Urlaubsantrag-Vorlage 2026 — kostenlos PDF & Word
Klassischer Urlaubsantrag mit allen Pflichtangaben nach Bundesurlaubsgesetz. PDF zum Drucken, Word zur Bearbeitung. Oder direkt digital mit LiteLog beantragen — Genehmigung mit einem Klick.
Was ist ein Urlaubsantrag und wann ist er Pflicht
Der Urlaubsantrag ist die schriftliche Bitte des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, einen bestimmten Zeitraum als Erholungsurlaub freigestellt zu werden. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) muss der Arbeitgeber die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen, soweit dem nicht dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen.
Die Form ist gesetzlich nicht zwingend schriftlich vorgeschrieben — auch mündliche Anträge sind grundsätzlich gültig. In der Praxis verlangen aber fast alle Arbeitgeber einen schriftlichen Antrag, weil nur so Urlaubsanspruch, Genehmigung und tatsächliche Inanspruchnahme dokumentiert werden können.
Die schriftliche Form schützt beide Parteien: Der Arbeitnehmer hat einen Beweis für den genehmigten Urlaub, der Arbeitgeber kann die genehmigten Tage gegen den Jahresurlaubsanspruch verbuchen. Bei Streit über Resturlaub am Jahresende sind Anträge oft entscheidendes Beweismittel.
Vorlage kostenlos herunterladen
Die Vorlage enthält alle Pflichtfelder: Name des Arbeitnehmers, Personalnummer, Urlaubszeitraum (von/bis), Anzahl der Urlaubstage, Urlaubsart (Erholung, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub), Resturlaub aus Vorjahren, Unterschriftsfeld für Arbeitnehmer und Genehmigungsfeld für den Arbeitgeber. Format A4 zum Drucken oder Bearbeiten in Word.
Anwendungsbeispiele: klassischer Erholungsurlaub (Hauptanwendung), Sonderurlaub (Hochzeit, Umzug, Todesfall), unbezahlter Urlaub, Bildungsurlaub. Bei Bildungsurlaub gelten zusätzlich die Landes-Bildungsurlaubsgesetze — der Antrag muss meist 6 Wochen vor Beginn gestellt werden.
Welche Angaben muss der Urlaubsantrag enthalten
Pflichtangaben aus BUrlG-Sicht: Identifikation des Arbeitnehmers (Name, Personalnummer oder Abteilung), Urlaubszeitraum mit Beginn- und Enddatum, Anzahl der Urlaubstage. Empfohlene Zusatzangaben für rechtssichere Dokumentation: Urlaubsart (Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub), Datum der Antragstellung, Unterschrift des Arbeitnehmers, Genehmigungs- oder Ablehnungsfeld für den Arbeitgeber.
Bei mehreren Mitarbeitern hilft eine Liste der schon genehmigten Urlaube — verhindert Konflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig Urlaub für denselben Zeitraum beantragen. § 7 Abs. 1 BUrlG fordert die Berücksichtigung „sozialer Gesichtspunkte“ — Familien mit schulpflichtigen Kindern haben Vorrang in den Schulferien.
Aufbewahrung: 6 Jahre als Lohndokumentation nach § 257 HGB, 10 Jahre für lohnsteuerrelevante Vorgänge nach § 147 AO. Bei Auseinandersetzungen vor dem Arbeitsgericht (etwa Resturlaub-Anspruch nach Kündigung) können historische Urlaubsanträge entscheidende Beweismittel sein.
Papier-Antrag vs. E-Mail vs. App
Papier-Urlaubsantrag: traditionelle Form, wird unterschrieben und in der Personalakte abgelegt. Vorteil: gerichtsfeste Dokumentation. Nachteil: zeitaufwendig (mehrere Tage von Antragstellung bis Genehmigung), oft Nachfragen wegen unvollständiger Anträge, manuelle Übertragung in Lohnsystem.
E-Mail-Antrag: schnell, asynchron, einfach archivierbar. Aber: keine eindeutige Genehmigung („OK“ ist juristisch nicht eindeutig wie eine Unterschrift), Resturlaub muss manuell nachgehalten werden, schwer auszuwerten („wer hat wann wie viel Urlaub genommen“).
Digitale Urlaubs-App: Mitarbeiter beantragt im Smartphone, sieht aktuellen Resturlaub automatisch, Vorgesetzter genehmigt mit einem Klick. System verhindert Doppelbuchungen, integriert mit Schicht-/Dienstplan, exportiert für Lohnabrechnung. Für Unternehmen ab 10 Mitarbeitern lohnt sich die Investition typischerweise nach 2-3 Monaten.
Bundesurlaubsgesetz und besondere Konstellationen
§ 1 BUrlG: Mindestens 24 Werktage Urlaub bei einer 6-Tage-Woche (= 20 Tage bei 5-Tage-Woche). Tarifverträge oder Arbeitsverträge können mehr vorsehen — typisch sind 25-30 Tage. § 3 BUrlG: Urlaub ist als Erholungsurlaub zu nehmen, nicht als Geld-Auszahlung (Ausnahme: Beendigung des Arbeitsverhältnisses).
§ 7 Abs. 3 BUrlG: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Übertragung ins nächste Jahr nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, dann bis 31. März des Folgejahres. Verfällt nicht-genommener Urlaub? EuGH-Urteil C-684/16 (2018) und folgendes BAG-Urteil: nur wenn Arbeitgeber konkret auf Verfall hingewiesen hat.
Sonderfälle: Krankheit während des Urlaubs (§ 9 BUrlG — die Krankheitstage werden nicht als Urlaub gerechnet, wenn ärztliches Attest vorliegt). Mutterschutz und Elternzeit verlängern den Urlaubsanspruch. Bei Kündigung Auszahlung von Resturlaub gegen Geld (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
Digital mit LiteLog: Urlaubsanträge im Smartphone
LiteLog integriert Urlaubsanträge in die mobile Anwesenheits-App: Mitarbeiter sieht im Smartphone den aktuellen Resturlaub, beantragt mit 3 Klicks, der Vorgesetzte bekommt eine Push-Benachrichtigung und genehmigt mit einem Klick. Resturlaub wird automatisch fortgeschrieben, Konflikte mit Schichtplan oder anderen Urlaubsanträgen werden sofort angezeigt.
Workflow-Funktionen: mehrstufige Genehmigung (z. B. Vorgesetzter → HR → Geschäftsführung), automatische Erinnerung an Verfall-Risiko (Hinweis nach EuGH C-684/16), Export zum Lohnsystem, Dokumentation aller Anträge mit Audit-Log für Personalakten-Anforderungen.
Speziell für Schichtbetriebe: Sicherheits-, Reinigungs-, Pflege- und Hospitality-Unternehmen, wo Urlaub direkt mit Schichtplan abgestimmt werden muss. 14 Tage kostenlos testen — ohne Installation, sofort einsatzbereit.
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Häufige Fragen zum Urlaubsantrag
Muss ein Urlaubsantrag schriftlich gestellt werden?
Gesetzlich nicht — § 7 Abs. 1 BUrlG schreibt keine bestimmte Form vor. In der Praxis verlangen aber fast alle Arbeitgeber einen schriftlichen Antrag. Schriftlichkeit hat Vorteile für beide Seiten: dokumentierter Beweis bei Streit über Genehmigung oder Resturlaub am Jahresende.
Wann muss der Urlaubsantrag spätestens gestellt werden?
Gesetzlich keine Frist, aber Tarifverträge und Arbeitsverträge regeln oft 4 Wochen vor Urlaubsbeginn. Bei Bildungsurlaub typisch 6 Wochen. Bei kurzfristigen Anträgen muss der Arbeitgeber abwägen, ob betriebliche Belange entgegenstehen.
Kann der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen?
Ja, bei dringenden betrieblichen Belangen (z. B. Auftragsspitze, Krankheit anderer Mitarbeiter) oder Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter mit Vorrang aus sozialen Gründen (Eltern in Schulferien). Eine Ablehnung muss begründet sein und sollte schriftlich erfolgen.
Verfällt nicht-genommener Urlaub am Jahresende?
Seit EuGH-Urteil C-684/16 (2018) nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis wird der Urlaub übertragen. Übertragung ist auch bei betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich, dann bis 31. März des Folgejahres.
Wie wird Resturlaub bei Kündigung behandelt?
§ 7 Abs. 4 BUrlG: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist nicht-genommener Urlaub auszuzahlen, wenn er aus betrieblichen Gründen oder wegen der Beendigung nicht mehr genommen werden kann. Berechnung: Bruttogehalt × Tage / Arbeitstage im Monat.
Wie funktioniert die digitale Urlaubsantrags-Verwaltung?
Mitarbeiter beantragt im Smartphone (sieht automatisch Resturlaub und mögliche Konflikte), Vorgesetzter genehmigt mit einem Klick, Resturlaub wird automatisch aktualisiert, Lohnabrechnung exportiert. Wegfallen: Papier, manuelle Liste, Diskussionen über „wer hat noch wie viel Urlaub“.