Papier-Wachbuch oder digital?
Das Papier-Wachbuch ist kostenlos, braucht keinen Strom und jeder kann es führen. Es belegt aber nur, dass jemand etwas aufgeschrieben hat, nicht, dass er zur eingetragenen Zeit am Punkt war. Hier steht, wo Papier reicht, wo es scheitert und wie der Umstieg in vier Schritten gelingt.
- Beweiskraft im Schadensfall
- 3 Jahre Aufbewahrung nach BewachV
- Übergabe und Auftraggeber-Zugang
- Kostenlose Wachbuch-Vorlage zum Start
Der Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Papier-Wachbuch | Digital mit LiteLog |
|---|---|---|
| Was belegt wird | Dass ein Eintrag geschrieben wurde | Zeit, Ort, Person und Gerät je Scan |
| Nachträgliche Änderung | Jederzeit möglich, nicht erkennbar | Jede Änderung bleibt in der Historie sichtbar |
| Fehlender Kontrollpunkt | Fällt erst beim Lesen auf, wenn überhaupt | Alarm an die Leitung, sobald das Zeitfenster abläuft |
| Fotos und Vorfälle | Beschreibung aus dem Gedächtnis | Foto mit Zeit und Ort direkt am Punkt |
| Aufbewahrung | Ordner, drei Jahre, Verlust- und Brandrisiko | Server in Deutschland, Export als PDF/A |
| Auftraggeber | Kopie auf Nachfrage | Bericht automatisch als PDF, eigener Kundenzugang |
| Schichtübergabe | Mündlich oder im Heft | Übergabeprotokoll in der App, nichts geht verloren |
| Kosten | Heft und Zeit fürs Abtippen | ab 79 € im Monat, eigene Handys |
Was im Schadensfall zählt
Kommt es zu einem Einbruch, einem Wasserschaden oder einer Reklamation, stellt der Auftraggeber eine Frage: Wann war der letzte Kontrollgang an dieser Stelle? Ein Papier-Wachbuch antwortet mit einer handschriftlichen Zeile, die der Mitarbeiter irgendwann in der Schicht geschrieben hat. Ob die Uhrzeit stimmt und ob er wirklich am Punkt war, lässt sich nicht prüfen. Versicherungen und Gerichte wissen das.
Ein digitales Wächterkontrollsystem speichert bei jedem Scan Zeit, Ort, Person und Gerät. Der Eintrag lässt sich nicht nachträglich schönschreiben, jede Änderung bleibt in der Historie sichtbar. Fehlt ein Punkt, steht das im Bericht, und die Leitung erfährt es noch in derselben Nacht per Alarm, nicht erst beim Durchblättern am Monatsende.
Aufbewahrung: drei Jahre, und zwar wiederauffindbar
Aufzeichnungen zu Bewachungsaufträgen sind nach der Bewachungsverordnung drei Jahre aufzubewahren, Verträge mit Auftraggebern verlangen oft länger. Auf Papier bedeutet das Ordner je Objekt und Jahr, die bei einem Umzug, einem Wasserschaden oder einem Personalwechsel verloren gehen können. Digital liegen die Einträge unveränderbar auf Servern in Deutschland und lassen sich als PDF/A exportieren. Was genau ins Wachbuch gehört und was der Gesetzgeber verlangt, steht auf der Seite zum digitalen Wachbuch.
Wo Papier reicht
Ehrlich gesagt: Nicht jeder Betrieb braucht sofort ein System. Drei Fälle, in denen die kostenlose Vorlage genügt.
Ein Objekt, ein Mitarbeiter
Wer ein einzelnes Objekt selbst bewacht und keinem Auftraggeber Nachweise schuldet, kommt mit Heft oder Vorlage aus.
Übergangszeit
Bis das System eingerichtet ist, dokumentiert die Papier-Vorlage. Sie enthält dieselben Felder wie die App, der Umstieg bleibt leicht.
Ergänzung für Sonderfälle
Handschriftliche Vorfallberichte mit Unterschrift von Zeugen oder Polizei bleiben auch neben einem digitalen System sinnvoll und lassen sich als Foto anhängen.
Der Umstieg in vier Schritten
Vom ersten Objekt bis zum automatischen Bericht an den Auftraggeber dauert es in der Regel einen Nachmittag.
Objekt und Punkte anlegen
Objekt im Portal anlegen, Kontrollpunkte aus der Raumliste oder einem PDF übernehmen lassen, Kontrollgang mit Zeitfenster festlegen.
Chips anbringen
NFC-Chips an Türen, Toren und Fluren anbringen und mit der App beschreiben. Für Metall On-Metal-Chips oder Abstand.
Erste Schicht parallel
Eine Woche lang Papier und App nebeneinander führen. Das Team gewöhnt sich an den Scan, Sie sehen die ersten Berichte.
Bericht an den Kunden
Versandplan einrichten: Rundgangsprotokoll täglich, wöchentlich oder monatlich als PDF an den Auftraggeber. Das Papier-Wachbuch wird archiviert.
Was Sicherheitsunternehmen vor dem Umstieg klären wollen.
Häufige Fragen zu Papier und digital
Beweist ein Papier-Wachbuch, dass der Rundgang gelaufen wurde?
Nein. Es beweist, dass ein Eintrag geschrieben wurde. Zeit und Ort lassen sich nicht prüfen, Einträge lassen sich nachträglich ändern. Ein digitaler Scan speichert Zeit, Ort, Person und Gerät und ist deshalb im Schadensfall belastbar.
Dürfen wir das Papier-Wachbuch komplett abschaffen?
Ja, wenn das digitale System die Aufzeichnungen vollständig, unveränderbar und drei Jahre lang aufbewahrt und sie sich auf Verlangen vorlegen lassen. LiteLog exportiert jede Schicht als PDF/A. Prüfen Sie zusätzlich, ob Ihr Bewachungsvertrag eine bestimmte Form verlangt.
Was passiert bei leerem Akku oder ohne Netz?
Die App arbeitet offline, Scans werden gespeichert und übertragen, sobald wieder Netz da ist. Für den leeren Akku gilt dasselbe wie für den vergessenen Kugelschreiber: Ein Ersatzgerät oder eine Powerbank im Dienstraum.
Wie lange dauert die Umstellung für mein Team?
Das Scannen eines Chips braucht keine Schulung. Erfahrungsgemäß läuft ein Objekt nach einer Woche Parallelbetrieb vollständig digital; die Einrichtung im Portal dauert einen Nachmittag.
Was kostet der Umstieg?
Keine Einrichtungsgebühr, keine Geräte. Die Stufe Basis kostet ab 79 € im Monat, dazu NFC-Chips für wenige Euro. Den vollständigen Vergleich mit Hardware-Systemen zeigt die Kostenseite.