Krankmeldung-Vorlage 2026 — kostenlos PDF & Word
Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber rechtssicher mitteilen — § 5 EFZG. Vorlage PDF und Word zum Drucken oder Bearbeiten. Oder digital mit LiteLog: Krankmeldung im Smartphone erfassen, automatisch im Schichtplan einarbeiten.
Krankmeldung — was Arbeitnehmer und Arbeitgeber wissen müssen
Die Krankmeldung ist die Mitteilung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er aufgrund einer Erkrankung arbeitsunfähig ist. Nach § 5 Abs. 1 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) muss der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen — typischerweise vor Beginn der täglichen Arbeitszeit.
Seit 2023 ist die elektronische AU-Bescheinigung (eAU) Standard: Krankenkassen übermitteln die Bescheinigung digital direkt an den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss aber dennoch die Krankmeldung selbst aussprechen — telefonisch, per E-Mail oder schriftlich. Eine schriftliche Krankmeldung schafft Klarheit und dient als Beweis der Pflicht-Erfüllung.
Die Vorlage ergänzt — sie ersetzt nicht — die ärztliche Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung. Sie ist die Selbst-Mitteilung des Arbeitnehmers, mit der er den Arbeitgeber unverzüglich informiert. Die Bescheinigung des Arztes (eAU) folgt typischerweise binnen 3 Tagen.
Vorlage kostenlos herunterladen
Die Vorlage enthält alle Pflichtangaben: Name des Arbeitnehmers, Personalnummer, Datum der Krankmeldung, voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit, Hinweis auf nachfolgende eAU. Format A4 zum Drucken oder Bearbeiten in Word. Geeignet für E-Mail-Versand, Fax oder Übergabe in der Personalabteilung.
Anwendungsbeispiele: erstmalige Krankmeldung am ersten Krankheitstag, Folge-Krankmeldung bei Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit, Mitteilung über Ende der Arbeitsunfähigkeit (Gesund-Meldung). Bei Schichtbetrieben sollte die Krankmeldung möglichst früh am Morgen erfolgen, damit Vertretung organisiert werden kann.
EFZG, Meldefristen und eAU
§ 5 Abs. 1 EFZG: unverzügliche Mitteilung über Arbeitsunfähigkeit. „Unverzüglich“ heißt im Idealfall vor Schichtbeginn. Verstöße können zu Abmahnungen führen und im Wiederholungsfall zur verhaltensbedingten Kündigung.
§ 5 Abs. 1a EFZG (eAU seit 2023): Krankenkassen übermitteln die ärztliche AU-Bescheinigung direkt an den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit aber weiterhin selbst mitteilen — die eAU ist nur die ärztliche Dokumentation, nicht die Selbst-Anzeige.
Entgeltfortzahlung: nach § 3 EFZG hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung für 6 Wochen, wenn die Arbeitsunfähigkeit unverschuldet ist und das Arbeitsverhältnis länger als 4 Wochen besteht. Bei Verletzung der Mitteilungspflicht kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern — § 7 EFZG.
Telefon, E-Mail oder App — was ist Standard
Telefonische Krankmeldung: schnellste Form, aber kein Beweismittel. Empfehlung: zusätzlich schriftliche Bestätigung per E-Mail oder Vorlage. Für Schichtbetriebe ist Telefon oft zu langsam — bis der Arbeitgeber die Information bekommt, hat die Schicht schon begonnen.
E-Mail mit Vorlage: praktisch, dokumentiert, aber asynchron — kann übersehen werden. Bei kritischen Schichten (Sicherheitsdienst, Notaufnahme) reicht E-Mail nicht aus, parallel ist telefonische Information nötig.
App-basierte Krankmeldung: integriert in Schicht-/Dienstplan-System, automatische Benachrichtigung an Vorgesetzten, automatische Vertretungs-Suche im Pool. Schichtbetriebe sparen Zeit (keine Telefonate, keine manuelle Schichtplan-Anpassung) und reduzieren Vertretungs-Lücken.
Digital mit LiteLog: Krankmeldung als Workflow
LiteLog integriert Krankmeldungen in den Schicht- und Anwesenheits-Workflow: Arbeitnehmer öffnet die App, klickt „Heute krank“, System benachrichtigt automatisch Vorgesetzten und schlägt verfügbare Vertretungen aus dem Pool vor. Der Schichtplan wird mit einem Klick aktualisiert.
Bei mehrtägiger Krankmeldung: Arbeitnehmer wählt voraussichtliche Dauer, System markiert die Schichten als „krank“ bis zum gewählten Datum. eAU wird bei Eingang automatisch zugeordnet. Audit-Log dokumentiert die Mitteilung gerichtsfest mit Zeitstempel — als Beweis der unverzüglichen Anzeige nach § 5 EFZG.
Speziell für Schichtbetriebe in Sicherheits-, Reinigungs-, Pflege- und Hospitality-Branchen, wo kurzfristige Vertretungs-Suche kritisch ist. 14 Tage kostenlos testen.
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Häufige Fragen zur Krankmeldung
Wann muss man sich krank melden?
Unverzüglich nach § 5 Abs. 1 EFZG — idealerweise vor Beginn der täglichen Arbeitszeit. Bei Schichtbetrieben oft im Arbeitsvertrag konkretisiert (z. B. spätestens 1 Stunde vor Schichtbeginn). Verspätete Krankmeldung kann zu Abmahnung führen.
Reicht ein Anruf als Krankmeldung?
Grundsätzlich ja — § 5 EFZG schreibt keine bestimmte Form vor. Empfehlung: zusätzlich schriftliche Bestätigung als Beweismittel. Bei kritischen Schichten reicht Anruf allein oft nicht — viele Arbeitgeber verlangen schriftliche Bestätigung.
Wann ist die ärztliche Bescheinigung (eAU) Pflicht?
Spätestens am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit nach § 5 Abs. 1 EFZG, in Tarifverträgen oft schon ab 1. Tag. Seit 2023 wird die eAU elektronisch vom Arzt an die Krankenkasse und von dort an den Arbeitgeber übermittelt — der Arbeitnehmer muss aber dennoch selbst die Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber aussprechen.
Was passiert bei verspäteter Krankmeldung?
§ 7 EFZG: Arbeitgeber kann Entgeltfortzahlung verweigern, solange der Arbeitnehmer die Mitteilung nicht macht. Bei Wiederholung droht Abmahnung, im schwersten Fall verhaltensbedingte Kündigung. Daher: lieber 5 Minuten zu früh anrufen als zu spät.
Wie funktioniert die Krankmeldung digital im Schichtbetrieb?
App-basierte Lösung wie LiteLog: Arbeitnehmer klickt in der App auf „heute krank“ — Vorgesetzter wird automatisch benachrichtigt, System schlägt Vertretung aus dem Pool vor, Schichtplan wird automatisch aktualisiert. Audit-Log dokumentiert die Mitteilung als gerichtsfesten Beweis.
Muss die Krankmeldung schriftlich erfolgen?
Nein, § 5 EFZG verlangt keine bestimmte Form. Telefon, E-Mail, App oder schriftliches Formular sind alle zulässig. In der Praxis empfehlen sich schriftliche Formen (E-Mail, App, Vorlage) als Beweismittel — denn bei Streit muss der Arbeitnehmer die rechtzeitige Mitteilung beweisen.