ID utente. I dati sono immediatamente disponibili nel centro di controllo, non solo alla successiva lettura.
No. Sono sufficienti i tag NFC disponibili in commercio o i codici QR stampati. Gli addetti alla sicurezza utilizzano il proprio smartphone o un dispositivo di lavoro poco costoso. Non è necessario alcun costoso hardware speciale.
SÌ. Ogni voce contiene timestamp, posizione GPS e ID utente. Le voci non possono essere modificate dopo essere state inserite. Le correzioni sono documentate come processo separato. Ciò crea una catena di custodia completa e a prova di audit.
Eventi, osservazioni e passaggi di consegne vengono registrati direttamente nell'app - con foto, categoria, testo libero e posizione GPS. Tutte le voci confluiscono in un registro centrale, a prova di audit. Le voci non possono essere modificate successivamente.
SÌ. LiteLog crea report PDF periodici per ogni oggetto e periodo di tempo, automaticamente e senza rielaborazioni manuali. I rapporti includono tour, scansioni dei checkpoint, incidenti e azioni.
SÌ. LiteLog gestisce server in Germania. I dati vengono trasmessi e archiviati in forma crittografata. Come standard è disponibile un accordo sull'elaborazione degli ordini (AVV) secondo GDPR. I periodi di conservazione possono essere configurati individualmente.
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