Ereignisdokumentation
Aufgebrochene Tür, Wasserschaden, Übergabe an die Ablösung: Ihr Mitarbeiter macht ein Foto oder spricht ein Sprachmemo ein — die KI kategorisiert die Meldung automatisch, und schwere Fälle eskalieren per Workflow direkt an den Objektleiter.
Was die Ereignisdokumentation umfasst
Ein Ziel: Jedes Vorkommnis wird dort festgehalten, wo es passiert – und löst die richtige Reaktion aus.
Sofort erfasst
Foto, Text oder Sprachmemo – direkt am Objekt, in Sekunden.
Offline-fähig
Auch ohne Empfang: Die Meldung wird gespeichert und automatisch synchronisiert.
KI-Kategorisierung
Jede Meldung wird automatisch nach Kategorie und Schweregrad eingeordnet.
Prüfbarer Nachweis
Zeitstempel und Nutzerzuordnung machen jede Meldung belegbar.
Erfassen am Objekt: Foto, Text oder Sprachmemo
Vorkommnisse werden dort dokumentiert, wo sie passieren – in der LiteLog-App, ohne Umweg über Zettel oder Anruf.
- ✓Foto, Text oder Sprachmemo: die aufgebrochene Tür fotografieren, kurz beschreiben oder das Memo einsprechen – was in der Situation am schnellsten geht.
- ✓Offline-fähig: Ohne Empfang wird die Meldung lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Netz da ist.
- ✓Standortbindung optional: Auf Wunsch sind Meldungen nur direkt am Objekt möglich – pro Objekt aktivierbar.
- ✓Auch im Portal: Meldungen entstehen in der App oder im Browser; Entwürfe lassen sich geräteübergreifend weiterbearbeiten.
KI-Kategorisierung: jede Meldung richtig eingeordnet
Die KI-Vorfall-Kategorisierung ordnet jede Meldung automatisch ein – nach Ihren eigenen Kategorien.
- ✓Kategorie & Schweregrad automatisch: Die KI klassifiziert Text und Fotos der Meldung – Ihr Team muss nichts von Hand einsortieren.
- ✓Ihre Kategorien: Grundlage sind die Meldungskategorien aus Ihren Einstellungen – keine fremde Taxonomie.
- ✓Auslöser für Regeln: „Meldung klassifiziert“ startet Automatik-Regeln – etwa eine Eskalation nur bei hohem Schweregrad.
Von der Meldung zur Aufgabe – mit Eskalation
Eine dokumentierte Meldung ist erst der Anfang – LiteLog sorgt dafür, dass daraus die richtige Reaktion wird.
- ✓Automatische Aufgabe: Aus einer Meldung entsteht per Regel eine Aufgabe – mit Priorität und Zuständigem, ohne Doppeleingabe.
- ✓Eskalation bei schweren Fällen: Der Objektleiter erhält sofort eine Push-Nachricht – bleibt die Reaktion aus, folgt die nächste Stufe per SMS oder Anruf über die Alarmierung.
- ✓Meldungen von außen: Auch Kundentickets und QR-Meldungen ohne Login landen gekennzeichnet in Ihren Berichten.
Nachweis & Auswertung im Bereich Berichte
Alle Meldungen erscheinen zusammen mit den ausgefüllten Formularen im Bereich Berichte – filterbar und exportierbar.
- ✓Prüfbar: Jede Meldung trägt Zeitstempel und Nutzerzuordnung – bei Audits und Kundenrückfragen liefern Sie den Nachweis in Sekunden.
- ✓Gefiltert gefunden: nach Objekt, Mitarbeiter, Zeitraum, Kategorie und Status – als Tabelle oder auf der Karte.
- ✓PDF-Export & Versand: einzelne Berichte als PDF exportieren oder per Versandregel automatisch an den Auftraggeber senden – bis hin zum Leistungsnachweis.
FAQ
Häufige Fragen zur Ereignisdokumentation (FAQ)
Wie dokumentieren Mitarbeitende ein Ereignis?
In der LiteLog-App direkt am Objekt: Foto aufnehmen, Text schreiben oder ein Sprachmemo einsprechen – einzeln oder kombiniert. Alternativ entsteht die Meldung im Portal im Browser. Entwürfe lassen sich zwischenspeichern und geräteübergreifend weiterbearbeiten.
Funktioniert die Ereignisdokumentation auch offline?
Ja. Ohne Empfang – im Keller oder in der Tiefgarage – wird die Meldung samt Fotos und Sprachmemo lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wie funktioniert die KI-Kategorisierung von Meldungen?
Die KI ordnet jede Meldung automatisch einer Ihrer Meldungskategorien zu und bewertet den Schweregrad – auf Basis von Text und Fotos. Die Kategorien pflegen Sie selbst in den Einstellungen. Auf die Klassifizierung können Automatik-Regeln reagieren, etwa eine Eskalation nur bei hohem Schweregrad.
Wer erfährt von einer schweren Meldung?
Das steuern Sie über Automatik-Regeln: Empfänger (Rollen, Objekt-Zugewiesene, Alarmkontakte des Objekts, heutige Schicht-Besetzung) und Kanäle (Push, E-Mail, SMS, Anruf, In-App) wählen Sie je Regel – auf Wunsch als mehrstufige Eskalationskette.
Kann aus einer Meldung automatisch eine Aufgabe werden?
Ja. Eine Automatik-Regel erstellt aus der Meldung eine Aufgabe – je Meldung genau eine, mit Priorität und Zuständigem. So wird aus dem gemeldeten Mangel eine nachverfolgbare Reparatur.
Können auch Personen ohne LiteLog-Zugang etwas melden?
Ja, auf zwei Wegen: Auftraggeber melden Tickets über den Kundenzugang, und am Objekt kann jeder per Ticket-QR-Aushang ein Anliegen mit Foto melden – ohne Login und ohne App. Beides landet gekennzeichnet in Ihren Berichten.