Wachbuch-Vorlage — Wächterkontrolle & Vorfallbericht kostenlos
Zwei kostenlose Vorlagen für den Sicherheitsdienst: das Kontrollgang-Protokoll (Wächterkontrolle) für den Rundgang und der Vorfallbericht für besondere Ereignisse. Als PDF, Word und Excel — zum Ausdrucken fürs Wachbuch oder direkt digital mit der LiteLog-App.
- Kontrollgang mit Zustand, Verschluss-Check und Vorfall-Abfrage
- Vorfallbericht mit Datum, Uhrzeit und Kontrollpunkt
- Kostenlos, ohne Anmeldung — PDF, Word & Excel
- Identisch in der LiteLog-App hinterlegt
Wachbuch, Wächterkontrolle, Vorfallbericht — was gehört zusammen?
Das Wachbuch (auch Wachdienstbuch oder Dienstbuch) ist die chronologische Dokumentation des Wachdienstes: Wer hatte wann Dienst, welche Kontrollgänge wurden gelaufen, welche besonderen Vorkommnisse gab es. Es ist das zentrale Nachweisdokument gegenüber Auftraggebern — und bei Einbruch, Brand oder Haftungsfragen das erste Dokument, das Polizei und Versicherung sehen wollen.
In der Praxis besteht das Wachbuch aus zwei wiederkehrenden Einträgen, für die wir hier beide Vorlagen anbieten: dem Kontrollgang-Protokoll (Wächterkontrolle) — Datum, Objekt, Allgemeinzustand, Verschluss-Kontrolle von Türen und Fenstern, Vorfall-Abfrage und Unterschrift — und dem Vorfallbericht (Meldung) für besondere Ereignisse: Datum, Uhrzeit, Kontrollpunkt und die ausführliche Beschreibung des Sachverhalts.
Nach § 34a GewO und der Bewachungsverordnung sind Bewachungsunternehmen zur Dokumentation ihrer Dienstausübung verpflichtet; DIN 77200 konkretisiert die Anforderungen an die Nachweisführung. Auftraggeber verlangen die Dokumentation zusätzlich vertraglich — lückenhafte Wachbücher sind ein klassischer Streitpunkt bei Schadensfällen.
Beide Vorlagen entsprechen 1:1 den Formularen, die in der LiteLog-App für Sicherheitsdienste hinterlegt sind — der Umstieg vom Papier-Wachbuch auf die digitale Wächterkontrolle ist damit nahtlos.
Beide Vorlagen jetzt herunterladen — kostenlos
Die Wächterkontrolle für den regulären Rundgang, der Vorfallbericht für besondere Ereignisse. Das PDF ist druckfertig fürs Wachbuch (einfach lochen und abheften), Word und Excel lassen sich an Objekt und Auftraggeber anpassen.
Wächterkontrolle als PDF
Kontrollgang-Protokoll druckfertig — mit Verschluss-Check und Unterschrift.
PDF herunterladenWächterkontrolle als Word
Bearbeitbar — Objektdaten, Prüfpunkte und Logo anpassen.
Word herunterladenWächterkontrolle als Excel
Tabellarisch — für die zentrale Ablage je Objekt und Schicht.
Excel herunterladenVorfallbericht als PDF
Meldung druckfertig — Datum, Uhrzeit, Kontrollpunkt, Sachverhalt.
PDF herunterladenVorfallbericht als Word
Bearbeitbar — für ausführliche Sachverhaltsschilderungen.
Word herunterladenVorfallbericht als Excel
Tabellarisch — als fortlaufende Vorfallliste je Objekt.
Excel herunterladenWas gehört in Wachbuch und Vorfallbericht?
Die Felder beider Vorlagen im Überblick — so, wie sie sich bei Sicherheitsdiensten bewährt haben und wie sie auch in der LiteLog-App hinterlegt sind.
Datum und Objekt / Bereich
Wann und wo fand der Kontrollgang statt? Bei mehreren Revieren zusätzlich das Revier oder die Route angeben.
Allgemeinzustand
Gesamteindruck des Objekts als OK, Mangel oder nicht zutreffend — dokumentiert auch den ereignislosen Rundgang.
Türen und Fenster verschlossen?
Die klassische Verschluss-Kontrolle als Ja/Nein-Abfrage. Ein „Nein“ ist ein meldepflichtiger Mangel.
Vorfall-Abfrage mit Kategorien
Kein Vorfall, verdächtige Beobachtung, Einbruch/Vandalismus, Brand/Gefahr oder Sonstiges — mit Beschreibungsfeld, falls etwas vorgefallen ist.
Datum, Uhrzeit, Kontrollpunkt
Der exakte Zeitpunkt und der betroffene Kontrollpunkt machen die Meldung nachvollziehbar und einem Ort im Objekt zuordenbar.
Fotos und Unterschrift
Fotos separat beilegen und vermerken; die Unterschrift mit Name in Druckschrift macht den Eintrag zum belastbaren Nachweis.
Papier-Wachbuch, Excel oder Wächterkontrollsystem?
Drei Wege, den Wachdienst zu dokumentieren — mit sehr unterschiedlicher Beweiskraft, wenn es darauf ankommt.
Klassisches Wachbuch
Bewährt und ohne Technik einsetzbar. Schwächen: Einträge sind nachträglich einfügbar oder entfernbar, die Lesbarkeit leidet, und ob der Rundgang wirklich gelaufen wurde, belegt das Papier nicht. Bei Schadensfällen zweifeln Versicherungen Papier-Wachbücher regelmäßig an.
Word- / Excel-Vorlage
Sauber lesbar und zentral ablegbar, je Objekt und Schicht organisierbar. Schwächen: Erfassung unterwegs ist umständlich, Änderungen sind nicht nachvollziehbar, und ein Anwesenheitsnachweis am Kontrollpunkt fehlt weiterhin.
Wächterkontrollsystem wie LiteLog
Kontrollpunkte per NFC/QR am Objekt: Jeder Scan belegt Ort und Zeit, Vorfälle werden mit Foto direkt am Smartphone gemeldet, die Zentrale sieht Rundgänge live. Jeder Eintrag ist revisionssicher protokolliert — das digitale Wachbuch erstellt sich als PDF-Bericht von selbst.
Vom Papier-Wachbuch zum digitalen Wächterkontrollsystem
Beide Vorlagen dieser Seite sind in LiteLog als Standard-Formulare für Sicherheitsdienste hinterlegt: Ihre Mitarbeiter scannen Kontrollpunkte per NFC-Chip oder QR-Code, dokumentieren den Kontrollgang und melden Vorfälle mit Foto — alles am Smartphone, auch offline.
Der Unterschied zum Papier: Jeder Scan belegt gerichtsfest, dass der Rundgang zur vereinbarten Zeit am vereinbarten Ort stattgefunden hat. Vorfälle erreichen die Einsatzleitung sofort statt am Schichtende. Und der Wachbericht für den Auftraggeber wird automatisch als PDF erstellt — pro Objekt, pro Schicht, pro Monat.
LiteLog ist auf Bewachungsunternehmen nach § 34a GewO ausgelegt: Reviere und Routen, Soll/Ist-Vergleich der Kontrollgänge, Alarmierung bei versäumten Rundgängen und Mehrsprachigkeit für gemischte Teams. 14 Tage kostenlos testen — beide Vorlagen sind schon drin.
Was Sicherheitsdienste und Objektleiter zur Wachdienst-Dokumentation wissen müssen.
Häufige Fragen zu Wachbuch und Vorfallbericht
Ist ein Wachbuch gesetzlich vorgeschrieben?
Bewachungsunternehmen unterliegen nach § 34a GewO und der Bewachungsverordnung umfassenden Dokumentationspflichten über ihre Dienstausübung. Ein Wachbuch in einer bestimmten Form schreibt das Gesetz nicht vor — in der Praxis verlangen aber nahezu alle Auftraggeber die lückenlose Dokumentation vertraglich, und DIN 77200 setzt sie als Qualitätsstandard voraus.
Was muss ein Eintrag im Wachbuch enthalten?
Datum, Objekt, Name des Mitarbeiters, Beginn und Verlauf des Kontrollgangs, festgestellter Zustand (inklusive Verschluss-Kontrolle), besondere Vorkommnisse und die Unterschrift. Bei Vorfällen zusätzlich die exakte Uhrzeit, den Ort bzw. Kontrollpunkt und eine sachliche Beschreibung des Sachverhalts — Vermutungen und Wertungen gehören nicht in den Bericht.
Wie schreibt man einen Vorfallbericht richtig?
Sachlich, chronologisch und vollständig: Wann (Datum, Uhrzeit), wo (Objekt, Kontrollpunkt), was wurde festgestellt, wer war beteiligt, welche Maßnahmen wurden ergriffen (Polizei verständigt, Bereich gesichert)? Fotos erhöhen den Beweiswert. Der Bericht sollte noch während oder unmittelbar nach der Schicht erstellt und unterschrieben werden.
Wie lange muss man Wachbücher aufbewahren?
Die Bewachungsverordnung verlangt die Aufbewahrung von Dienstanweisungen und Aufzeichnungen; üblich und empfohlen sind mindestens 3 Jahre entsprechend der Regelverjährung (§ 195 BGB). Viele Auftraggeber vereinbaren längere Fristen. Digitale Archivierung stellt sicher, dass auch nach Jahren jeder Rundgang belegbar ist.
Beweist das Papier-Wachbuch, dass der Rundgang gelaufen wurde?
Nur eingeschränkt — es dokumentiert die Behauptung, nicht den Rundgang selbst. Genau dafür wurden Wächterkontrollsysteme entwickelt: Kontrollpunkte per NFC oder QR-Code, die beim Rundgang gescannt werden. Jeder Scan belegt Ort und Zeit objektiv. Versicherungen und Auftraggeber erkennen diese Nachweise deutlich stärker an als handschriftliche Einträge.
Kann ich die Vorlagen an mein Objekt anpassen?
Ja. Word und Excel lassen sich frei bearbeiten — eigene Prüfpunkte, Objektdaten, Auftraggeber-Logo. In der LiteLog-App passen Sie beide Formulare im Formular-Builder an: zusätzliche Felder, Pflicht-Fotos bei Vorfällen oder objektspezifische Checklisten je Revier.