Foglio presenze Excel — modello 2026 da scaricare
Modello gratuito di foglio presenze in Excel e PDF, già impostato per i periodi di paga italiani. Lo scarichi, lo personalizzi in pochi minuti — oppure passi subito alla rilevazione digitale con LiteLog, senza fogli di calcolo da aggiornare a mano.
Che cos'è il foglio presenze e quando serve
Il foglio presenze è il documento con cui il datore di lavoro registra, giorno per giorno, le ore lavorate da ogni dipendente, distinguendo ore ordinarie, straordinari, ferie, permessi, malattia e altre assenze. Non è un semplice strumento gestionale: è la base con cui si calcolano la busta paga, i contributi e l'eventuale prova in caso di contenzioso.
L'obbligo di tenere un registro presenze deriva dall'insieme di norme su orario di lavoro (D.Lgs. 66/2003), retribuzione e contribuzione INPS. A questo si affianca il registro infortuni — abolito nel 2017 con l'introduzione del SINP — e la documentazione che il datore di lavoro deve conservare per dimostrare il rispetto dei limiti di orario, dei riposi e delle pause.
Cartaceo, Excel o software dedicato: la legge non impone una forma specifica, ma richiede che le registrazioni siano veritiere, complete e conservate per il tempo previsto. La rilevazione presenze elettronica con timbratura digitale è oggi lo standard, perché riduce errori, contestazioni e tempi di gestione.
Scarica il modello — Excel o PDF
Il file è pronto all'uso: intestazione azienda, elenco dipendenti, colonne per ore lavorate, straordinari, ferie, permessi e malattia. Lo apri in Excel, LibreOffice Calc o Google Sheets e lo adatti al tuo organico.
Il modello è gratuito e può essere usato anche commercialmente. Nessuna registrazione richiesta.
Cosa deve contenere il foglio presenze
Un foglio presenze valido contiene almeno: dati identificativi dell'azienda (ragione sociale, codice fiscale o partita IVA), dati del dipendente (nome, cognome, qualifica), il mese e l'anno di riferimento, e per ogni giornata lavorata l'orario di entrata, l'orario di uscita, le ore ordinarie, gli straordinari, ferie, permessi (ROL, ex-festività), malattia e altre assenze giustificate.
In fondo al foglio vanno previsti il totale ore mensili, il dettaglio degli straordinari per fascia (diurni, notturni, festivi) e lo spazio per la firma del dipendente e del datore di lavoro o responsabile. La firma chiude il documento e ne attesta la veridicità: senza firma, il valore probatorio si riduce drasticamente.
Lato Excel, le formule più utili sono =SOMMA() per il totale mensile, =SE(ora_uscita-ora_entrata>8/24; ...; 0) per identificare gli straordinari oltre l'ottava ora, e =CONTA.SE() per contare i giorni di ferie o malattia. Bloccare le celle delle formule con la protezione del foglio evita modifiche accidentali da parte di chi compila.
Foglio cartaceo vs. Excel vs. software dedicato
Il foglio cartaceo è semplice e non richiede strumenti: basta una stampante. Ha però due punti deboli — si smarrisce, e in caso di contestazione è difficile dimostrare quando è stato compilato. Funziona solo per micro-imprese con pochi dipendenti.
Il foglio in Excel è il compromesso più diffuso: editabile, calcolato in automatico, archiviabile come file. Il limite è strutturale — un file Excel può essere modificato a posteriori senza lasciare traccia, quindi il valore probatorio dipende dalla buona fede di chi lo conserva. Per la busta paga è sufficiente; per un contenzioso davanti all'Ispettorato del Lavoro è già fragile.
Un software dedicato di rilevazione presenze registra ogni timbratura con marca temporale immutabile, identificativo del dipendente e log di audit. Le ore vengono calcolate in automatico, gli straordinari classificati per fascia e le anomalie segnalate. La conformità GDPR è progettata fin dall'inizio. Per imprese con turni, sedi multiple o personale esterno (pulizie, vigilanza, facility) è la scelta di gran lunga più solida.
Conservazione e privacy
L'art. 2220 del Codice Civile impone la conservazione dei documenti contabili per 10 anni: il foglio presenze rientra in questa categoria perché alimenta libro unico del lavoro e buste paga. La conservazione vale tanto per il cartaceo quanto per il file Excel o per i dati del software, purché siano leggibili e integri.
La rilevazione presenze tratta dati personali e ricade sotto il GDPR. La base giuridica più comune è l'art. 6.1.b (esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte). Vanno applicati i principi di minimizzazione (raccogliere solo i dati necessari), limitazione della conservazione (10 anni per i contabili, periodi più brevi per dati ulteriori) e accesso limitato alle figure autorizzate — tipicamente HR, payroll e responsabile diretto.
Per il registro infortuni l'obbligo cartaceo è stato abolito con il SINP (D.Lgs. 81/2008 e successive modifiche): la denuncia avviene in via telematica all'INAIL. Il foglio presenze, invece, resta obbligatorio nella sostanza: il giudice del lavoro lo richiede sistematicamente in caso di causa per straordinari non pagati o licenziamento contestato.
Soluzione digitale con LiteLog
LiteLog sostituisce il foglio presenze Excel con una rilevazione digitale pensata per imprese che hanno persone in movimento — pulizie, vigilanza, hausmeister, facility management, assistenza domiciliare. Il dipendente timbra entrata e uscita dal proprio smartphone via QR code o NFC, oppure usa un lettore comune all'ingresso.
Le ore vengono calcolate in automatico: ordinarie, straordinari per fascia, riposi, ferie e permessi. Gli alert su soglie di orario aiutano a rispettare i limiti di legge. L'export per il commercialista — Excel, CSV o PDF — si genera con un clic a fine mese.
La conformità GDPR è progettata fin dall'inizio: data center europei, cifratura dei dati, log di audit immutabile, accordo di trattamento (DPA) standard a disposizione. Ogni timbratura ha marca temporale e identificativo del dipendente, e non può essere modificata a posteriori — eventuali correzioni restano tracciate come operazione separata. Esattamente quello che serve quando il foglio presenze deve diventare prova in giudizio.
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Domande frequenti sul foglio presenze
Il foglio presenze è obbligatorio per legge?
Sì. La legge non impone un formato specifico, ma il datore di lavoro deve poter dimostrare in qualsiasi momento orari, straordinari, ferie e permessi di ogni dipendente. L'obbligo deriva dal D.Lgs. 66/2003 sull'orario di lavoro e dalle norme contributive (libro unico del lavoro, ex L. 133/2008). In assenza di registrazioni complete, in giudizio prevalgono di regola le ricostruzioni del lavoratore.
Cosa deve contenere un foglio presenze valido?
Dati azienda (ragione sociale, P.IVA), dati dipendente (nome, qualifica), mese di riferimento, e per ogni giorno: orario di entrata e uscita, ore ordinarie, straordinari, ferie, permessi e malattia. In fondo: totali mensili, dettaglio straordinari per fascia (diurni, notturni, festivi) e firma di dipendente e datore di lavoro o responsabile.
Excel ha valore legale come foglio presenze?
Excel è ammesso, ma ha valore probatorio fragile perché è modificabile a posteriori senza tracciamento. Per la busta paga è sufficiente; in un contenzioso davanti all'Ispettorato del Lavoro o al giudice, una rilevazione digitale con marca temporale immutabile e log di audit è molto più solida. Conviene firmare il foglio mensile e conservarne copia stampata o in PDF firmato.
Per quanto tempo va conservato il foglio presenze?
Dieci anni: lo prevede l'art. 2220 del Codice Civile per i documenti contabili, categoria a cui il foglio presenze appartiene perché alimenta il libro unico del lavoro e la busta paga. La regola vale sia per la versione cartacea che per Excel o per i dati del software, che devono restare leggibili e integri per tutto il periodo.
Come gestire il GDPR nella rilevazione presenze?
Tre regole pratiche: raccogli solo i dati strettamente necessari (minimizzazione), conservali per il tempo previsto e poi cancellali, limita l'accesso alle figure autorizzate (HR, payroll, responsabile). La base giuridica è l'art. 6.1.b GDPR — esecuzione del contratto di lavoro. Inserisci la rilevazione presenze nell'informativa privacy e, se usi un software di terzi, firma con il fornitore un accordo di trattamento (DPA).
Come passare da Excel a un sistema digitale?
Tre passaggi: definisci i flussi (timbratura via app, NFC o lettore comune), importa l'organico e configura i CCNL applicati, forma i dipendenti con una breve guida. Con LiteLog il setup tipico richiede mezza giornata e l'export per il commercialista resta in formato Excel — quindi il consulente del lavoro non cambia abitudini.