Dienstplan-Vorlage 2026 — kostenlos PDF & Excel
Dienstplan für Schichtbetriebe in Sicherheit, Reinigung, Pflege oder Hotel. Mit Pausen, Nacht- und Sonntagsarbeit. Vorlage gratis oder digital mit LiteLog planen, abstimmen und auswerten.
Was ist ein Dienstplan und warum ist er Pflicht in Schichtbetrieben
Der Dienstplan dokumentiert, wann welcher Mitarbeiter welche Schicht oder welchen Dienst übernimmt. Er ist die Grundlage für Personaleinsatz, Lohnabrechnung und Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden — vor allem in Schichtbetrieben wie Sicherheits-, Reinigungs-, Pflege- und Hospitality-Unternehmen.
Gesetzliche Grundlagen: § 6 ArbZG verlangt für Nachtarbeit besondere Schutzmaßnahmen, § 9 ArbZG regelt Sonntagsarbeit. Bei Sicherheitsdiensten kommt § 34a GewO hinzu (Sicherheits-Sachkundenachweis). Viele Tarifverträge (z. B. BG für Wach- und Sicherheitsdienste, Reinigungs-Tarif RTV) verlangen verbindlich einen schriftlichen Dienstplan, der den Mitarbeitern mindestens 4 Wochen vorher bekannt gegeben wird.
Abgrenzung zum Schichtplan: Schichtplan meint die langfristige Schichtstruktur (z. B. 3-Schicht-Betrieb mit Früh-/Spät-/Nachtschicht). Dienstplan ist die konkrete Zuteilung pro Person und Tag in einer Planungsperiode. Im Sprachgebrauch werden die Begriffe oft synonym verwendet.
Vorlage kostenlos herunterladen
Die Vorlage zeigt eine 4-Wochen-Matrix (Mitarbeiter × Tage) mit Schicht-Codes (F, S, N, U, K, X für Frei, Spät, Nacht, Urlaub, Krank, Überstunde). PDF zum Aushang, Excel zur Bearbeitung mit automatischer Stundensumme pro Mitarbeiter.
Anwendungsbeispiele: Sicherheitsdienst (Objektschutz, Streifenfahrten), Reinigungsfirma (Tag- und Nacht-Teams), Pflegeheim (Früh-/Spät-/Nachtschicht), Hotel (Rezeption rund um die Uhr). Die Vorlage ist für 5–15 Mitarbeiter und 28-Tage-Planung ausgelegt — größere Teams sollten die digitale Lösung nutzen.
Was muss ein Dienstplan enthalten
Pflichtangaben: Mitarbeiter-Name, Datum, Schichtbeginn und -ende, Pausen (Pflicht nach § 4 ArbZG ab 6 Std), Sollarbeitszeit pro Woche (gemäß Arbeitsvertrag/Tarif), Soll-/Ist-Vergleich. Bei Tarifverträgen zusätzlich: Nacht-Markierung (für Zuschläge), Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit, Bereitschaftsdienst.
Empfohlen: Aushangzeitpunkt (gesetzliche Frist meist 4 Wochen vor Inkrafttreten), Genehmigungsstempel der Personalleitung, Tausch-Spalte (genehmigte Schichttausche bleiben dokumentiert), Notruf-Bereitschaft, Fortbildungs-Termine. Für Sicherheitsdienste außerdem: Sachkundenachweis-Status pro Mitarbeiter (§ 34a GewO).
Aufbewahrung: Dienstpläne als Teil der Lohndokumentation 6 Jahre nach § 257 HGB, in lohnsteuerrelevanter Hinsicht 10 Jahre nach § 147 AO. Bei tariflichen Streitigkeiten kann der Dienstplan im Arbeitsgerichtsprozess Beweismittel sein — daher gerichtsfeste Dokumentation empfehlenswert.
Excel-Dienstplan vs. App-Lösung — was lohnt sich für welche Unternehmensgröße
Excel-Dienstplan: für Schichtbetriebe bis ~10 Mitarbeiter und stabile Personaldecke akzeptabel. Schwächen: Schichttausch zwischen Mitarbeitern wird per WhatsApp koordiniert, der Excel ist aber nicht aktuell. Bei Krankmeldung kurzfristig keine Übersicht, wer Springer ist. Pausen-Compliance (ArbZG) ist nicht automatisch geprüft.
Excel mit Makros: löst Pausen-Berechnung und Schichtsummen, aber Makros erschweren das Teilen der Datei und der mobile Zugriff fehlt. Mitarbeiter unterwegs sehen den Plan nicht oder bekommen ihn als PDF gemailt — der dann nicht aktuell ist.
App-basierter Dienstplan: Mitarbeiter sehen den Plan im Smartphone, bekommen Push-Benachrichtigungen bei Änderungen, können Schichttausch-Anträge stellen die der Vorgesetzte mit einem Klick genehmigt. Krankmeldungen werden direkt erfasst, Ersatzplanung läuft automatisch. ArbZG-Pausen werden vom System erzwungen — keine Compliance-Lücken. Für Schichtbetriebe ab 10 Mitarbeitern ROI nach 1-2 Monaten.
Tarifverträge und Branchen-Anforderungen
Sicherheits- und Wachgewerbe (BG-Wach-Tarif): Dienstplan muss mindestens 4 Wochen im Voraus ausgehängt werden, Pausen sind verbindlich (30 Min ab 6 Std, 45 Min ab 9 Std), Sachkundenachweis (§ 34a GewO) muss aus dem Plan ersichtlich sein. Verstöße führen zu Tarif-Streitigkeiten und drohen mit Bußgeld bei der Berufsgenossenschaft.
Reinigungs-Tarif (RTV West/Ost): Dienstplan ist Pflichtdokument, Aushang 7 Tage vor Wochenbeginn, Mitsprache des Betriebsrats bei Schichtplänen nach § 87 BetrVG. Pausenregelung ist tariflich verschärft gegenüber gesetzlicher Mindest-ArbZG-Regelung.
Pflege-Tarif (TVöD-K, AVR): Dienstpläne unterliegen Mitbestimmung des Betriebsrats, Wochenend- und Nachtdienste sind in der Verteilung gerecht zu organisieren, Belastungsgrenzen pro Pflegekraft sind einzuhalten. Aufsicht durch MD/MDK und Heimaufsicht.
Digital mit LiteLog: Dienstplan, Soll-/Ist-Abgleich und Lohnvorbereitung in einem
LiteLog kombiniert Dienstplan und Anwesenheitserfassung in einem System: Vorgesetzte planen Schichten in der Web-Oberfläche, Mitarbeiter sehen den Plan in der App und stempeln sich vor Ort über QR-Code ein. Soll-Stunden (aus dem Dienstplan) werden automatisch mit Ist-Stunden (aus der Stempelung) verglichen — Abweichungen sind sofort sichtbar.
Schichttausch-Anträge laufen über die App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick. Krankmeldungen werden direkt erfasst, das System schlägt verfügbare Ersatzkräfte vor. Pausen nach ArbZG werden zwingend eingehalten, Nacht- und Sonntagszuschläge automatisch berechnet.
Speziell für Sicherheits-, Reinigungs-, Pflege- und Hospitality-Betriebe mit 10–500 Mitarbeitern. Tarifverträge (BG-Wach, RTV, TVöD) sind im System hinterlegt. Lohnvorbereitung: monatlicher Export mit Schicht- und Zuschlagsstunden für Lohnbuchhaltung. 14 Tage kostenlos testen.
Verwandte Vorlagen und Inhalte
Was Schichtleiter, Personalleitung und Betriebsrat wissen müssen
Häufige Fragen zum Dienstplan
Ist ein schriftlicher Dienstplan gesetzlich vorgeschrieben?
Nicht direkt durch Bundesgesetz, aber durch fast alle Tarifverträge in Schichtbetrieben. § 6 ArbZG verlangt für Nachtarbeit eine Schutzplanung, § 87 BetrVG gibt dem Betriebsrat Mitbestimmungsrecht beim Dienstplan. Bei Sicherheitsdiensten ergibt sich die Aushangpflicht aus dem BG-Wach-Tarif (4 Wochen vor Inkrafttreten).
Wie lange im Voraus muss ein Dienstplan bekannt gegeben werden?
Tariflich meist 2-4 Wochen. BG-Wach: 4 Wochen. Reinigungs-Tarif RTV: 7 Tage vor Wochenbeginn. Pflege-Tarif: nach Mitbestimmung des Betriebsrats. Kurzfristige Änderungen brauchen den Einvernehmen des Mitarbeiters oder die Tausch-Genehmigung.
Müssen Pausen im Dienstplan eingetragen werden?
Ja. § 4 ArbZG verlangt 30 Min Pause ab 6 Std Arbeit, 45 Min ab 9 Std. Pausen müssen im Dienstplan eindeutig ausgewiesen sein, sonst entsteht Verdacht auf Verstoß bei Aufsichtsprüfung. Tarife können verschärfte Pausenregelungen vorgeben.
Wie funktioniert Schichttausch zwischen Mitarbeitern rechtssicher?
Schichttausch braucht Genehmigung der Personalleitung oder Schichtleiter — sonst ist der Dienstplan nicht aktuell und der Mitarbeiter haftet bei Nichterscheinen. Idealerweise dokumentiert man den Tausch schriftlich, mit Genehmigung des Vorgesetzten. App-basierte Lösungen automatisieren das.
Wie lange muss man Dienstpläne aufbewahren?
Als Teil der Lohndokumentation 6 Jahre nach § 257 HGB. Lohnsteuerrelevant 10 Jahre nach § 147 AO. Bei Arbeitsgerichtsverfahren können historische Dienstpläne als Beweismittel dienen — ältere Pläne sollten zumindest in elektronischer Form archiviert werden.
Ab wann lohnt sich eine App-basierte Dienstplan-Lösung gegenüber Excel?
Faustregel: Ab 10 Mitarbeitern und/oder 2+ Standorten zahlt sich die App nach 1-2 Monaten aus. Wegfallen: WhatsApp-Koordination, Druckkosten, manuelle Aushänge, manuelle Lohnvorbereitung. Hinzukommen: Aktualität für alle Mitarbeiter, automatische ArbZG-Pausen-Compliance, Schichttausch-Genehmigungs-Workflow.