Wenn Verantwortung entsteht,zählt Nachweis.

Sicherheitsunternehmen unterliegen konkreten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach der Bewachungsverordnung (BewachV). Zusätzlich entstehen Nachweisanforderungen durch DIN-77200-Audits, Arbeitszeitgesetze und Mindestlohndokumentation.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation kann zu erheblichen Risiken führen.

• Bußgelder

• Auditabweichungen

• Vertragsrisiken gegenüber Auftraggebern

Ein digitales Wachbuch dokumentiert Einsätze, Rundgänge, Kontrollpunkte und Vorfälle mobil und strukturiert.

Revisionssicher ist eine Lösung, wenn sie Nachvollziehbarkeit und Integrität über den gesamten Lebenszyklus der Dokumentation sicherstellt.

Im Sicherheitsdienst ist diese Dokumentation häufig vertrags- und auditrelevant.

• Zeitstempel nachvollziehbar speichern

• Änderungen protokollieren (Audit-Trail)

• Aufbewahrungsfristen berücksichtigen

• Audit-Exporte ermöglichen

DIN-77200-zertifizierte Sicherheitsunternehmen müssen regelmäßige Audits bestehen.

Auditfähig bedeutet, dass Nachweise strukturiert, vollständig und jederzeit abrufbar sind.

Ohne belastbare Dokumentation steigt das Risiko von Auditabweichungen erheblich.

• Strukturierte Einsatznachweise

• Nachvollziehbare Ereignis- und Vorfallberichte

• Dokumentierte Dienstanweisungen

• Vollständige, abrufbare Archivierung

Im technischen Gebäudemanagement verlangt die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) dokumentierte Prüfergebnisse.

Die Unterlagen müssen mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden.

• Art und Umfang der Prüfung

• Ergebnis

• Name der befähigten Person

• Gegebenenfalls elektronische Signatur

Im Arbeitsschutz müssen Unterweisungen dokumentiert werden, damit Unternehmen im Schadensfall einen Nachweis erbringen können.

Fehlende Dokumentation kann direkte rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben.

• Haftungsrisiken

• Probleme mit Versicherungen

• Behördliche Beanstandungen

Bei Verstößen gegen Mindestlohn- oder Arbeitszeit-Dokumentationspflichten können Bußgelder bis zu 30.000 € verhängt werden.

Besonders prüfintensive Branchen wie Sicherheitsdienste oder Gebäudedienstleistungen tragen hier ein erhöhtes Risiko.

Reine Zeiterfassung dokumentiert lediglich Beginn und Ende der Arbeitszeit.

In Sicherheits- und Facility-Märkten sind jedoch zusätzliche Nachweise entscheidend.

Premium entsteht durch „Proof of Performance“, nicht nur durch Zeitstempel.

• Wer war wann wo im Einsatz?

• Welche Kontrollpunkte wurden geprüft?

• Welche Prüfungen oder Maßnahmen wurden durchgeführt?

• Ist der Nachweis auditfähig exportierbar?

Besonders geeignet ist sie für Organisationen mit hohem Nachweis-, Haftungs- oder Auditdruck.

In diesen Segmenten ist Dokumentation kein Verwaltungsakt, sondern ein Haftungs- und Vertragsfaktor.

• Sicherheitsdienste mit DIN-77200-Auditdruck

• KRITIS-nahe Dienstleister

• Facility Services mit Betreiberverantwortung

• Mobile technische Services

• Unternehmen mit regelmäßigen Behörden- oder Zertifizierungsaudits