Stundenzettel-Vorlage 2026 — kostenlos PDF, Excel & Word
Kostenlose Stundenzettel-Vorlage zum Download — als PDF zum Ausdrucken, als bearbeitbare Excel-Datei oder als Word-Dokument. MiLoG-konform mit allen Pflichtangaben nach § 17 MiLoG. Oder direkt digital und revisionssicher mit LiteLog erfassen.
- Pflichtangaben nach § 17 MiLoG
- Kostenlos, ohne Anmeldung
- PDF zum Ausdrucken + Excel zum Bearbeiten
- Direkt digital mit LiteLog möglich
Was ist ein Stundenzettel — und wann ist er Pflicht?
Ein Stundenzettel ist die schriftliche Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit eines Arbeitnehmers. Er dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitsleistung. Damit erfüllt er eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers — gegenüber Zoll, Finanzamt und Mitarbeiter.
Nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Das gilt für alle geringfügig Beschäftigten (Minijobber). Es gilt außerdem für alle Arbeitnehmer in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Diese Branchen umfassen: Bauhaupt- und Baunebengewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition/Transport/Logistik, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch im Sicherheitsgewerbe und in der Pflegebranche gelten verschärfte Dokumentationspflichten.
Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung erfolgen und ist mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro nach § 21 MiLoG. Wer keine Aufzeichnungen vorlegen kann, riskiert bei Zollkontrollen Nachzahlungen für vermutete Schwarzarbeit.
Vorlage jetzt herunterladen — kostenlos und sofort einsatzbereit
Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Ablauf passt. Die PDF-Vorlage ist druckfertig und enthält alle Pflichtfelder nach § 17 MiLoG. Die Excel-Vorlage ist bearbeitbar. Sie lässt sich um eigene Formeln für Überstunden, Pausen und Wochensummen ergänzen. Und sie dient als Basis für eine digitale Zeiterfassung.
Stundenzettel-Vorlage als Excel
Bearbeitbar — mit Spalten für Pausen, Überstunden und Summen
Excel herunterladenStundenzettel-Vorlage als Word
Anpassbar — Logo, Felder und Fußzeile frei editierbar
Word herunterladenAlle Vorlagen gesammelt per E-Mail
Wir senden Ihnen das komplette Vorlagen-Paket als PDF, Excel und Word — zusammen mit praktischen Tipps zur digitalen Dokumentation.
Pflichtangaben im Stundenzettel — was rein muss
§ 17 MiLoG schreibt für aufzeichnungspflichtige Branchen exakt vier Pflichtangaben vor. Wir empfehlen vier weitere Felder, die im Streitfall vor Gericht und bei Zollprüfungen für Beweissicherheit sorgen.
Name des Arbeitnehmers
Eindeutige Zuordnung der Arbeitsleistung zur Person. Initialen oder Personalnummer reichen nicht — der vollständige Name muss erkennbar sein.
Tag der Arbeitsleistung
Vollständiges Datum (Tag, Monat, Jahr). Eine wochenweise Zusammenfassung ist nicht zulässig — jeder Arbeitstag wird einzeln dokumentiert.
Beginn und Ende der Arbeitszeit
Uhrzeit auf die Minute genau. Eine Rundung auf Viertelstunden ist nur zulässig, wenn sie nicht systematisch zu Lasten des Arbeitnehmers erfolgt.
Dauer der täglichen Arbeitszeit
Summe aus Beginn bis Ende abzüglich Pausen — als Dezimalzahl oder im Format Stunden:Minuten. Pausen sind nach § 4 ArbZG separat auszuweisen.
Pausen
Beginn, Ende und Dauer aller Pausen. Wichtig zur Einhaltung von § 4 ArbZG (mindestens 30 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten ab 9 Stunden).
Auftrag, Projekt oder Standort
Wo oder für welchen Kunden gearbeitet wurde. Wichtig für interne Kostenstellenrechnung und bei Sicherheits-, Reinigungs- und Hausmeisterdiensten als Leistungsnachweis gegenüber dem Auftraggeber.
Datum der Aufzeichnung
Die Aufzeichnung muss laut § 17 MiLoG spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung erfolgen. Das Datum der Eintragung belegt diese Frist.
Unterschrift Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Eine gegengezeichnete Aufzeichnung hat vor Gericht und bei der Zollprüfung den höchsten Beweiswert. Ohne Unterschrift gilt der Stundenzettel als reine Behauptung.
Stundenzettel als Excel, PDF oder App — was passt zu Ihrem Betrieb?
Drei Wege führen zur erfüllten Aufzeichnungspflicht. Sie unterscheiden sich deutlich im Aufwand, in der Beweiskraft und in der Skalierbarkeit. Eine Übersicht für die Entscheidung.
Excel-Vorlage
Schnell ausgefüllt und flexibel anpassbar — ideal für Kleinstbetriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern. Nachteil: Jeder mit Schreibrechten kann Werte nachträglich verändern. Bei Zollprüfungen schwacher Beweiswert, weil keine revisionssichere Historie vorliegt. Pausen müssen manuell gerechnet werden, Übertragung in die Lohnbuchhaltung erfolgt per Copy-Paste.
PDF-Vorlage zum Ausdrucken
Manipulationssicher in dem Sinne, dass nachträgliche Änderungen sichtbar bleiben (Tipp-Ex, Streichungen). Die Unterschrift gibt vor Gericht hohen Beweiswert. Nachteil: Keine automatische Berechnung von Pausen, Überstunden oder Wochensummen. Originale müssen physisch aufbewahrt werden — bei Verlust droht ein Bußgeld. Datenerfassung doppelt: erst auf Papier, dann digital für die Lohnabrechnung.
App / Software wie LiteLog
Mitarbeiter stempelt per QR-Code, NFC-Chip oder App ein und aus. Pausen, Überstunden und Wochensummen rechnet das System automatisch. Jede Änderung wird mit Zeitstempel und Bearbeiter protokolliert — revisionssicher. Export als PDF für die Lohnbuchhaltung mit einem Klick. Laufende Kosten pro Mitarbeiter, dafür kein manueller Aufwand und Beweiskraft auf Audit-Niveau.
Stundenzettel zum Ausdrucken — so bleibt Papier beweissicher
Die PDF-Vorlage ist auf A4 ausgelegt: ein Blatt pro Mitarbeiter und Monat, mit Zeilen für jeden Arbeitstag und Unterschriftsfeldern am Ende. Drucken Sie den Stundenzettel zu Monatsbeginn aus und legen Sie ihn am Einsatzort oder im Aufenthaltsraum bereit — so wird täglich direkt eingetragen statt nachträglich geschätzt.
Damit der ausgedruckte Stundenzettel vor Zoll und Arbeitsgericht standhält, gelten drei Regeln: mit Kugelschreiber ausfüllen (kein Bleistift), Korrekturen nur per Streichung mit Datum und Kürzel (kein Tipp-Ex), und am Monatsende von Mitarbeiter und Vorgesetztem gegenzeichnen lassen. Das unterschriebene Original wird zwei Jahre aufbewahrt.
Stundenzettel monatlich oder wöchentlich führen?
Der Monats-Stundenzettel ist der Standard: ein Blatt pro Mitarbeiter und Monat, passend zum Lohnlauf. Er minimiert Papieraufwand und ist für die meisten Betriebe die richtige Wahl — unsere Vorlage ist deshalb monatlich aufgebaut.
Der Wochen-Stundenzettel lohnt sich bei stark wechselnden Einsatzorten, Subunternehmern oder Baustellen mit wöchentlicher Abrechnung: Er wird zeitnah abgegeben und geprüft, Fehler fallen nach Tagen statt nach Wochen auf. Für die Wochenführung nutzen Sie die Excel-Vorlage und legen je Kalenderwoche ein Tabellenblatt an.
Unabhängig vom Rhythmus gilt die Frist aus § 17 MiLoG: Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung vorliegen. Wer wöchentlich einsammelt, ist hier automatisch auf der sicheren Seite.
Stundenzettel für DATEV und die Lohnbuchhaltung
Die meisten Steuerberater und Lohnbüros arbeiten mit DATEV. Entscheidend ist dabei nicht das Programm, in dem der Stundenzettel entsteht, sondern dass die Werte sauber strukturiert ankommen: je Mitarbeiter die Monatsstunden, getrennt nach regulärer Arbeitszeit, Überstunden und Zuschlägen.
Die Excel-Vorlage ist dafür die richtige Basis: Sie summiert je Monat, lässt sich um Spalten für Lohnarten ergänzen und als CSV speichern. Welches Spaltenformat das DATEV-System Ihres Lohnbüros erwartet, klären Sie einmalig mit Ihrem Steuerberater — danach ist die Übergabe jeden Monat identisch.
Mit LiteLog entfällt das Zusammenrechnen komplett: Die Stempelungen Ihrer Mitarbeiter werden automatisch zu Monatssummen, die Sie als Excel- oder PDF-Bericht exportieren und ans Lohnbüro weitergeben.
Häufige Fehler beim papierbasierten Stundenzettel — und was sie kosten
Fehlende Pausenangaben. Wer Pausen nicht oder nur pauschal dokumentiert, verstößt gegen § 4 Arbeitszeitgesetz. Beispiel Acht-Stunden-Schicht ohne dokumentierte 30-Minuten-Pause: Der Zoll unterstellt eine durchgängige Arbeitsleistung. Er berechnet dann Mindestlohn-Nachzahlungen für die Pause als Arbeitszeit.
Nachträgliche Änderungen ohne Audit-Trail. Bei Excel-Stundenzetteln ist nicht nachvollziehbar, ob die ursprünglich eingetragene Zeit später geändert wurde. Ein Zollprüfer wertet das als Manipulationsverdacht. Bei Papierzetteln müssen Korrekturen mit Strich, Datum und Kürzel erfolgen — sonst gilt die Aufzeichnung als nicht beweissicher.
Fehlende Unterschrift des Arbeitnehmers. Ein nur vom Arbeitgeber ausgefüllter Stundenzettel hat im Streitfall vor dem Arbeitsgericht praktisch keinen Beweiswert. Behauptet der Mitarbeiter, er habe länger gearbeitet, muss der Arbeitgeber das Gegenteil beweisen. Ohne gegengezeichnete Aufzeichnung kann er das nicht.
Verlust der Papierdokumente. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre nach § 17 Absatz 2 MiLoG (für Lohnunterlagen nach § 16 Arbeitszeitgesetz ebenfalls). Bei Wasserschäden, Bränden oder schlichtem Verlegen droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro pro Arbeitnehmer nach § 21 MiLoG. Bei systematischen Verstößen verhängt der Zoll in der Praxis Strafen im fünfstelligen Bereich.
Digital, automatisch und revisionssicher — Stundenzettel mit LiteLog
LiteLog erstellt den Stundenzettel automatisch aus den Stempelungen Ihrer Mitarbeiter vor Ort. Sie stempeln per QR-Code an der Tür, NFC-Chip am Eingang oder direkt aus der Smartphone-App. Das System erfasst Beginn, Ende und Dauer minutengenau. Niemand muss manuell etwas eintragen.
Pausen erkennt das System automatisch oder über aktive Pausenstempelung. Überstunden, Nachtzuschläge und Wochenarbeitszeit berechnet es nach Ihren betrieblichen Regeln. Zum Monatsende exportieren Sie alle Stundenzettel mit einem Klick als PDF für die Lohnbuchhaltung — in der Optik, die der Zoll erwartet.
Jede Stempelung und jede spätere Korrektur wird mit Zeitstempel und verantwortlichem Bearbeiter protokolliert. Diese Nachweiskette ist revisionssicher und hält jeder Zollprüfung stand. Bei Streitfällen vor dem Arbeitsgericht ist die Beweiskraft deutlich höher als bei Papier oder Excel.
Speziell entwickelt für die Branchen mit erhöhter Aufzeichnungspflicht nach § 2a SchwarzArbG: Sicherheitsdienste, Gebäudereinigung, Hausmeisterservice und Pflege. Mit Standortnachweis per GPS, Mehrobjekt-Verwaltung und Mobile-First-Bedienung — auch für Mitarbeiter ohne Computerzugang.
Weiterführende Informationen
Die Schwester-Vorlage mit Fokus auf MiLoG- und ArbZG-Rechtslage.
Weiterlesen →Vorlage: ZeiterfassungDie Oberbegriff-Vorlage mit Tätigkeits- und Projektspalte.
Weiterlesen →Solution: AnwesenheitserfassungDas übergreifende LiteLog-Modul für rechtssichere Zeiterfassung im Außeneinsatz.
Weiterlesen →Feature: Digitale AnwesenheitslisteWie die digitale Anwesenheitsliste die Papier-Vorlage ersetzt.
Weiterlesen →Branche: SicherheitsdienstStundenzettel und Wachbuch in einem System — speziell für die Sicherheitsbranche.
Weiterlesen →Blog: Wächterkontrollsystem-AppPraxis-Vergleich digitaler Lösungen für Sicherheitsdienste.
Weiterlesen →Was Arbeitgeber und Selbstständige zur gesetzlichen Aufzeichnungspflicht wissen müssen — mit Verweis auf die einschlägigen Paragrafen.
Häufige Fragen zur Stundenzettel-Vorlage
Ist ein Stundenzettel gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, in vielen Fällen. § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das gilt für geringfügig Beschäftigte und für alle Arbeitnehmer in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu zählen Bau, Gastronomie, Spedition, Reinigung, Sicherheit, Pflege und Fleischwirtschaft. Außerhalb dieser Branchen gilt die allgemeine Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit nach § 16 Arbeitszeitgesetz.
Welche Angaben muss ein Stundenzettel enthalten?
Pflicht nach § 17 MiLoG sind: Name des Arbeitnehmers, Tag der Arbeitsleistung, Beginn der Arbeitszeit, Ende der Arbeitszeit und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Empfohlen sind zusätzlich: Pausenzeiten (zur Einhaltung von § 4 ArbZG), Auftrag oder Standort, Datum der Aufzeichnung sowie Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Diese Zusatzfelder erhöhen den Beweiswert deutlich — bei Zollprüfungen und vor dem Arbeitsgericht.
Wie lange muss man Stundenzettel aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 17 Absatz 2 MiLoG mindestens zwei Jahre, beginnend mit dem maßgeblichen Zeitpunkt der Aufzeichnung. § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz schreibt für Aufzeichnungen über Mehrarbeit ebenfalls zwei Jahre vor. Für steuerlich relevante Lohnunterlagen gelten zusätzlich die Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung von bis zu zehn Jahren.
Was passiert bei einer Zollkontrolle ohne Stundenzettel?
Wer keine Aufzeichnungen vorlegen kann, verstößt gegen § 17 MiLoG. Nach § 21 MiLoG droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro je Verstoß und Arbeitnehmer. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) kann zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge nachfordern, wenn aus fehlenden Unterlagen Schwarzarbeit oder Scheinselbständigkeit abgeleitet wird. Auch Auftragsausschlüsse von öffentlichen Vergaben sind möglich.
Ist Excel als Stundenzettel rechtlich ausreichend?
Grundsätzlich ja — § 17 MiLoG schreibt keine bestimmte Form vor, eine Excel-Datei genügt formal. Allerdings ist der Beweiswert eingeschränkt, weil Werte nachträglich verändert werden können, ohne dass die Änderung sichtbar bleibt. Bei Zollprüfungen oder vor dem Arbeitsgericht wird ein Excel-Stundenzettel ohne ergänzende Dokumentation häufig als manipulierbar eingestuft. Revisionssichere Software oder unterzeichnete Papier-Zettel haben deutlich höheren Beweiswert.
Wie wechselt man von Papier-Stundenzettel auf Software?
In der Praxis gelingt der Wechsel in drei Schritten. Erstens: Mitarbeiter mit App-Zugang ausstatten oder QR-Codes/NFC-Chips an den Einsatzorten installieren. Zweitens: Pilot mit einem Team über zwei bis vier Wochen. Dabei führen Sie den Stundenzettel parallel auf Papier und digital. Drittens: Nach dem Abgleich stellen Sie auf Digital um. Papier bleibt nur als Notfall-Backup. Mit LiteLog dauert das Setup typischerweise 30 bis 60 Minuten, plus eine kurze Mitarbeiterschulung. Die Bedienung ist mit einem Scan erledigt.