Tätigkeitsnachweis-Vorlage — kostenlos als PDF, Word & Excel
Vorlage für den Nachweis erbrachter Tätigkeiten gegenüber Auftraggebern: Datum, Tätigkeit, Ort oder Bereich, Dauer und Unterschrift beider Seiten. Für Gebäudereinigung, Hausmeisterdienste, Sicherheitsdienste und Subunternehmer. Zum Ausdrucken oder Bearbeiten, oder direkt digital mit Zeitstempel und Foto in der LiteLog-App.
- Tätigkeit, Ort und Dauer je Zeile
- Summe Stunden für die Abrechnung
- Unterschrift Mitarbeiter und Auftraggeber
- Kostenlos, ohne Anmeldung
Was ist ein Tätigkeitsnachweis — und wer braucht ihn?
Ein Tätigkeitsnachweis belegt, welche Arbeiten eine Person an welchem Tag, an welchem Ort und wie lange erbracht hat. Anders als der Arbeitszeitnachweis, der nur Beginn, Ende und Pausen festhält, nennt der Tätigkeitsnachweis die Leistung selbst: Treppenhaus gereinigt, Heizung geprüft, Kontrollgang gelaufen, Winterdienst gefahren.
Gebraucht wird er überall dort, wo Leistung außerhalb des eigenen Betriebs entsteht und jemand anderes sie bezahlt: Gebäudereinigung und Hausmeisterdienste gegenüber Hausverwaltungen, Sicherheitsdienste gegenüber Objektbetreibern, Subunternehmer gegenüber dem Generalunternehmer, Dienstleister im Werkvertrag gegenüber dem Auftraggeber. Die Unterschrift des Auftraggebers macht aus der Liste einen Beleg.
Entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit: Wer die Zeile später liest, muss ohne Rückfrage verstehen, was wann wo getan wurde. Deshalb trägt die Vorlage je Zeile Datum, Von, Bis, Tätigkeit, Ort oder Bereich und die Dauer in Stunden, dazu eine Summe für die Abrechnung.
In LiteLog entsteht derselbe Nachweis automatisch: Mitarbeitende scannen den Kontrollpunkt am Objekt, erledigen die Aufgabe und machen bei Bedarf ein Foto. Zeit, Ort und Person stehen dann fest, ohne Handschrift.
Tätigkeitsnachweis jetzt herunterladen — kostenlos
Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Ablauf passt. Das PDF ist druckfertig für das Klemmbrett, Word lässt sich an Ihre Objekte anpassen, Excel summiert die Stunden.
Tätigkeitsnachweis als PDF
Druckfertig für das Klemmbrett — 18 Zeilen, Summenfeld, zwei Unterschriften.
PDF herunterladenTätigkeitsnachweis als Word
Bearbeitbar: Objekte vorbelegen, Spalten umbenennen, Logo einsetzen.
Word herunterladenTätigkeitsnachweis als Excel
Tabellarisch: Stunden je Zeile eintragen, Summe für die Rechnung ablesen.
Excel herunterladenAlle Vorlagen gesammelt per E-Mail
Wir senden Ihnen das komplette Vorlagen-Paket als PDF, Excel und Word — zusammen mit praktischen Tipps zur digitalen Dokumentation.
Was gehört in einen Tätigkeitsnachweis?
Die Vorlage enthält die Felder, die Auftraggeber und Buchhaltung bei Rückfragen verlangen.
Mitarbeiter, Auftraggeber und Zeitraum
Wer hat für wen geleistet, und über welchen Zeitraum geht der Nachweis. Bei mehreren Objekten je Auftraggeber tragen Sie das Objekt in der Zeile ein.
Datum, Von und Bis
Jede Tätigkeit bekommt eine eigene Zeile mit Datum und Uhrzeiten. Zwei Tätigkeiten am selben Tag sind zwei Zeilen, nicht eine.
Tätigkeit in Klartext
Was getan wurde, so konkret, dass es ohne Rückfrage verständlich ist: „Unterhaltsreinigung EG und 1. OG“ statt „Reinigung“.
Ort oder Bereich
Objekt, Gebäude, Etage oder Bereich. Bei Außenanlagen und Winterdienst die Fläche oder der Abschnitt.
Dauer in Stunden
Die Dauer je Tätigkeit, damit die Summe am Ende zur Rechnung passt. Pausen gehören nicht in den Tätigkeitsnachweis, sondern in den Arbeitszeitnachweis.
Summe und Unterschriften
Summe der Stunden und die Unterschrift des Mitarbeiters sowie des Auftraggebers oder seiner Objektleitung. Erst die Gegenzeichnung macht den Nachweis zum Beleg.
Vorlage heruntergeladen?
Was auf Papier fehlt: Zeitstempel am Objekt, Foto und die Auswertung für den Kunden.
Mit LiteLog stempeln Reinigungskräfte per QR-Code oder NFC am Objekt ein, Kontrollen werden mit Foto belegt und der Auftraggeber bekommt den Nachweis automatisch.
Papier, Excel oder App — wie führt man den Tätigkeitsnachweis am besten?
Alle drei Wege erfüllen den Zweck. Sie unterscheiden sich darin, wie viel Aufwand der Nachweis macht und wie belastbar er bei Streit ist.
PDF-Vorlage zum Ausdrucken
Schnell im Einsatz, keine Technik nötig. Nachteile: Handschrift, verlorene Blätter, und die Unterschrift des Auftraggebers muss vor Ort eingeholt werden.
Excel oder Word am Monatsende
Sauber und summiert. Nachteile: nachgetragen aus dem Gedächtnis, ohne Zeitstempel, und jede Zahl lässt sich nachträglich ändern.
Digital mit Zeitstempel und Foto
Scan am Objekt, Aufgabe erledigen, Foto anhängen: Zeit, Ort und Person stehen automatisch fest. Der Auftraggeber bekommt den Nachweis als PDF oder sieht ihn im eigenen Zugang.
Tätigkeitsnachweis digital: mit der LiteLog-App statt Klemmbrett
In LiteLog entsteht der Tätigkeitsnachweis beim Arbeiten: Mitarbeitende scannen den NFC-Chip oder QR-Code am Objekt, sehen die Aufgaben dieses Ortes und haken sie ab. Jede Erledigung trägt Zeit, Ort, Person und auf Wunsch ein Foto. Nichts muss am Abend nachgetragen werden.
Der Nachweis geht automatisch als PDF an den Auftraggeber, je Objekt und Zeitraum, oder der Auftraggeber sieht ihn direkt im eigenen Zugang. Reklamationen werden seltener, weil die Frage „War jemand da?“ mit Zeitstempel und Foto beantwortet ist.
Eigene Formulare bauen Sie ohne IT mit den digitalen Formularen und Checklisten: Pflichtfelder, Foto-Pflicht bei Mangel, Unterschrift des Auftraggebers auf dem Gerät.
Was Dienstleister, Subunternehmer und Auftraggeber zum Nachweis erbrachter Leistungen wissen müssen.
Häufige Fragen zum Tätigkeitsnachweis
Was ist der Unterschied zwischen Tätigkeitsnachweis und Arbeitszeitnachweis?
Der Arbeitszeitnachweis dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit, er dient dem Arbeitszeitgesetz und dem Mindestlohn. Der Tätigkeitsnachweis dokumentiert, was in dieser Zeit geleistet wurde, er dient dem Auftraggeber und der Abrechnung. Viele Dienstleister führen beide, in LiteLog entstehen beide aus denselben Scans.
Ist ein Tätigkeitsnachweis gesetzlich vorgeschrieben?
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich aus dem Vertrag mit dem Auftraggeber, aus Leistungsverzeichnissen und bei Subunternehmern aus den Nachweispflichten gegenüber dem Generalunternehmer. Ohne Nachweis wird im Streitfall die Rechnung gekürzt.
Muss der Auftraggeber den Tätigkeitsnachweis unterschreiben?
Er muss nicht, aber erst die Gegenzeichnung macht aus der Liste einen Beleg. In der Vorlage gibt es dafür ein eigenes Feld; in der LiteLog-App unterschreibt die Objektleitung auf dem Gerät des Mitarbeiters und bekommt das PDF per E-Mail.
Wie detailliert muss die Tätigkeit beschrieben sein?
So konkret, dass jemand ohne Vorwissen versteht, was getan wurde: Bereich, Art der Arbeit, bei Prüfungen das Ergebnis. „Unterhaltsreinigung EG und 1. OG, Sanitär desinfiziert“ ist ein Nachweis, „Reinigung“ ist keiner.
Wie lange muss ich Tätigkeitsnachweise aufbewahren?
Als Rechnungsbeleg unterliegen sie den steuerlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege. Vertraglich vereinbarte Fristen mit dem Auftraggeber können länger sein. Digital archivierte Nachweise mit Zeitstempel sind dabei einfacher wiederzufinden als Ordner.
Kann ich die Vorlage für Subunternehmer verwenden?
Ja. Tragen Sie den Generalunternehmer als Auftraggeber ein und lassen Sie den Nachweis von dessen Objektleitung gegenzeichnen. In LiteLog bekommen Subunternehmer einen eigenen Zugang und sehen nur ihre eigenen Mitarbeitenden und Objekte.